サロンのアカウント管理｜誰が何に入れるかを、把握しているか

辞めたスタッフが、まだ予約の画面に入れる状態でした。誰が何に入れるのか、把握していませんでした。

アカウントは、増えるだけで減りません。棚卸しをしないと、把握できない状態になります。

何のアカウントがあるかを書き出す

まず、一覧を作ってください。予約や顧客の管理に使うもの、ホームページやドメインに関わるもの、地図の情報やSNS、決済と金融に関わるもの、仕入れ先の発注の画面、メールと連絡の手段、会計や申告に使うもの。書き出すと、想像より多くあります。

誰が何に入れるかを決める

全員が全部に入る必要はありません。役割ごとに、必要な範囲を決めてください。顧客の情報に入れる人は絞り、お金に関わるものは特に範囲を狭くします。新しく入った人に最初から全部を渡さず、必要になった時点で追加してください。範囲を決めたら、一覧に書いてください。頭の中では管理できません。

共有しない

同じアカウントを、複数人で使わないでください。誰が操作したか分からなくなり、問題が起きたときに経緯を追えなくなるためです。一人が辞めたときに、全員のパスワードを変えることにもなります。

人ごとにアカウントを作れる仕組みを選んでください。作れない仕組みしかない場合は、その範囲を最小にします。使う人が変わるたびに、記録してください。

パスワードの扱い

基本の運用です。一つ漏れると全部が危険になるため、同じものを複数のサービスで使い回さないでください。長さが効くので、短いものも避けてください。紙に書いて、見える場所に貼らないでください。

管理する仕組みを使えば、人の記憶に頼らずに済みます。口頭やメッセージで伝えないでください。記録に残り続けます。定期的に変えることより、使い回さないことのほうが重要です。

二段階の確認を入れる

パスワードだけに頼らない仕組みです。対応しているサービスでは、有効にしてください。お金と顧客の情報に関わるものは、特に優先します。確認に使う機器を失うと入れなくなるので、復旧の手段を用意してください。複数人で使う場合は、誰の機器で受けるかを決めます。設定した内容も記録してください。忘れると、復旧に時間がかかります。

なお、店の外から管理画面に入る運用をどこまで認めるかは店の外から管理画面に入るで扱っています。

退職と契約終了のときに消す

最も見落とされる場面です。辞める日までに削除する一覧を作り、削除した記録を残してください。パスワードの変更だけで済ませないでください。共有していたものは、変更が必要です。貸していた機器も回収します。外部に依頼していた相手のアカウントも対象なので、契約が終わったら削除してください。引き継ぎの手順は、サロンでスタッフが辞めるときで整理しています。

使っていないものを消す

放置が、危険を増やします。一度も使っていないサービスの登録が残っている場合がありますし、試しに作ったアカウントをそのままにしている場合もあります。使わなくなったサービスは解約してください。費用も止まります。解約の前に、データを書き出してください。詳しくは、サロンのデータを失わない備えで整理しています。退会と解約が別の場合があるので、両方を確認してください。

連絡先を自分のものにする

後で困る場面があります。登録に使うメールを個人のものにすると、担当が変わったときに届かなくなります。店の連絡先を作り、そこで受けてください。ドメインの登録者も、自分にしてください。制作を依頼した相手の名義になっている場合があります。

SNSや地図の情報も、管理する権限を自分が持っているかを確認してください。外部に任せている場合は、契約が終わったときに引き継げるかも確認します。自分の名義でないと、いざというときに動かせません。

VANNAでできること

VANNAでは、管理画面に入るユーザーを人ごとに追加・削除できます。退職者のユーザーを削除すれば、顧客情報を含む画面に入れなくなります。ユーザー数はプランごとに上限があり、Proは2名、Max以上はより多く登録できます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

パスワードを管理する機能はありません。認証情報の保管は、別に行うことになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

機器の管理

アカウントは、機器とつながっています。店の機器には画面の鍵をかけ、自動で入れる設定にしたまま放置しないでください。個人の機器で業務のアカウントに入る場合は、その扱いを決めてください。紛失したときの手順も決め、遠隔で使えなくする手段があるかを確認します。共用の機器では、使い終わったら出る運用にしてください。

偽の連絡に注意する

入力させようとする連絡があります。サービスからの通知を装った連絡が届くので、リンクから入らず、いつも使っている経路から入ってください。「至急」「停止」といった不安をあおる文面は、疑ってください。心当たりのない確認の通知が来た場合、誰かが試している可能性があります。判断に迷う場合は、そのサービスの正規の窓口に問い合わせてください。スタッフにも、この方針を伝えます。

外部に依頼している場合

自分以外が触る場面があります。ホームページの制作や発信の運用を任せる場合、アカウントを渡すことになるためです。渡す範囲は最小にしてください。全部の権限を渡す必要はない場合があります。自分のアカウントを貸すのではなく、その相手用のアカウントを作ってください。

契約が終わったら、そのアカウントを削除します。作業の内容といつ入ったかを確認できる形が、望ましくなります。顧客の情報に触れる場合は取り扱いの取り決めが必要になるため、専門家に確認してください。

入れなくなったときの備え

締め出される場面があります。パスワードを忘れる、確認用の機器を失う、メールが受け取れない。復旧の手段を、事前に確認してください。登録しているメールが今も受け取れるかは、年に一度は確認します。予備の連絡先を登録できる場合は、設定しておいてください。復旧に本人確認の書類が要る場合があるので、手元にあるかも確認します。営業に必須のものほど、優先して備えてください。

