サロンの電話対応をどう設計するか｜施術中の着信と折り返しの手順

施術中に電話が鳴る。出れば目の前のお客様を待たせ、出なければ予約を逃したかもしれない。

一人で運営していると、この場面が毎日あります。決めていないと、そのたびに迷うことになります。

出るか出ないかを先に決める

その場で、判断しないでください。原則を決めておくことで、迷わずに済みます。

施術中は出ない、という原則が扱いやすくなります。目の前のお客様への集中が保たれるうえ、手を止める必要もないためです。

ただし出ないと決めるなら、出られなかった電話をどう拾うかを用意する必要があります。留守番電話のメッセージ、折り返しの手順、予約を受ける別の経路。これらがないまま出ないだけでは、機会を失うことになります。

一方で出ると決める場合、目の前のお客様への断りが要ります。薬剤を塗布している最中や細かい作業の途中では、出られないためです。出られる工程と出られない工程を、分けてください。

どちらが正しいということは、ありません。決めていないことが、問題なのです。

留守番電話のメッセージを整える

出ない方針を選ぶなら、ここが要になります。

「ただいま留守にしております」だけでは、不十分です。営業しているのか、いつ折り返すのかが分からないためです。

伝える内容を、挙げます。店名、施術中で出られないこと、折り返す時間の目安、予約は別の経路でも受け付けていること。

まず折り返しの時間は、具体的に伝えてください。「本日中に折り返します」「翌営業日の午前中にご連絡します」。目安があることで、待つ側が予定を立てられます。

次に、予約の経路を案内します。ホームページからの予約、メッセージでの受付。電話がつながらなくても予約できると分かれば、そちらへ移るためです。

メッセージ自体は、短くしてください。長いと、最後まで聞かずに切られるためです。

録音した後は、自分で電話をかけて聞いてみてください。聞き取れない、早口すぎるといった問題が分かります。

折り返しの手順を決める

留守番電話に残っていた。ここからの動きも、決めておいてください。

まず、確認する時間を決めます。施術と施術の間、昼の休憩、営業の終わり。決めておかないと、確認を忘れるためです。

次に、折り返す時間帯。相手にも、都合があります。夜遅い時間や早朝は、避けてください。

かける前には、用件を推測しておきます。予約の問い合わせなのか、変更なのか。予約の記録を確認してから折り返すことで、話が早く済みます。

つながらなかった場合は、メッセージを残してください。誰から、何の件で、いつ折り返せばよいか。無言で切ると、相手は不審に思うためです。

2回つながらなければ、メッセージやメールに切り替える方法もあります。電話にこだわると、往復が増えるためです。

そして、記録を残します。誰から、いつ、何の件で、どう対応したか。同じ方から再度連絡があったとき、経緯が分かるためです。

電話で予約を受けるときの型

電話での予約は、聞き漏らしが起きやすい形になります。

ですから聞く項目を、決めておいてください。氏名、連絡先、希望の日時、希望のメニュー、初めてかどうか。順番も決めておくことで、抜けがなくなります。

そのうえで、復唱してください。日時とメニューは、必ず。聞き間違いは、この場で防ぐしかないためです。

記録も、その場で行います。後で入力しようとすると、忘れるためです。手元にメモを置いておくか、その場で予約の画面に入れてください。

所要時間も、伝えてください。何時に終わるかが分かることで、相手も予定を組めます。

初めての方には、場所と駐車場の有無を伝えます。当日に迷う原因が、減るためです。

キャンセルの扱いも、伝えてください。いつまでに、連絡すればよいか。口頭で伝えたうえでメッセージでも送る形が、確実になります。

施術中に出る場合の断り方

出る方針を選ぶなら、目の前のお客様への配慮が要ります。

