ポータルの顧客リストを自社台帳に取り戻すCSV移行手順|脱ポータルの境界線と名寄せ

「ポータルの管理画面には何百人もの顧客が並んでいる。でも、それは自分のものなのだろうか」。掲載をやめたら、その顧客接点も予約導線も一緒に消えてしまうのではないか。手数料は減らしたいのに、リストを失うのが怖くて解約に踏み切れない。このページは、まさにそこで止まっているサロンオーナーのための手順書です。

結論から言えば、取得時の利用目的の範囲内で、各サービスの規約を確認したうえでなら、顧客リストを自社の台帳へCSVで移せる場合があります。本記事では、持ち出してよいデータの境界線、実際の出力タイミング、取り込み後の名寄せまでを、ポータル特有の論点に絞って解説します。

なお、文字化けや電話番号の先頭0の消失、列の対応づけといった移行作業の共通手順は、予約システム乗り換えのCSV移行手順で詳しく解説しています。本記事はそれと重複させず、ポータルから取り戻すときに固有の論点に重心を置きます。

なぜ顧客リストの取り戻しが必要なのか

ポータルに貯まった予約と顧客の情報は、便利な反面、その多くがポータルのシステム上に置かれています。掲載を停止したり契約を解約したりすると、予約を受ける導線も、そこから生まれていた顧客接点も同時に止まる構造になっている場合があります。言い換えると、毎月の費用や送客のたびの手数料を払い続けることで、接点を借りている状態になりやすいということです。

ポータルの予約・送客手数料には各社が公表する料率がありますが、料率は時期やプランで変動します。本記事では具体的な数字を断定せず、契約中のプランの公表値や請求明細でご確認ください。仕組みの整理はホットペッパーの手数料・掲載料の仕組みで扱っています。

大切なのは、ポータルを否定することではありません。集客チャネルとしてポータルを使い続けるとしても、顧客の連絡先という資産を自社の台帳にも持っておけば、掲載をどうするかを自分の意思で選べるようになります。この選択肢を取り戻すことが、移行の目的です。

またポータルと自店サイトの両方で予約を受けていると、同じお客様が別々のIDで登録され、台帳が二重になりがちです。この点も後述の名寄せで解消します。

持ち出してよいデータの境界線

ここが本記事の最重要パートです。やってよいのかが解消できないと、手順に進めません。規約・個人情報保護法・安全管理の3つの観点で確認します。以下は一般的な情報であり法的助言ではありません。

規約上の見極め

考え方の軸はシンプルです。自社がお客様から取得した情報と、ポータルがポータルの仕組みで生成した情報を分けて考えます。

お客様が予約時に入力した氏名・フリガナ・電話番号・メールアドレス・来店履歴などは、提供元が出力に対応していれば、オーナー権限でCSV出力できることが多いものです。一方、ポータル上の口コミ本文や写真、他店と共通の会員ID、ポータル独自のポイントなど、ポータルが生成・管理している情報は、規約上、持ち出し対象外になり得ます。

注意したいのは、特定のサービス名を挙げて「これは禁止」「これなら可」と断定しないことです。出力の可否や対象範囲は各サービスの規約とプランによって異なり、改定もされます。必ず契約中の最新の利用規約を確認し、不明点は提供元のサポートにお問い合わせください。

会員IDについて補足します。仮にポータル独自の会員IDが出力できたとしても、自社の台帳ではその番号は意味を持ちにくいものです。移行後は、電話番号とメールアドレスを軸に管理し直すのが現実的です。この2つが、後の名寄せの鍵になります。

利用目的の範囲内で使う

サロンは顧客の個人情報を扱う事業者にあたります。原則として、お客様から情報を取得したときに示した利用目的の範囲内で扱う必要があります。

ここでよくある誤解を正します。自社台帳への移管そのものが利用目的の範囲内かどうかは、お店がプライバシーポリシー等で示した利用目的の書き方次第で変わります。範囲内に収まる場合もあれば、目的外利用にあたり別途の手当てが必要になる場合もあります。一律に問題ないとは断定できません。

着手前に、最低限この3点をご確認ください。プライバシーポリシーに、予約管理や顧客管理、必要なら販促連絡の目的が記載されているか。自社台帳への移管とその後の利用が、取得時に示した利用目的の範囲に収まるか。範囲を超える使い方を予定していないか。

