ポータルと自社の予約が重なる｜枠の持ち方で防ぐ
最終更新: 2026年7月28日
Summary
複数の入口から予約を受ける場合の重複対策を整理します。重なる仕組み、枠を分ける方法、反映の手順、直前の予約の扱い、重なった場合の対応、顧客情報の分散、二回目からの受け方、記録と頻度の確認を扱います。
同じ時間に、ポータル経由と自社の予約が入りました。どちらかに、断りの連絡をすることになります。
複数の入口から予約を受けると、必ず起きます。枠の持ち方を決めていないことが原因です。
なぜ重なるのか
仕組みを理解してください。
それぞれの入口が、別の空き枠を持っています。
一方で予約が入っても、もう一方には伝わりません。
手で反映する運用にしていると、その間に入ります。
反映を忘れると、そのまま残ります。
施術中は、手が離せません。その時間帯が最も危険です。
原因は不注意ではなく、仕組みです。責めても直りません。
枠を分ける
最も確実な方法です。
ポータルに出す枠と、自社で受ける枠を、時間帯で分けてください。
重ならないため、原理的に起きません。
一方が埋まっても、もう一方には影響しません。
ただし、どちらかが空いたまま終わる日が出ます。
機会の損失と、重複の危険を比べて判断してください。
新規を取りたい時間帯だけをポータルに出す形が、現実的です。
| 分け方 | 向く場面 |
|---|---|
| 時間帯で分ける | 重複を確実に防ぎたい |
| 曜日で分ける | 新規を受ける日を決めている |
| 席で分ける | 複数の席がある場合 |
| 上限数で分ける | 一日に受ける新規の数を絞る |
反映の手順を決める
分けない場合の運用です。
予約が入ったら、いつ反映するかを決めてください。
「気づいたとき」では、抜けます。
確認する時間を決めてください。朝、昼、閉店前。
施術の合間に、必ず確認する形にしてください。
反映するまでの間に入る可能性は、残ります。
危険な時間帯を把握して、そこだけ枠を閉じる方法もあります。全部を閉じる必要はありません。
直前の予約を受けるか
危険が最も高い場面です。
当日や、数時間後の予約を受ける設定にしていると、反映が間に合いません。
直前の受付を止める判断があります。
止めると、その分の予約は逃します。
前日までとする形が、多くの店で現実的です。何時までとするかも、あわせて決めてください。
一方だけ直前を受ける形にすると、そちらが優先されます。
重なってしまった場合
起きてから慌てないでください。
どちらを優先するかを、先に決めてください。
先に入ったほうを優先する形が、説明しやすくなります。
断る側には、早く連絡してください。当日に近いほど、負担が大きくなります。
代わりの日時を、複数提示してください。
こちらの不手際であることを、明確に伝えてください。相手のせいにしないでください。
料金の扱いを決めておいてください。次回の調整を提案する場合があります。
記録に残してください。頻度が分かります。
顧客の情報が分かれる
重複だけの問題ではありません。
ポータル経由の予約では、連絡先が分からない場合があります。
同じ方が、両方から予約されることもあります。同一人物と気づけません。
来店の履歴が二か所に分かれると、前回の内容を追えません。
自社の記録に集約する形にしてください。
集約の方法は、ポータルの顧客リストを自社台帳に取り戻すで整理しています。
二回目からの受け方
手数料に直接効きます。
初回はポータル経由でも、二回目からは自社で受ける形にしてください。
来店の際に、自社の予約の方法を伝えてください。
次回の予約を、その場で取る方法もあります。
連絡先を取得できていれば、案内できます。
ただし、ポータルの規約で禁じられている行為があります。契約の内容を確認してください。
考え方は、ポータルと自社サイトの使い分けで整理しています。
VANNAでは、ホームページから24時間予約を受け付けられます。自社の枠をこちらで管理し、ポータルには別の枠を出す形にすると、重複を防げます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。
ポータルの予約を自動で取り込む機能はありません。ポータル側の枠は、別に管理することになります。この点は把握しておいてください。
料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。
電話も入口の一つ
忘れられがちです。
電話で受けた予約も、必ず反映してください。
施術中に電話を取ると、その場で反映できません。
留守の対応にして、後でまとめて処理する方法があります。
手元のメモに書いて、反映を忘れる事故が起きます。
電話の扱いは、サロンの電話対応で整理しています。
当日のキャンセルが出たとき
枠が空きます。
空いた枠を、どちらに出すかを決めてください。
両方に出すと、また重なります。
直前の枠を出さない判断もあります。
空いた時間の使い方は、サロンの予約が空いている時間の使い方で整理しています。
指名がある場合
条件が増えます。
指名を受ける場合、その人の空きだけを出す必要があります。
複数の入口で、それぞれ別の担当が設定されていると、把握が難しくなります。
一人の担当に、両方から予約が入る形は避けてください。
指名を受けない入口を作る方法もあります。
担当ごとの枠を、どこで管理するかを決めてください。
メニューによって枠の長さが違う場合
時間の設定がずれます。
ポータル側に登録している所要時間と、実際の時間が違うと、後ろが押します。
準備と片づけの時間が含まれているかを、確認してください。
長いメニューを、直前の枠に入れないでください。
組み合わせのメニューは、時間の登録を特に確認してください。
枠の長さの考え方は、サロンの予約枠の配分で整理しています。
休業と臨時の変更
反映が漏れる場面です。
休業の日を、すべての入口で設定してください。
一つでも漏れると、その日に予約が入ります。
臨時の休業は、当日でも設定してください。
営業時間を変えた場合も、全部を直してください。
年末年始などの変更は、早めに設定してください。
設定した後、実際に予約の画面を開いて確認してください。