記録の残し方

一覧の作り方です。サービス名、用途、誰が入れるか、契約の有無。パスワードそのものは一覧に書かず、見られない場所に保管してください。更新した日も残します。古い一覧は、役に立ちません。年に一度、見直す日を決めてください。人が入れ替わった直後も、見直す機会です。一覧が無いと、退職や障害のときに動けません。

費用も一覧で見える

アカウントの棚卸しは、費用の棚卸しでもあります。月額のかかるサービスをすべて書き出すと、使っていないのに引き落とされているものが見つかります。年払いのものは、更新の時期を書いてください。気づかないうちに更新されます。

無料で始めたものが、いつの間にか有料になっている場合もあります。支払いに使っているカードが期限切れになると、サービスが止まります。更新の時期を把握してください。合計は、月あたりで確認します。数が増えるほど、把握できなくなります。

一人で営業する場合

自分しか知らない状態が、危険になります。自分が動けなくなったとき、誰も入れません。信頼できる相手に必要最小限の情報を預ける方法があるので、預ける相手と範囲を決めてください。封をして保管し、必要になったときに開ける形もあります。備えの考え方は、一人サロンの緊急時の引き継ぎで整理しています。

スタッフがいる場合

方針を共有してください。アカウントは人ごとに作り、共有しないでください。自分の権限で足りない作業が生じたら、勝手に共有せず相談する形にします。パスワードを聞かれても教えないよう、伝えてください。心当たりのない通知が来たら、報告する形にしてください。

辞めるときの手順も、あらかじめ伝えてください。入るときに説明しておくと、後で気まずくなりません。責める前に、仕組みを疑ってください。共有が起きるのは、権限の設計に無理がある場合が多くあります。

よくある質問

まず何をしますか

アカウントの一覧を作ってください。予約と顧客、サイトとドメイン、集客、お金、仕入れ、連絡、会計。書き出すと、想像より多くあります。

誰が何に入れるか、どう決めますか

役割ごとに必要な範囲を決めてください。顧客の情報とお金に関わるものは、特に狭くします。新しく入った人に、最初から全部を渡さないでください。

アカウントを共有してよいですか

しないでください。誰が操作したか分からなくなり、一人が辞めたときに全員のパスワードを変えることになります。

パスワードで気をつけることは

使い回さないでください。一つ漏れると、全部が危険になります。短いものを避け、見える場所に貼らないでください。

定期的に変えるべきですか

変えることより、使い回さないことのほうが重要です。管理する仕組みを使うと、記憶に頼らずに済みます。

二段階の確認は必要ですか

対応しているサービスでは有効にしてください。お金と顧客の情報に関わるものは優先してください。復旧の手段も用意してください。

退職のときに何を消しますか

辞める日までに削除する一覧を作ってください。パスワードの変更だけで済ませず、貸していた機器も回収します。削除した記録も残してください。

使っていないアカウントは

解約してください。費用も止まります。ただし、解約の前にデータを書き出してください。退会と解約が別の場合もあります。

登録するメールは個人のものでよいですか

避けてください。担当が変わると届かなくなります。店の連絡先を作り、そこで受けてください。

ドメインの名義は確認していますか

制作を依頼した相手の名義になっている場合があります。自分の名義でないと、いざというときに動かせません。

機器の管理はどうしますか

画面の鍵をかけ、自動で入れる設定を放置しないでください。紛失したときの手順も決めてください。

偽の連絡を見分けるには

リンクから入らず、いつも使っている経路から入ってください。「至急」「停止」といった不安をあおる文面は疑ってください。

心当たりのない確認の通知が来ました

誰かが試している可能性があります。判断に迷う場合、そのサービスの正規の窓口に問い合わせてください。

外部に依頼する場合の渡し方は

自分のアカウントを貸さず、その相手用のアカウントを作ってください。渡す範囲は最小にし、契約が終わったら削除します。

入れなくなったときの備えは

復旧の手段を事前に確認してください。登録しているメールが今も受け取れるか、年に一度は確認します。予備の連絡先も設定しておいてください。

一覧には何を書きますか

サービス名と用途、入れる人、契約と費用、最終の確認日。パスワードそのものは書かないでください。

費用の把握にも使えますか

使えます。月額のかかるサービスを書き出すと、使っていないのに引き落とされているものが見つかります。年払いは更新の時期も書いてください。

一人で営業しています

自分が動けなくなったとき、誰も入れません。信頼できる相手に必要最小限を預け、範囲を決めてください。

共有が起きてしまいます

責める前に、仕組みを疑ってください。権限の設計に無理があると、現場は共有で回そうとします。

いつ棚卸ししますか

年に一度、日を決めてください。人が入れ替わった直後も、見直す機会です。決めていないと、退職や障害のときまで気づけません。

どこから手をつけますか

顧客の情報とお金に関わるものからです。数が多くて進まない場合、この二つだけでも先に確認してください。被害が大きい順に潰すのが現実的です。

出典

• 情報処理推進機構 情報セキュリティ
• 個人情報保護委員会 事業者向け資料
• 総務省 国民のためのサイバーセキュリティサイト
• VANNA公式 機能

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。必要な対策は、扱う情報の内容や事業の規模によって変わります。判断に迷う場合、専門家や各サービスの正規の窓口にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。