判断に迷う場合は自己判断で進めず、専門家や個人情報保護委員会のガイドラインでご確認ください。

CSVは裸の名簿として扱う

出力したCSVは、暗号化されていないお客様の連絡先一覧そのものです。漏えいすれば、お店が事業者としての責任を問われます。

• 出力したCSVは原本と作業用コピーを分け、誰でも見られる共有ドライブやチャットに上げない
• 作業が終わったら作業用ファイルを削除し、ゴミ箱も空にして端末から完全に消す
• 作業はオーナーや管理者など権限のある人だけが行う
• 作業に使う端末はパスワードロックなどで管理する

外部の代行業者に作業を任せる場合は、委託先が安全に扱うかを確認・監督する責任が依頼側に残ります。

手順1 CSVでエクスポートする

ここから実作業です。ポータル固有のつまずきどころを中心に説明します。

多くのポータルや予約管理画面では、顧客管理・顧客分析・会員リストといったメニューの中に、CSV出力やダウンロード、エクスポートのボタンが用意されています。条件を空欄にして全件出力するパターンもあります。

ただし、メニューの並び順やボタンの名称、出力できる項目は提供元の仕様であり、時期によって変わります。本記事では特定の階層を断定しません。見つからない場合は、設定やデータ管理系のメニューを探すか、提供元のサポート窓口で顧客データのCSVエクスポートは可能かをご確認ください。

出力ボタンが出ないとき

多くの場合、ログインしているアカウントの権限が原因です。CSVのダウンロードはオーナーや管理者の権限に限定され、スタッフ権限では出ないことが少なくありません。自分のアカウント権限を確認し、必要ならオーナー権限でログインし直すか、ダウンロード許可の設定を有効化してください。それでも出ない場合は、出力機能がそのプランで提供されていない可能性があるため、提供元へご確認ください。

乗らない項目を先に把握する

CSVに出力できるのは、主に氏名・フリガナ・電話番号・メールアドレス・来店日・利用メニュー・担当などの基本情報です。一方、ポータル特有の事情として、次のものはCSVに乗らない、または持ち出し対象外になりやすい点を先に押さえておきます。

• ポータル上の口コミ本文・評価・写真。ポータルが生成・掲載しているコンテンツで、持ち出し対象外になり得ます
• 他店と共通の会員ID。自社台帳では意味を持ちにくく、出力できても使いません
• ポータル独自のポイント残高や会員ランク。移せない前提で、初期付与の方針などを別途決めます

全部そのまま移せると思い込まず、移せるのは連絡先を中心とした自社取得情報だと期待値を正しく持つことが、後悔しない移行のコツです。

解約のタイミングに関する鉄則

ポータル固有の重要ポイントです。多くの場合、掲載停止や解約をすると、その後はエクスポートができなくなることがあります。

鉄則は、自社台帳への取り込みと検証が完了するまで、ポータルの契約を解約しないことです。先に解約や掲載停止をしてしまうと、出力し忘れた項目を取り戻せなくなるおそれがあります。更新日が迫っている場合は、出力と移行のスケジュールを更新日より十分前に組んでください。

手順2 取り込める形へ整える

出力したCSVは、そのままでは取り込めないことがほとんどです。文字コードによる文字化け、電話番号の先頭0の消失、列の並べ替えといった整形作業が必要になります。

正直にお伝えします。この整形はお店側の作業です。VANNAに、自分のCSVの列を画面上で自由に好きな項目へ割り当てる機能がある、という前提では考えないでください。VANNAでは、あらかじめ用意されたテンプレートCSVの列構成に合わせて、整形済みデータを貼り込む方式です。つまり、列を合わせる・文字コードを直すという作業そのものは自動では解消されません。ここを誤解すると移行でつまずきます。

ポイントだけ再掲します。文字化けを防ぐには、CSVのUTF-8で保存し直すか、オンラインの表計算経由で書き出します。電話番号の先頭0の消失は、列を文字列として扱い、ハイフンのあり・なしをどちらかに統一すると名寄せが安定します。列を合わせるときは、氏名が1列なら姓と名に分割するなど、テンプレートの列構成に並べ替えます。電話番号とメールアドレスは両方とも捨てずに残してください。名寄せの鍵だからです。

