サロンの業務手順書の作り方｜最初に作る5枚と、読まれる書き方

「見て覚えて」で教えていると、人が増えるたびに同じ説明を繰り返します。しかも、伝わる内容が毎回違います。

手順を書いておけば、教える時間が減り、内容も揃います。ただし書き方を誤ると、誰も読みません。

全部を書こうとしない

手順書が完成しない最大の理由は、範囲を広く取りすぎることです。すべての業務を網羅した書類を作ろうとすると、着手した時点で終わりが見えなくなります。だから、書く対象を絞ってください。人によってやり方が違う作業、間違えると影響が大きい作業、頻度が低くて忘れる作業。逆に、書かなくてよいものもあります。誰がやっても同じになる単純な作業、その場で見れば分かる作業です。

1つの作業につき、1枚にしてください。長い文書は、読まれないためです。すべてを一度に作ろうとせず、1つずつ増やします。半年かけて10枚あれば、十分です。

読まれる形にする

書いても読まれなければ、意味がありません。まず、文章を並べないでください。手順は、番号を振った箇条書きにします。1行も、短くしてください。長い説明は、必要な部分を探しにくくなるためです。順序どおりにも、書きます。実際にやる順に並んでいないと、使えません。判断が必要な箇所には、基準を書いてください。「様子を見て」ではなく、何をどう見るかを書きます。写真も、入れてください。器具の置き方、機器の設定、仕上がりの状態。文章より、速く伝わります。

例外を、書きすぎないでください。基本の手順を書き、例外は別に分けます。例外が本文に混ざると、通常の流れが見えなくなるためです。文字の大きさも、確認してください。作業をしながら見るものは、離れた位置からでも読める大きさが要ります。

何を書くかの型

作業ごとに、共通して書く項目があります。まず、いつやるかを書きます。開店前、施術の後、閉店時、週に一度。頻度が曖昧だと、後回しになるためです。次に、誰がやるかを書きます。担当を決めていない作業は、やられません。必要なものも、書きます。使う道具、薬剤、書類。書いておけば、探す時間が減ります。そして、手順です。番号を振って、順に並べます。終わったことをどう確認するかも、書いてください。何をもって、完了とするか。確認の方法がないと、やったつもりで終わります。困ったときの連絡先も、書きます。判断できない場面で、誰に聞くか。

最初に作る5枚

何から書くかを迷うなら、次の順で作ってください。一つ目は、開店の準備です。何を、どの順で行うか。ここが揃っていないと、その日の営業が乱れます。二つ目は、閉店の作業です。片付け、清掃、戸締まり、翌日の準備。忘れると、翌朝に響きます。三つ目は、予約を受けるときの手順です。聞く項目、記録の仕方、伝えること。人によって違うと、後で混乱します。四つ目は、会計の手順です。金額の確認、支払いの受け方、記録、次回の案内。金銭が関わるため、揃える必要があります。五つ目は、器具の消毒と衛生の手順です。方法と、頻度。ここは、記録も残してください。

この5枚があれば、日々の営業の骨格が揃います。残りは、必要になったときに足せば足ります。

一人でも作る意味がある

スタッフがいないから不要、とは限りません。自分が体調を崩したとき、代わりの人に頼めるためです。何も書いていないと、頼むこと自体ができません。頻度の低い作業も、忘れずに済みます。月に一度、年に一度の作業は、手順がないと毎回思い出す時間がかかるためです。やり方も、固まります。書き出す過程で、無駄な工程に気づくこともあるでしょう。将来スタッフを入れるときにも、そのまま使えます。人が増えてから作ると、忙しい時期に作業が増えるためです。自分の判断の基準も、明確になります。何を見て判断しているかを言葉にすると、判断が速くなります。

売却や引き継ぎの場面でも、使えます。手順が整理されている店は、引き継ぎが容易だからです。何をどうやっているかが書かれていない店は、引き継ぐ側にとって不確実性が大きくなります。家族に手伝ってもらう場面でも、同じです。急に頼むことになったとき、口頭で説明する余裕はありません。

