サロンの電話対応をどう設計するか｜施術中の着信と折り返しの手順

施術中に電話が鳴る。出れば目の前のお客様を待たせ、出なければ予約を逃したかもしれない。

一人で運営していると、この場面が毎日あります。決めていないと、そのたびに迷います。

出るか出ないかを先に決める

その場で判断しないでください。原則を決めておけば、迷いません。

施術中は出ないという原則が扱いやすいです。目の前のお客様への集中が保たれ、手を止める必要もありません。

ただし、出ないと決めるなら、出られなかった電話をどう拾うかを用意する必要があります。留守番電話のメッセージ、折り返しの手順、予約を受ける別の経路。これらがないまま出ないだけでは、機会を失います。

出ると決める場合、目の前のお客様への断りが要ります。薬剤を塗布している最中や、細かい作業の途中では出られません。出られる工程と出られない工程を分けてください。

どちらが正しいということはありません。決めていないことが問題です。

留守番電話のメッセージを整える

出ない方針を選ぶなら、ここが要です。

「ただいま留守にしております」だけでは不十分です。営業しているのか、いつ折り返すのかが分かりません。

伝える内容を挙げます。店名、施術中で出られないこと、折り返す時間の目安、予約は別の経路でも受け付けていること。

折り返しの時間を具体的に伝えてください。「本日中に折り返します」「翌営業日の午前中にご連絡します」。目安があると、待つ側が予定を立てられます。

予約の経路を案内してください。ホームページからの予約、メッセージでの受付。電話がつながらなくても予約できると分かれば、そちらへ移ります。

メッセージは短くしてください。長いと、最後まで聞かずに切られます。

録音した後、自分で電話をかけて聞いてみてください。聞き取れない、早口すぎるといった問題が分かります。

折り返しの手順を決める

留守番電話に残っていた。ここからの動きを決めておいてください。

確認する時間を決めてください。施術と施術の間、昼の休憩、営業の終わり。決めておかないと、確認を忘れます。

折り返す時間帯を決めてください。相手にも都合があります。夜遅い時間や早朝は避けてください。

かける前に、用件を推測してください。予約の問い合わせなのか、変更なのか。予約の記録を確認してから折り返すと、話が早く済みます。

つながらなかった場合、メッセージを残してください。誰から、何の件で、いつ折り返せばよいか。無言で切ると、相手は不審に思います。

2回つながらなければ、メッセージやメールに切り替える方法もあります。電話にこだわると、往復が増えます。

記録を残してください。誰から、いつ、何の件で、どう対応したか。同じ方から再度連絡があったとき、経緯が分かります。

電話で予約を受けるときの型

電話での予約は、聞き漏らしが起きやすい形です。

聞く項目を決めておいてください。氏名、連絡先、希望の日時、希望のメニュー、初めてかどうか。順番も決めておくと、抜けません。

復唱してください。日時とメニューは必ず。聞き間違いは、この場で防ぐしかありません。

その場で記録してください。後で入力しようとすると、忘れます。手元にメモを置いておくか、その場で予約の画面に入れてください。

所要時間を伝えてください。何時に終わるかが分かると、相手も予定を組めます。

初めての方には、場所と駐車場の有無を伝えてください。当日に迷う原因が減ります。

キャンセルの扱いも伝えてください。いつまでに連絡すればよいか。口頭で伝えたうえで、メッセージでも送る形が確実です。

施術中に出る場合の断り方

出る方針を選ぶなら、目の前のお客様への配慮が要ります。

事前に伝えてください。「施術中もお電話に出ることがございます」と最初に言っておくと、突然の中断になりません。

出るときは一言断ってください。無言で手を止めて電話を取ると、雑に扱われた印象になります。

手短に済ませてください。長い電話は、待たせる時間が長くなります。「折り返します」と伝えて切る判断も必要です。

戻ったら、中断したことに触れてください。「失礼いたしました」の一言で印象が変わります。

薬剤の塗布中や、時間の管理が必要な工程では出ないでください。仕上がりに影響します。

出る回数が多いなら、方針そのものを見直してください。毎回中断していると、施術の質と印象の両方が落ちます。

電話以外の経路を用意する

電話の負担を減らすには、電話以外で用が足りる状態にすることです。

予約をホームページから受け付けてください。24時間受け付けられ、電話の往復もありません。

よくある質問を書いておいてください。営業時間、駐車場、支払いの方法、所要時間。電話で聞かれる内容の多くは、書いてあれば済みます。

メッセージでの問い合わせを受ける経路も有効です。文字なら、施術の合間に返信できます。

ただし、経路を増やしすぎないでください。確認する場所が増えると、見落としが起きます。2つか3つに絞ってください。

電話を残す理由もあります。年配の方や、急ぎの用件では電話が使われます。完全に廃止するのではなく、比重を下げる形が現実的です。

VANNAでは、ホームページからの予約を受け付けられ、予約は顧客と紐づいて記録されます。電話で受けた予約も管理画面から登録でき、同じ画面で管理できます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

留守番電話の内容を取り込む機能や、電話の着信を記録する機能はありません。電話の対応そのものは自分で行うことになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。決済を使う場合のStripe決済手数料は店舗負担で別途かかります。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