手順の細部は予約システム乗り換えのCSV移行手順にまとめています。

手順3 取り込んで名寄せする

整形が終わったら取り込みです。ここで、ポータルから取り戻したデータがひとり1件にまとまります。VANNAが自動でやってくれる価値は、整形ではなく取り込み後の名寄せにある。この点を正しく理解してください。

管理画面にログインし、顧客台帳からCSVインポートを開きます。手順は4段階です。まずテンプレートCSVの列構成に合わせて整形済みデータを貼り込みます。次に作成したCSVをアップロードします。取り込み前にプレビューが表示されるので、文字化けや列ズレがないかを目視で確認します。問題なければ取り込みます。CSVインポートはオーナーか管理者の権限で行います。

弱みも隠さず明記します。VANNAにはボタン1つで他社からまるごと自動移行する機能はありません。CSVを自分で用意して取り込む方式が基本です。また取り込み画面で列を自由に対応付ける操作は前提とせず、テンプレートの列に合わせる整形をお店側で済ませておく方式です。最初に少数データでテスト取り込みしてから本番に進むと安心です。

自動名寄せで重複を1本化する

ここがVANNAの本来の解決価値です。顧客台帳に取り込む際、電話番号またはメールアドレスが既存のお客様と一致すると、自動で名寄せします。判定は電話番号だけでなくメールアドレスでも行われます。

ポータルと自店サイトなど複数経路から来た同じお客様は、別々の行になりがちです。これを取り込み時に自動でまとめ、来店履歴を一人に集約できます。だからこそ、整形の段階でメールアドレスの列を捨てないことが大切です。電話番号と並ぶもう一つの鍵だからです。

なお顧客台帳・CSVインポート・自動名寄せは全プランで使える基本機能です。名寄せはMax限定ではありません。

取り込めない情報の補完

CSVで移せるのは、基本的に連絡先を中心とした自社取得情報です。それ以外は手動での補完が必要になります。

ポータルの口コミ本文や評価は持ち出し対象外になり得るため、自社の口コミ機能で新たに集める前提に切り替えます。口コミ機能はMax以上です。施術写真や電子カルテはCSVでは移せないため、次回来店時に必要分だけ手入力で再記録する運用が無難です。電子カルテもMax以上です。施術記録など心身の状態に関する情報は要配慮個人情報に該当し得るため、安易に平文のCSVへ書き出さないでください。ポイント残高や会員ランクは移せないため、初期付与の方針やお客様への告知文を別途決めます。

あわせて、VANNAはSMSに対応しておらず、電話サポートもなくメールと問い合わせフォームが中心であることも、判断材料として正直にお伝えしておきます。

取り戻した顧客を逃さない

移すこと自体がゴールではありません。ここで重要なのは、来店連絡と販促で必要な同意の扱いが分かれることです。

移した連絡先は、来店前のリマインドメールにそのまま使えます。全プランで利用できます。来店予約の確認や前日リマインドは、予約という取引に付随する連絡の性格が強いものですが、配信にあたっては送信者情報の明示や配信停止への対応など、一般的な配信ルールに配慮します。

名寄せ済みの台帳があると、同じお客様への重複配信を避けつつ掘り起こしができます。誕生日・休眠・クーポンメールはMax以上の機能です。

ここで必ず守るべき注意があります。これらの販促メールは、来店リマインドとは扱いが異なります。お客様の事前同意が前提で、取得時に示した利用目的に販促が含まれていない場合、移行直後に旧台帳へ一斉配信することは利用目的の範囲外になり得ます。また特定電子メール法により、広告宣伝メールは原則として事前同意を得たうえで、送信者の氏名・名称の表示と、配信停止の連絡先の表示が必要です。同意が確認できないお客様には販促メールを送らない運用が安全です。

自社予約でポータル依存を見直す

自社サイトでネット予約を受けられるようにすると、ポータル経由に依存しすぎる状態を見直しやすくなります。VANNAでは、候補日予約が全プラン、カレンダー予約・指名・事前決済がMax以上で使えます。