更新できる形で置く

作った手順書が古くなると、使われなくなります。まず、置き場所を1か所にしてください。分散すると、どれが最新か分からなくなるためです。紙で置く場合は、作業をする場所の近くに置きます。取りに行く必要があると、見られません。電子で置く場合は、その場で開けるかを確認してください。パソコンを立ち上げないと見られない状態だと、使われないためです。更新した日も、書いておきます。いつの内容かが分かり、見直しの時期も判断できます。古い版は、残さないでください。同じ作業に2つの手順があると、どちらが正しいか分からなくなります。

変えたときは、関係する人に伝えてください。書き換えただけでは、気づかれません。

使いながら直す

最初から完璧な手順書は、作れません。だから作ったら、実際に使ってみてください。書いたとおりにやってみると、抜けている工程が見つかります。新しく入った人に使ってもらえば、分かりにくい箇所も分かります。書いた本人には、当然のことが省かれているためです。質問された内容は、手順書に足してください。同じ質問が繰り返される箇所は、説明が足りていない証拠です。間違いが起きた作業も、手順を見直します。手順どおりにやって間違えたなら、それは手順の問題だからです。

年に一度、全体を確認してください。使っている商材や機器が変われば、手順も変わるためです。確認する時期を決めておけば、そのまま数年放置される事態を避けられます。使われていない手順書は、必要ないか使いにくいかのどちらかです。その理由を、確認してください。

VANNAでできること

VANNAでは、予約の受け方や記録の形が画面上で決まっているため、人による違いが出にくくなります。メニューと所要時間を登録すると、空き枠が自動で計算されます。管理画面に入るユーザーはプランごとに上限があり、Proは2名、Max以上はより多くの人数を登録できます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

手順書そのものを保管する機能はありません。文書は別の場所で管理することになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。決済を使う場合のStripe決済手数料は店舗負担で別途かかります。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

判断の基準を書く

手順書で最も難しいのは、判断が必要な箇所です。「様子を見て調整する」では、経験のない人が使えません。まず、何を見るかを書いてください。色、手触り、時間、反応。観察する対象を、明示します。どうなったら次へ進むかも、書きます。基準を数字か、比較できる形で示してください。迷ったらどうするかも、書いておきます。止めて聞く、安全側に倒す。判断できない場面の行動を、決めておくためです。

すべてを言語化できるわけでは、ありません。書けない部分は、実際に見せる必要があります。書けない部分がどこかを把握しておけば、教えるときにそこへ時間を割けます。

伝わらない書き方

やってしまいがちな形を、挙げます。一つは、専門の用語をそのまま使う形です。前の職場と、呼び方が違うことがあります。主語がない形も、問題です。誰がやるかが書かれていないと、誰もやりません。理由だけを書いて、手順がない形もあります。「衛生を保つことが大切です」では、何をすればよいか分かりません。逆に理由が一切ない形も、問題です。なぜそうするかが分からないと、応用が効きません。要点だけ、添えてください。長すぎる形も、避けます。1枚に収まらないなら、作業を分けてください。そして、更新されていない形です。実際と違う手順書は、読まれなくなります。

書く時間を確保する

手順書が作られない理由の多くは、時間がないことです。だからこそ、まとまった時間を取ろうとしないでください。数時間の空きを待っていると、いつまでも始まりません。作業をしながら書く方法が、あります。実際にやりながら、工程を書き出す形です。後から思い出すより、正確になります。音声で記録して、後から文字にする方法もあります。手を動かしながら説明を録音し、時間があるときに整理する形です。写真を先に撮っておく方法も、有効です。作業の各段階を撮っておけば、後から順に並べるだけで形になります。

1日に1枚と、決めてください。1枚に、30分もかかりません。10日で、10枚できます。新しく人が入る前に作ろうとすると、忙しい時期に重なります。人がいないときに、作っておいてください。