番号をどうするか

営業で使う番号の選び方にも、判断する点があります。

個人の携帯を使う場合、費用はかかりませんが、営業とそれ以外の区別がつきません。営業時間外にもかかってきます。

別の番号を用意する場合、費用がかかりますが、区別できます。営業時間外は出ないという運用も自然にできます。

公開する番号は1つに絞ってください。複数の番号が出ていると、どこにかかってくるか分からなくなります。

ホームページ、SNS、名刺、予約サイト。掲載している場所すべてで同じ番号になっているかを確認してください。古い番号が残っていると、つながらない連絡が生じます。

番号を変える場合、変更の告知が要ります。既存のお客様には個別に伝えてください。

自宅で営業する場合、番号から住所が推測されることを避けたい場合があります。この点は、営業の形に応じて判断してください。

営業時間外の電話

時間外にかかってくる電話をどう扱うかも決めてください。

出ないという原則で問題ありません。営業時間を公開しているなら、その時間内での対応が基本です。

ただし、留守番電話のメッセージで時間外であることを伝えてください。何も案内がないと、営業しているのか分かりません。

翌営業日に折り返す旨を伝えてください。いつ連絡が来るかが分かれば、待てます。

当日のキャンセルの連絡が時間外に来ることがあります。この場合、翌日の対応では遅い場合があります。キャンセルの受付経路を、電話以外にも用意してください。

時間外に出る習慣をつけると、時間外にかけてよいと伝わります。境界は自分で作るしかありません。

休業日も同じです。休業日に出ていると、休業日でも連絡がつくと認識されます。

対応の質を保つ

電話での印象は、来店するかどうかに影響します。

第一声を決めてください。「お電話ありがとうございます、○○です」。毎回同じ言い方にすると、慌てません。

保留を長くしないでください。予約の空きを確認するために待たせる場合、30秒を超えるなら一度戻ってください。

聞き取れなかったときは聞き直してください。分かったふりをすると、後で問題になります。

断る場合も、代案を出してください。「その日は空きがございません」で終えると、そこで終わります。「翌日でしたら空きがございます」と続けてください。

切るときは相手が切るのを待ってください。細かい点ですが、印象に残ります。

スタッフがいる場合、これらを共有してください。人によって対応が違うと、店の印象が定まりません。

かかってくる用件を分けて見る

電話の負担を減らすには、何でかかってきているかを知る必要があります。

1週間、着信の用件をメモしてください。予約の申し込み、日時の変更、条件の確認、当日の遅刻の連絡、営業の電話。

分けてみると、多くが同じ内容だと分かります。営業時間、駐車場、支払いの方法。これらは書いてあれば聞かれません。

予約の申し込みが多いなら、ネットからの予約を案内する余地があります。案内の場所が分かりにくいだけの場合もあります。

変更やキャンセルが多いなら、その連絡方法を明示してください。どこに連絡すればよいかが分からず、電話しか選べない状態かもしれません。

営業の電話が多いなら、断り方を決めてください。毎回考えると時間を取られます。「そういったお話はお受けしておりません」で切る形を決めておいてください。

1週間の記録で、どこに手を打つかが決まります。全体を減らそうとするより、多い用件から順に対処するほうが効きます。

聞き取りにくい環境を直す

電話の対応が難しくなる原因が、環境にあることがあります。

施術のスペースと電話の位置が離れていると、鳴っても間に合いません。近くに置くか、携帯を持ち歩く形にしてください。

音楽や機器の音で聞き取りにくい場合、電話を受ける場所を決めてください。その場所へ移動してから出る形にすると、聞き返しが減ります。

メモを取る用意も要ります。電話の近くに紙とペンを置いておくか、予約の画面をすぐ開ける状態にしてください。探している間に、相手を待たせます。

着信音の大きさも確認してください。小さすぎると気づかず、大きすぎるとお客様が驚きます。施術中はマナーモードにし、画面で気づく形にする方法もあります。

複数のスタッフがいる場合、誰が出るかを決めてください。全員が様子をうかがっていると、誰も出ません。

留守番電話に切り替わるまでの回数も確認してください。長すぎると相手が切り、短すぎると出る余地がありません。

よくある質問

施術中に電話が鳴ったらどうしますか

原則を先に決めてください。出ない方針なら、留守番電話のメッセージと折り返しの手順を用意します。出る方針なら、出られる工程と出られない工程を分け、お客様への断りを事前に伝えます。

留守番電話には何を入れますか

店名、施術中で出られないこと、折り返す時間の目安、予約の別経路。短くまとめてください。録音後に自分でかけて聞き、聞き取れるかを確認します。

折り返しはいつすればよいですか

確認する時間を決めておいてください。施術の間、昼の休憩、営業の終わり。折り返す時間帯は、夜遅くと早朝を避けます。かける前に予約の記録を確認すると、話が早く済みます。

電話での予約で聞き漏らしを防ぐには

聞く項目と順番を決めておき、日時とメニューは必ず復唱してください。その場で記録します。後で入力しようとすると忘れます。

電話を減らすにはどうしますか

ホームページからの予約を受け付け、よくある質問を掲載してください。営業時間、駐車場、支払い方法、所要時間。電話で聞かれる内容の多くは、書いてあれば済みます。

個人の携帯を使ってもよいですか

費用はかかりませんが、営業とそれ以外の区別がつかず、時間外にもかかってきます。別の番号を用意すると区別できます。いずれの場合も、公開する番号は1つに絞ってください。

営業時間外の電話には出るべきですか

出ない原則で問題ありません。ただし留守番電話で時間外であることと、翌営業日に折り返す旨を伝えてください。時間外に出る習慣をつけると、時間外にかけてよいと伝わります。

当日キャンセルの連絡が時間外に来たら

電話以外の受付経路を用意してください。翌日の対応では遅い場合があります。キャンセルの連絡方法を、あらかじめ案内しておくことが有効です。

断るときの言い方は

代案を出してください。「空きがございません」で終えると、そこで終わります。別の日時や、キャンセル待ちの案内を続けると、次につながります。

出典

• VANNA公式 機能
• VANNA公式 料金

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。電話対応の運用は、営業の形や人員によって適した形が変わります。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。