費用構造について、誤解のないように正確に書きます。VANNAは予約と販売の仲介手数料を取りません。事前決済やネット通販の売上は、お店のStripe口座へ直接入金されます。ただし決済を使う場合の決済代行の手数料は、お店の負担で別途かかります。仲介手数料0と決済代行手数料は店負担で別途、はセットで理解してください。

なお事前決済に伴うキャンセル料の設定は、消費者契約法第9条に配慮し、無理のない範囲で設計してください。

よくある質問

ポータルの顧客データを自社に移すのは違法ですか

一律に違法とは言えませんが、適法かどうかは状況によります。取得時にお客様へ示した利用目的の範囲内であり、各サービスの規約に反しない持ち出し方であれば、問題になりにくいと考えられます。ただし利用目的の範囲かどうかは記載内容次第で、規約も各社で異なります。断定せず、最新の規約とガイドライン、必要に応じて専門家にご確認ください。

掲載を停止した後でも出力できますか

提供元の仕様によります。多くの場合、掲載停止や解約をすると出力ができなくなることがあるため、自社台帳への取り込みと検証が完了するまでは解約や掲載停止をしないことをおすすめします。出力の可否はあらかじめ提供元サポートにご確認ください。

解約手続き中でも出力は間に合いますか

これも提供元の仕様と契約状態によります。解約予約を入れた後に出力できなくなる場合があるため、解約手続きの前に、出力・整形・取り込み・検証まで終えておくのが鉄則です。

口コミ本文や写真は移せますか

ポータル上の口コミ本文・評価・写真は、ポータルが生成・掲載しているコンテンツのため、持ち出し対象外になり得ます。移せる前提では考えず、自社サイトの口コミ機能で新たに集める運用に切り替えるのが現実的です。

自動でデータ移行してくれますか

自動でまるごと移す機能はありません。テンプレートCSVに整形済みデータを貼り込んで取り込む方式です。文字コードや列合わせなどの整形はお店側の作業になります。一方、取り込み後は電話番号またはメールアドレスの一致で自動名寄せが働き、複数経路の同一顧客を1本化できます。

費用はいくらですか

月額は税込でPro 3,300円、Max 5,500円、Max+ 11,000円です。初期費用は0円です。CSVインポート・自動名寄せ・顧客台帳は全プランで使えます。

まとめ

ポータルの顧客リストの取り戻しは3ステップで進められます。規約と利用目的を確認したうえで出力する。テンプレートに合わせて整形する。取り込んで、電話番号またはメールの一致で自動名寄せして1本化する。

鍵は4つです。取り込みと検証が終わるまでポータルを解約しないこと。電話番号とメールの両方を残すこと。持ち出せないもの、つまり口コミ本文・会員ID・写真・ポイントの補完を先に決めておくこと。そして個人情報を利用目的の範囲内で、安全管理を守って扱うことです。

まずは少数データでテスト取り込みして、自分の環境で問題なく移せるかを確かめてみてください。始め方はVANNAの始め方、汎用の移行手順は予約システム乗り換えのCSV移行手順へ。

注記

• 本記事は一般的な情報提供であり、成果を保証するものではありません。法令や各社規約に関わる箇所は、個別の判断を専門家や各サービスの最新の規約、個人情報保護委員会の最新ガイドラインでご確認ください。サービス名への言及は事実としての記載であり、優劣を述べるものではありません。
• 本文で「手数料0」と書く場合、VANNAが受け取る予約・販売の仲介手数料が0という意味です。決済を使う場合の決済代行の手数料はお店のご負担で別途かかり、最新の料率はStripe公式でご確認ください。
• 月額は税込でPro 3,300円・Max 5,500円・Max+ 11,000円、初期費用は0円です。無料プランはなく、無料トライアルはプレオープン特典として2026年7月31日の申込分まで2か月無料、以降は1か月無料です。最低契約期間はなく縛りはありません。申込時にカード登録が必須で、無料期間終了後は自動で課金が始まります。トライアル中に解約すれば料金はかかりません。最新の課金日と終了日は管理画面の表示が正式です。サポートは電話を設けておらず、メールと問い合わせフォームが中心です。最新はVANNA公式の料金ページでご確認ください。