保健所の立入検査に備える｜届け出た状態が、保たれているか

開業から3年、保健所とは登録のとき以来、一度も関わっていませんでした。ところがある日、立入検査の連絡が来ました。何を見られるのかも分からず、その週はどうにも落ち着きませんでした。

開業のときの検査は、多くの店が経験します。準備することも、たいていは業者や先輩から教えてもらえます。ところが、その後に来る検査については、あまり話題になりません。だから、初めて連絡を受けたときに、身に覚えのない不安だけが残ります。

けれども、見られるのは、届け出た内容どおりに営業できているかです。開業のときに揃えたものが、いまも揃っているか。そう考えれば、備えることは限られています。特別なことをするというより、日頃の状態がそのまま答えになる、という性質のものです。

開業のときの検査とは、別のもの

まず、この2つを区別してください。

開業前に受けるのは、施設が基準を満たしているかを確認するためのものです。ここを通って、初めて営業できるようになります。手続きの流れは美容所登録・確認申請・開設届 完全ガイドで扱っています。

一方、営業を始めたあとの立入検査は、届け出た状態が保たれているかを見るものです。同じ場所を見ていても、目的が違います。

つまり、開業のときに一度整えたものが、その後どうなっているかが問われます。逆に言えば、そこさえ保てていれば、身構える必要はありません。

いつ来るかは、地域によって違う

頻度を断定しないでください。同業の方から「うちは5年来ていない」と聞いても、それが自分の地域に当てはまるとはかぎりません。

定期的に回っている地域もあれば、そうでない地域もあります。何年に一度という決まりも、自治体によって変わります。

また、通報や相談があった場合に来ることもあります。近隣からの申し出、お客様からの問い合わせ。こうした経路もあります。

事前に連絡が来る場合と、そうでない場合があります。どちらもありうる前提で、日頃を整えておくのが現実的な備えになります。連絡が来てから慌てて整えるのでは、そもそも間に合いません。

自分の地域の運用については、所轄の保健所に聞けば教えてもらえます。開業から年数が経っているのであれば、一度確認しておいてください。

見られるのは、届け出た内容との一致

備えの中心は、ここです。

登録したときに提出した図面や書類が、いまの店と合っているかを確認してください。

とくに、作業場と客待場の区分、洗い場、消毒の設備。これらは基準に関わる部分です。考え方は美容所の構造設備基準まるわかりガイドで整理しています。

そして、改装や模様替えをしている場合は、届け出が必要だったかを確認してください。椅子を1台増やした、仕切りを外した。ちょっとした変更のつもりでも、該当することがあります。

変更届を出し忘れていないか

いちばん多い抜けが、これです。

届け出た事項に変更があった場合、届け出が必要になります。所在地、開設者、管理美容師。これらが変わったときが該当します。

出し忘れに気づいたら、検査を待たずに連絡してください。指摘される前に自分から出すほうが、話がはるかに早く終わります。放っておいても、良い方向には転びません。

手続きは美容所の届出事項に変更があったときの変更届で扱っています。何が対象になるかは自治体によって差がありますので、迷う場合は聞いてください。

日頃の記録が、そのまま答えになる

当日に作るものではありません。ここは割り切ってください。

残しておくと答えやすいのは、消毒の記録、器具の交換や廃棄の記録、そして従業者に関する記録です。

毎日詳細に書く必要はありません。何を、どの頻度で行っているかが分かる形であれば足ります。

記録の残し方そのものは、業種を問わず同じ考え方が使えます。日付と、行った内容と、誰がやったか。この3つで足ります。

そして、記録は続けられる形にしてください。立派な様式を作ると気持ちは引き締まりますが、細かすぎるものは3か月で止まります。止まった記録は、途中までしかないぶん、かえって説明しにくくなります。

器具とタオルの扱いを、説明できるようにする

記録と並んで、口で答えられるかが問われます。

用意しておくのは、どの器具をどう扱っているかの説明です。使い捨てにしているもの、消毒して使い回しているもの、その方法と頻度。

薬剤を使っている場合は、何をどのくらいの濃度で使っているかも言えるようにしてください。容器に書いておけば、そのつど思い出す必要がなくなります。

タオルやリネンについても同じです。洗濯の方法、乾かし方、1人ごとに替えている範囲。ここは口頭で聞かれることが多い部分です。

なお、細かい基準は業種と地域で違います。自分の店の運用が要件を満たしているかは、所轄の保健所に確認してください。

開業から年数が経つほど、ずれていく

これが、この検査の本質だと思います。

開業のときは、基準に合わせて作ります。そこから先は、少しずつ変わっていきます。棚を足す、動線を変える、機器を入れ替える。

一つひとつは小さな変更です。悪意もありません。むしろ、使いやすくするための工夫です。ところが5年も経つと、図面とはずいぶん違う店になっています。

ですから、年に一度は図面を出して見比べてください。検査のためというより、自分の店が届け出た形からどれだけ動いたかを知るためです。動いていること自体が悪いのではなく、動いたことに気づいていないのが問題になります。