まず、事前に伝えてください。「施術中もお電話に出ることがございます」と最初に言っておくことで、突然の中断になりません。

出るときは、一言断ります。無言で手を止めて電話を取ると、雑に扱われた印象になるためです。

話は、手短に済ませてください。長い電話は、待たせる時間が長くなるためです。「折り返します」と伝えて切る判断も、必要になります。

戻ったら、中断したことに触れます。「失礼いたしました」の一言で、印象が変わります。

なお薬剤の塗布中や時間の管理が必要な工程では、出ないでください。仕上がりに、影響するためです。

出る回数が多いなら、方針そのものを見直してください。毎回中断していると、施術の質と印象の両方が落ちるためです。

電話以外の経路を用意する

電話の負担を減らすには、電話以外で用が足りる状態にすることです。

一つは、予約をホームページから受け付けること。24時間受け付けられるうえ、電話の往復もありません。

二つ目は、よくある質問を書いておくこと。営業時間、駐車場、支払いの方法、所要時間。電話で聞かれる内容の多くは、書いてあれば済むためです。

そして、メッセージでの問い合わせを受ける経路。文字なら、施術の合間に返信できます。

ただし経路を、増やしすぎないでください。確認する場所が増えると、見落としが起きるためです。2つか3つに、絞ってください。

なお電話を残す理由も、あります。年配の方や急ぎの用件では、電話が使われるためです。完全に廃止するのではなく比重を下げる形が、現実的になります。

VANNAでは、ホームページからの予約を受け付けられ、予約は顧客と紐づいて記録されます。電話で受けた予約も管理画面から登録できるため、同じ画面で管理できます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

一方で留守番電話の内容を取り込む機能や、電話の着信を記録する機能はありません。電話の対応そのものは、自分で行うことになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。決済を使う場合のStripe決済手数料は店舗負担で別途かかります。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

番号をどうするか

営業で使う番号の選び方にも、判断する点があります。

個人の携帯を使う場合、費用はかかりませんが営業とそれ以外の区別がつきません。営業時間外にも、かかってきます。

一方で別の番号を用意する場合、費用がかかりますが区別できます。営業時間外は出ないという運用も、自然にできます。

公開する番号は、1つに絞ってください。複数の番号が出ていると、どこにかかってくるか分からなくなるためです。

ホームページ、SNS、名刺、予約サイト。掲載している場所すべてで同じ番号になっているかを、確認してください。古い番号が残っていると、つながらない連絡が生じます。

番号を変える場合は、変更の告知が要ります。既存のお客様には、個別に伝えてください。

なお自宅で営業する場合、番号から住所が推測されることを避けたいこともあります。この点は、営業の形に応じて判断してください。

営業時間外の電話

時間外にかかってくる電話をどう扱うかも、決めてください。

出ないという原則で、問題ありません。営業時間を公開しているなら、その時間内での対応が基本になります。

ただし留守番電話のメッセージで、時間外であることを伝えてください。何も案内がないと、営業しているのか分からないためです。

あわせて、翌営業日に折り返す旨も伝えます。いつ連絡が来るかが分かれば、待てるためです。

なお当日のキャンセルの連絡が、時間外に来ることもあります。この場合、翌日の対応では遅いこともあります。ですからキャンセルの受付経路を、電話以外にも用意してください。