記録して頻度を見る
起きた回数を、数えてください。
月に何件、重複が起きているか。
同じ時間帯に集中しているなら、その枠の運用に問題があります。
反映の遅れが原因なら、確認の時間を増やしてください。
件数が多いなら、枠を分ける方式に切り替えてください。
断った方が、その後どうなったかも記録してください。再来されていない場合、失った額が見えます。
複数の入口を減らす
根本の解決です。
入口が増えるほど、重複の危険も、更新の手間も増えます。
使っていない入口を、閉じてください。
そこから来る件数を確認し、少ないものから止めてください。
一つに集約できるなら、それが最も安全です。
ただし、集客の経路が減ります。数字を見てから判断してください。減らす前に、そこから何件来ているかを確かめます。
予約の内容も確認する
重複だけが問題ではありません。
入口によって、受け取れる情報が違います。
自社では聞ける項目が、ポータル経由では取れない場合があります。
初めての方かどうかが、分からない場合があります。
来店の前に、必要な情報を確認する連絡を入れる方法があります。
聞き漏らすと、当日の施術に影響します。
不足する情報を、入口ごとに把握しておいてください。
切り替えるときの注意
運用を変える場面です。
枠の分け方を変える場合、すでに入っている予約を先に確認してください。
設定を変えた直後は、意図した通りに見えているかを確かめてください。
自分で予約を入れて、最後まで通してみてください。
変更の途中で、両方の枠が開く時間帯が生じないよう注意してください。
繁忙の時期に、設定を変えないでください。
一人で営業する場合
最も起きやすい状況です。
施術中は、確認も反映もできません。
その時間帯を、把握してください。
直前の予約を受けない設定にすると、危険が大きく減ります。
枠を分ける方式のほうが、確認の負担がありません。
起きたときに、代わりに対応する人がいません。防ぐ側に力を入れてください。起きてからの対応は、施術の時間を削ります。
スタッフがいる場合
運用を統一してください。
反映する担当を、決めてください。全員が触ると、二重に反映します。
確認する時間を、共有してください。
重なった場合の優先の基準を、先に決めてください。その場で判断させないでください。
連絡する文面を、用意しておいてください。
起きたことを、必ず報告する形にしてください。責めると、隠されます。
隠されると、頻度が分からなくなります。
| 決めること | 内容 |
|---|---|
| 反映の担当 | 全員が触ると二重になる |
| 確認の時間 | 朝、昼、閉店前など |
| 優先の基準 | 先に入ったほうを優先など |
| 連絡の文面 | 断る場合の言い方を用意 |
よくある質問
なぜ重なるのですか
それぞれの入口が、別の空き枠を持っているためです。一方で予約が入っても、もう一方には伝わりません。原因は不注意ではなく、仕組みです。
確実に防ぐ方法は
枠を分けてください。ポータルに出す枠と、自社で受ける枠を、時間帯や曜日で分けます。重ならないため、原理的に起きません。
枠を分けると損しませんか
どちらかが空いたまま終わる日が出ます。機会の損失と、重複の危険を比べて判断してください。新規を取りたい時間帯だけを出す形が現実的です。
分けない場合の運用は
反映する時間を決めてください。「気づいたとき」では抜けます。施術の合間に、必ず確認する形にしてください。
直前の予約は受けますか
当日や数時間後を受ける設定だと、反映が間に合いません。前日までとする形が、多くの店で現実的です。
重なってしまったら
先に入ったほうを優先する形が、説明しやすくなります。断る側には早く連絡し、代わりの日時を複数提示してください。
断るときの言い方は
こちらの不手際であることを明確に伝えてください。相手のせいにしないでください。料金の扱いも、先に決めておきます。
顧客の情報はどうなりますか
ポータル経由では連絡先が分からない場合があります。同じ方が両方から予約すると、同一人物と気づけません。自社の記録に集約してください。
二回目からはどう受けますか
来店の際に、自社の予約の方法を伝えてください。ただし、ポータルの規約で禁じられている行為があります。契約の内容を確認してください。
電話の予約は
必ず反映してください。施術中に取ると、その場で反映できません。手元のメモに書いて、反映を忘れる事故が起きます。
キャンセルで空いた枠は
どちらに出すかを決めてください。両方に出すと、また重なります。直前の枠を出さない判断もあります。
指名がある場合は
一人の担当に、両方から予約が入る形は避けてください。指名を受けない入口を作る方法もあります。担当ごとの枠を、どこで管理するかを決めてください。
所要時間の設定は
ポータル側に登録している時間と、実際の時間が違うと、後ろが押します。準備と片づけの時間が含まれているかを確認してください。
休業はどう設定しますか
すべての入口で設定してください。一つでも漏れると、その日に予約が入ります。設定した後、実際に予約の画面を開いて確認してください。
記録は必要ですか
月に何件起きているかを数えてください。同じ時間帯に集中しているなら、その枠の運用に問題があります。件数が多いなら、枠を分ける方式に切り替えてください。
入口は減らすべきですか
増えるほど、重複の危険も更新の手間も増えます。使っていない入口は閉じてください。ただし、集客の経路が減ります。数字を見てから判断してください。
一人で営業しています
施術中は確認も反映もできません。直前の予約を受けない設定にすると、危険が大きく減ります。枠を分ける方式のほうが、負担がありません。
スタッフにはどう任せますか
反映する担当を一人に決めてください。全員が触ると二重に反映します。重なった場合の優先の基準も、先に決めてください。
出典
本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。ポータルの規約や仕様は、各サービスによって変わります。契約の内容をご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。