保健所を、相談先として使う

ここで、姿勢の話をします。

検査に来る相手というより、聞ける窓口として使ってください。改装の前、業態を足すとき、判断に迷ったとき。

事前に相談しておけば、あとから直すことになりません。壁を立ててから「これは届け出が必要でした」と言われるより、立てる前に聞いておくほうが、時間もお金も守れます。相談した記録も残しておいてください。

そして、聞くこと自体が不利になることはありません。むしろ、届け出が必要な変更を知らないまま進めるほうが、あとで困ります。

掲示しているものを確認する

店内に貼るものにも、決まりがあります。

免許や登録に関するもの、料金の表示。何を掲示するかは業種と地域によって変わります。

整理はサロンの店内掲示で扱っています。開業のときに貼ったまま、内容が古くなっていないかを見てください。料金を変えたのに掲示だけ以前のまま、ということはよくあります。

そして、貼った位置も確認してください。棚を動かしたときに隠れてしまい、見えない場所になっていることがあります。

当日の対応

来られたら、通常どおりでかまいません。特別な準備をして出迎える必要はありません。

まず、施術中であれば、その旨を伝えてください。多くの場合、待っていただけます。お客様の前で長い説明を始めないでください。

そして、聞かれたことに答えてください。分からないことは「確認します」でかまいません。推測で答えないでください。あとで違っていた場合、そちらのほうが面倒になります。

記録を求められたら、出せる場所から出してください。探し回る時間が長いと、それ自体が管理の状態を表してしまいます。

なお、その場で書類を作らないでください。無いものは無いと伝えるほうが、あとの話が簡単になります。

指摘を受けたとき

その場で解決しようとしないでください。

まず、指摘された内容を、その場で書き取ってください。何が、どう足りないのか。口頭で聞いただけだと、帰られたあとに「たしかこう言われた気がする」という状態になります。

そして、いつまでに、どう直すかを確認してください。期限が示される場合があります。

直したあとに報告が必要かどうかも聞いてください。写真での報告で足りる場合もあります。

なお、指摘は営業を止めるためのものとはかぎりません。直せるものは直す、という姿勢で受けてください。身構えるほど、話は長くなります。

自宅を兼ねている場合

見られる範囲に、注意が要ります。

営業の場所と生活の場所が分かれているかは、登録のときの前提になっています。その状態が保たれているかを確認してください。

家族の物が営業の場所に置かれている、生活用の動線と混ざっている。こうした状態は、届け出た内容と違うと見られることがあります。毎日の暮らしのなかでは、境目は少しずつ曖昧になっていきます。

そして、来られる可能性がある以上、日頃から分けておいてください。当日に片づけるものではありません。

業種によって、対象かどうかが違う

すべての店が同じではありません。

美容所や理容所として登録している場合と、そうでない業態とでは、扱いが変わります。無資格で開業できる業態には、この制度が及ばないこともあります。

自分の店がどれに当たるかは、業種別・美容所登録/保健所届出の要否早見表で整理しています。

なお、登録の対象でなくても、衛生に関する相談や指導を受ける場面はあります。対象外だから何もしなくてよい、ということではありません。

スタッフがいる場合

一人でやっている店より、確認する項目が増えます。

まず、管理美容師の設置が必要な状態になっていないかを確認してください。人数によって、要件が変わります。開業のときは一人だったのに、いつのまにか要件に該当していた、ということがあります。

そして、従業者に関する記録を整えてください。誰が、いつから働いているか。

当日に自分が不在の場合の対応も決めておいてください。スタッフだけの時間帯に来られることがあります。難しいことを言う必要はなく、「代表に連絡します」と言えるようにしておけば足ります。何も知らされていない状態で立たされるほうが、本人にとって負担です。