時間外に出る習慣をつけると、時間外にかけてよいと伝わります。境界は、自分で作るしかありません。

休業日も、同じです。休業日に出ていると、休業日でも連絡がつくと認識されるためです。

対応の質を保つ

電話での印象は、来店するかどうかに影響します。

まず、第一声を決めてください。「お電話ありがとうございます、○○です」。毎回同じ言い方にすることで、慌てずに済みます。

保留は、長くしないでください。予約の空きを確認するために待たせる場合、30秒を超えるなら一度戻ります。

聞き取れなかったときは、聞き直してください。分かったふりをすると、後で問題になるためです。

断る場合も、代案を出します。「その日は空きがございません」で終えると、そこで終わってしまうためです。「翌日でしたら空きがございます」と、続けてください。

そして切るときは、相手が切るのを待ってください。細かい点ですが、印象に残ります。

スタッフがいる場合、これらを共有してください。人によって対応が違うと、店の印象が定まらないためです。

かかってくる用件を分けて見る

電話の負担を減らすには、何でかかってきているかを知る必要があります。

ですから1週間、着信の用件をメモしてください。予約の申し込み、日時の変更、条件の確認、当日の遅刻の連絡、営業の電話。

分けてみると、多くが同じ内容だと分かります。営業時間、駐車場、支払いの方法。これらは、書いてあれば聞かれません。

予約の申し込みが多いなら、ネットからの予約を案内する余地があります。案内の場所が分かりにくいだけの場合も、あります。

変更やキャンセルが多いなら、その連絡方法を明示してください。どこに連絡すればよいかが分からず、電話しか選べない状態かもしれないためです。

営業の電話が多いなら、断り方を決めてください。毎回考えると、時間を取られるためです。「そういったお話はお受けしておりません」で切る形を、決めておきます。

1週間の記録で、どこに手を打つかが決まります。全体を減らそうとするより、多い用件から順に対処するほうが効きます。

聞き取りにくい環境を直す

電話の対応が難しくなる原因が、環境にあることもあります。

施術のスペースと電話の位置が離れていると、鳴っても間に合いません。近くに置くか、携帯を持ち歩く形にしてください。

音楽や機器の音で聞き取りにくい場合は、電話を受ける場所を決めてください。その場所へ移動してから出る形にすることで、聞き返しが減ります。

メモを取る用意も、要ります。電話の近くに紙とペンを置いておくか、予約の画面をすぐ開ける状態にしてください。探している間に、相手を待たせるためです。

着信音の大きさも、確認してください。小さすぎると気づかず、大きすぎるとお客様が驚くためです。施術中はマナーモードにして、画面で気づく形にする方法もあります。

複数のスタッフがいる場合は、誰が出るかを決めてください。全員が様子をうかがっていると、誰も出ないためです。

留守番電話に切り替わるまでの回数も、確認してください。長すぎると相手が切り、短すぎると出る余地がなくなります。

よくある質問

施術中に電話が鳴ったらどうしますか

原則を先に決めてください。出ない方針なら、留守番電話のメッセージと折り返しの手順を用意します。出る方針なら、出られる工程と出られない工程を分け、お客様への断りを事前に伝えます。

留守番電話には何を入れますか

店名、施術中で出られないこと、折り返す時間の目安、予約の別経路。短くまとめてください。録音後に自分でかけて聞き、聞き取れるかを確認します。

折り返しはいつすればよいですか

確認する時間を決めておいてください。施術の間、昼の休憩、営業の終わり。折り返す時間帯は、夜遅くと早朝を避けます。かける前に予約の記録を確認すると、話が早く済みます。

電話での予約で聞き漏らしを防ぐには

聞く項目と順番を決めておき、日時とメニューは必ず復唱してください。その場で記録します。後で入力しようとすると忘れます。

電話を減らすにはどうしますか

ホームページからの予約を受け付け、よくある質問を掲載してください。営業時間、駐車場、支払い方法、所要時間。電話で聞かれる内容の多くは、書いてあれば済みます。

個人の携帯を使ってもよいですか

費用はかかりませんが、営業とそれ以外の区別がつかず、時間外にもかかってきます。別の番号を用意すると区別できます。いずれの場合も、公開する番号は1つに絞ってください。

営業時間外の電話には出るべきですか

出ない原則で問題ありません。ただし留守番電話で時間外であることと、翌営業日に折り返す旨を伝えてください。時間外に出る習慣をつけると、時間外にかけてよいと伝わります。

当日キャンセルの連絡が時間外に来たら

電話以外の受付経路を用意してください。翌日の対応では遅い場合があります。キャンセルの連絡方法を、あらかじめ案内しておくことが有効です。

断るときの言い方は

代案を出してください。「空きがございません」で終えると、そこで終わります。別の日時や、キャンセル待ちの案内を続けると、次につながります。

出典

• VANNA公式 機能
• VANNA公式 料金

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。電話対応の運用は、営業の形や人員によって適した形が変わります。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。