教える順序を決める

手順書があっても、渡すだけでは身につきません。最初に、全体を説明してください。1日の流れ、店の方針、誰が何をするか。個別の手順は、その中の位置づけが分かってから入ります。次に、見せてください。実際に、やってみせます。手順書を見ながら聞いていただくと、書いてある内容と実物が結びつくためです。そのうえで、やっていただきます。横で見て、違う箇所をその場で伝えてください。最後に、一人でやっていただきます。終わったら、確認します。

この順を飛ばして「手順書があるから読んでおいて」とすると、身につきません。書類は補助であって、教えることの代わりにはならないためです。覚えたかを確認する方法も、決めてください。やってもらって見る、質問する。確認しないまま任せると、間違ったまま定着します。

書いてはいけない内容

手順書に載せない情報も、あります。まず、個人の情報です。お客様の名前や連絡先を、例として使わないでください。架空の名前に、してください。

パスワードや暗証番号も、書かないでください。手順書は、複数の人が見るものだからです。必要な場合は、「管理者に確認する」とだけ書きます。取引先の条件や価格の交渉に関わる内容も、共有の範囲を考えてください。全員が知る必要のない情報が、あるためです。持ち出されて困る内容が含まれていないかを、作った時点で確認してください。

よくある質問

何から書けばよいですか

開店の準備、閉店の作業、予約の受け方、会計、消毒と衛生。この5枚で日々の営業の骨格が揃います。残りは必要になったときに足してください。

全部を書く必要がありますか

ありません。人によってやり方が違う作業、間違えると影響が大きい作業、頻度が低くて忘れる作業に絞ってください。誰がやっても同じになる作業は不要です。

一人でも作る意味はありますか

あります。体調を崩したときに代わりを頼める、頻度の低い作業を忘れずに済む、やり方が固まる。将来スタッフを入れるときにもそのまま使えます。

どう書けば読まれますか

文章を並べず、番号を振った箇条書きにしてください。1行を短くし、実際にやる順に並べます。写真を入れると文章より速く伝わります。

判断が必要な作業はどう書きますか

何を見るか、どうなったら次へ進むか、迷ったらどうするか。この3つを書いてください。「様子を見て」では、経験のない人が使えません。

置き場所はどこがよいですか

1か所にまとめ、作業をする場所の近くに置いてください。取りに行く必要があると見られません。電子で置く場合、その場ですぐ開けるかを確認してください。

古くなった手順書はどうしますか

古い版は残さないでください。同じ作業に2つの手順があると、どちらが正しいか分からなくなります。更新した日を書き、変えたら関係する人に伝えてください。

どう改善していきますか

実際に使い、質問された内容を足してください。間違いが起きた作業は手順を見直します。手順どおりにやって間違えたなら、手順の問題です。

使われていない手順書があります

必要ないか、使いにくいかのどちらかです。理由を確認してください。分かりにくい、置き場所が遠い、実際と違う。いずれも直せます。

書く時間が取れません

まとまった時間を待たないでください。作業をしながら工程を書き出す、写真を先に撮っておく、音声で記録して後から整理する。1日に1枚と決めれば、10日で10枚になります。

手順書を渡せば教えたことになりますか

なりません。全体を説明し、やってみせ、やっていただき、一人でやっていただく。この順が要ります。書類は補助であって、教えることの代わりにはなりません。

覚えたかをどう確認しますか

やってもらって見る、質問する。確認しないまま任せると、間違ったまま定着します。手順どおりにできているかを、一度は見てください。

手順書に書いてはいけない内容は

お客様の名前や連絡先、パスワードや暗証番号。手順書は複数の人が見るものです。持ち出されて困る内容がないかを、作った時点で確認してください。

出典

• VANNA公式 機能
• VANNA公式 料金

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。必要な手順書の範囲は、店の規模や業種によって変わります。衛生管理に関する記録は、営業する場所の保健所の指導にも従ってください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。