お客様には、説明しない

営業中に来られた場合の話です。

待っておられる方に、来訪の理由を説明する必要はありません。「業者の方です」とごまかす必要もありません。何も言わないのが、いちばん自然です。

聞かれた場合だけ、事実を短く答えてください。「保健所の定期の確認です」で足ります。隠すような話ではありません。

そして、指摘があった場合も、その内容をお客様に話さないでください。心配をかけるだけですし、直したうえで店の状態で示すものです。

終わったあとにやること

検査は、点検の機会として使えます。せっかく見てもらったのですから、そこで終わりにするのはもったいない話です。

指摘がなかった場合も、見られた項目を書き留めておいてください。次に備える範囲が分かります。

指摘があった場合は、直したうえで、なぜそうなったのかを見てください。人が替わったから、改装したから。原因が分かれば、同じことを繰り返しません。

そして、次に同じ確認をする日を決めてください。年に一度、自分で見る日を作っておけば、検査の連絡が来ても慌てません。決算や更新の時期に重ねておくと、忘れずに済みます。

今日やる一つ

登録のときに提出した図面を出して、いまの店と見比べてください。椅子の数、仕切りの位置、洗い場。違っている箇所が1つでもあれば、そこが最初に確認する点になります。図面がどこにあるか分からないのであれば、まずそれを探すところからです。

よくある質問

開業のときの検査と同じですか

違います。開業前は施設が基準を満たしているかの確認で、営業開始後の立入検査は、届け出た状態が保たれているかを見るものです。同じ場所を見ていても、目的が違います。

どのくらいの頻度で来ますか

地域によって違うため、断定できません。定期的に回っている地域もあれば、そうでない地域もあります。通報や相談があって来ることもあります。同業の方の話がそのまま自分の地域に当てはまるとはかぎりませんので、所轄の保健所に聞いてください。

事前に連絡はありますか

来る場合と、そうでない場合があります。どちらもありうる前提で、日頃を整えておくのが現実的な備えです。連絡が来てから整えるのでは、そもそも間に合いません。

何を見られますか

届け出た内容と現状が一致しているかが中心です。作業場と客待場の区分、洗い場、消毒の設備。あわせて、掲示物や記録を確認されることがあります。

改装したのですが

届け出が必要だったかを確認してください。椅子を増やした、仕切りを外した。ちょっとした変更のつもりでも該当することがあります。出し忘れに気づいたら、検査を待たずに連絡してください。自分から出すほうが話が早く終わります。

どんな記録を残せばよいですか

消毒の記録、器具の交換や廃棄の記録、従業者に関する記録です。毎日詳細に書く必要はなく、何をどの頻度で行っているかが分かれば足ります。細かすぎる様式は3か月で止まり、途中までしかない記録はかえって説明しにくくなります。

器具やタオルについて何を聞かれますか

どの器具を使い捨てにし、どれを消毒して使い回しているか、その方法と頻度です。薬剤を使っているなら、何をどのくらいの濃度で使っているかも言えるようにしてください。容器に書いておくと確実です。タオルは洗濯の方法と、1人ごとに替えている範囲が問われます。

開業から何年も経っています

年に一度、登録のときの図面を出して現状と見比べてください。棚を足す、動線を変える、機器を入れ替える。一つひとつは小さな工夫でも、5年経つと図面とはずいぶん違う店になっています。

保健所に自分から連絡してもよいですか

聞ける窓口として使ってください。改装の前、業態を足すとき、判断に迷ったとき。壁を立ててから指摘されるより、立てる前に聞くほうが時間もお金も守れます。聞くこと自体が不利になることはありません。

当日、施術中だったら

その旨を伝えてください。多くの場合、待っていただけます。お客様の前で長い説明を始めないでください。

分からないことを聞かれたら

「確認します」でかまいません。推測で答えないでください。あとで違っていた場合、そちらのほうが面倒になります。その場で書類を作ることもしないでください。無いものは無いと伝えるほうが、あとの話が簡単になります。

指摘されたらどうしますか

その場で解決しようとせず、内容を書き取ってください。いつまでにどう直すか、直したあとに報告が必要かも確認します。指摘は営業を止めるためのものとはかぎりません。身構えるほど話は長くなります。

自宅を兼ねている場合は

営業の場所と生活の場所が分かれている状態が保たれているかを確認してください。家族の物が営業の場所にある、動線が混ざっている。こうした状態は届け出た内容と違うと見られることがあります。境目は日々の暮らしのなかで曖昧になっていきます。

登録していない業態でも来ますか

美容所や理容所として登録している場合と、そうでない業態では扱いが変わります。無資格で開業できる業態には制度が及ばないこともあります。ただし、対象外だから何もしなくてよいということではありません。

スタッフがいる場合は

管理美容師の設置が必要な状態になっていないかを確認してください。開業のときは一人でも、いつのまにか要件に該当していることがあります。従業者に関する記録も整えます。自分が不在の時間帯に備えて、スタッフが「代表に連絡します」と言える状態にしておいてください。