同意の記録をどう残すか｜撮影・連絡先・お知らせ・施術の記録
最終更新: 2026年7月29日
Summary
サロンがお客様から得た同意を記録に残す方法を整理します。口頭では残らない理由、同意が必要な四つの場面、範囲を分けて聞く手順、書面と顧客の記録への残し方、日付を書く意味、撤回されたときの対応と使った場所の記録、未成年の方への配慮を扱います。
「この写真、載せてもいいですか」と聞いて、「いいですよ」と言われました。1年後、その方から「消してほしい」と連絡が来ました。いつ、どこまで許可をもらったか、記録がありませんでした。
同意は、取るだけでは足りません。残していないと、後で証明できません。
口頭の同意は残らない
まず、この前提です。
「いいですよ」と言われても、記録は残りません。
後で「そんなことは言っていない」となる場合があります。
悪意がなくても、記憶は食い違います。
何に同意が要るか
場面を整理してください。
写真の撮影と、公開。
連絡先の取得と、その利用。
お知らせや案内の送信。
施術の記録の保管。
この四つが、主な場面です。
| 場面 | 記録する内容 |
|---|---|
| 写真 | 撮影の可否／公開の範囲 |
| 連絡先 | 何に使うか |
| お知らせ | 送ってよいか |
| 施術の記録 | 保管の期間 |
範囲を分けて聞く
まとめて聞かないでください。
「写真を撮ってよいですか」と「公開してよいですか」は別です。
「連絡先を教えてください」と「案内を送ってよいですか」も別です。
一つずつ、確認してください。
何に使うかを伝える
説明の義務です。
連絡先を取得するとき、何に使うかを伝えてください。
予約の連絡だけか、案内も送るか。
伝えていない用途に、使わないでください。
書面で残す
最も確実な方法です。
初回の記入の用紙に、同意の欄を設けてください。
「写真の公開に同意する」の項目を作り、印を付けてもらいます。
日付も、あわせて記入してもらってください。
選べる形にする
強制にしないでください。
同意しない選択が、できる形にしてください。
「同意しないと施術を受けられない」形は、避けてください。
必要な範囲を超えた同意は、求めないでください。
顧客の記録に残す
探せる形が要ります。
同意の内容を、その方の記録に書いてください。
紙の台帳でも、画面でも構いません。
「写真：サイトのみ可（2026-07-15）」の形です。
日付を必ず書く
後で効きます。
いつ同意を得たかが、重要になります。
期間の制限がある場合、その起点になります。
日付のない記録は、根拠として弱くなります。
撤回できることを伝える
信頼につながります。
「後から取り消せます」と伝えてください。
その旨を伝えると、同意しやすくなります。
伝えずに取ると、後で問題になります。
撤回されたときの手順
決めておいてください。
撤回の連絡を受けたら、速やかに対応してください。
写真なら、公開を止めて削除します。
案内なら、送信の対象から外します。
対応した日を、記録してください。
削除の範囲を確認する
漏れが起きます。
サイトから消しても、投稿に残っている場合があります。
印刷物に使っている場合も、あります。
どこに使ったかを記録していないと、消せません。
使った場所を記録する
撤回に備える形です。
その写真を、どこに使ったか。
サイト、投稿、チラシ、掲載。
一覧にしておくと、撤回に対応できます。
スタッフにも同じ手順を
統一が必要です。
誰が聞いても、同じ形で記録する。
その手順を、紙に書いて共有してください。
人によって記録の仕方が違うと、探せません。
未成年の方の場合
追加の配慮が要ります。
未成年の方の写真を公開する場合、保護者の同意も確認してください。
本人が良いと言っても、それだけでは足りない場合があります。
判断に迷う場合、公開しない選択が確実です。
同意なく取得しない
原則です。
同意を得ていない情報を、取得しないでください。
会話の中で知った家族の情報などを、記録しないでください。
必要な範囲に、限ってください。
案内の停止を受け付ける
法令に関わります。
お知らせや案内を送っている場合、停止の申し出を受け付けてください。
停止の方法を、送る文面に書いてください。
申し出があったら、速やかに対象から外してください。
停止の記録も残す
対応の証明です。
いつ、誰から、何の停止を求められたか。
対応した日も、記録してください。
再び送ってしまう事故を、防げます。
目的を変えるとき
改めて同意が要ります。
予約の連絡のために取得した連絡先を、案内に使う場合。
これは、目的の変更です。
改めて、同意を得てください。
第三者に渡すとき
原則として同意が要ります。
顧客の情報を、外部に渡す場面があります。
その場合、事前に同意を得てください。
渡す相手と、範囲を明示してください。
業者に渡す場合
範囲を最小限にしてください。
制作や分析のために、業者に渡す場合があります。
渡す範囲を、必要な分だけにしてください。
扱いを、書面で定めてください。
同意の文言を作る
準備しておくと楽です。
聞くときの言い方を、決めておいてください。
「施術後の写真を、当店のサイトに掲載してもよろしいでしょうか」
毎回考えると、聞き漏らします。
保管の期間を決める
いつまで持つかです。
同意の記録も、いつまで保管するか決めてください。
顧客の記録と、同じ期間で構いません。
考え方は、顧客情報をいつまで持つかで整理しています。
用紙を作り直す
いま、できることです。
初回の記入の用紙に、同意の欄が無い場合。
その欄を足した用紙を、作ってください。
明日から使えます。
すでに来ている方への対応
過去の分の扱いです。
同意の記録が無い方が、多くいます。
その方の写真を使う場合、改めて確認してください。
次の来店のときに、聞いてください。
過去に使ったものの扱い
判断が要ります。
同意の記録が無いまま公開しているものがあります。
すぐ消す必要があるとは限りませんが、確認する価値があります。
判断に迷う場合、いったん外してください。
説明の掲示を出す
補う方法です。
店内に、情報の扱いについての掲示を出す方法があります。
サイトにも、同じ内容を載せてください。
考え方は、予約フォームで取得する顧客情報の記載義務で整理しています。
記録の置き場所
管理の一部です。
同意の記録には、名前が含まれます。
顧客の情報と同じ扱いで、保管してください。
誰でも見られる場所に、置かないでください。
断られても記録する
意外に重要です。
同意しなかった場合も、その旨を記録してください。
「写真：不可（2026-07-15）」の形です。
記録がないと、次に来たときにまた聞くことになります。
何度も聞かない
配慮の一つです。
一度断られた方に、繰り返し聞かないでください。
記録があれば、防げます。
求められたら見せる
当然の対応です。
「私はどこまで同意しましたか」と聞かれる場合があります。
記録があれば、その場で答えられます。
無いと、曖昧な返答になります。
定期的に見直す
年に1回で足ります。
同意を得ずに使っているものが、ないか。
期間の制限を過ぎたものが、ないか。
確認する日を、決めてください。
VANNAでできること
VANNAでは、顧客ごとにメモを残せます。同意の内容と日付を、その方の記録に残せます。顧客の記録はCSV形式で取り出せます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。
同意の書面を作成したり、法令への適合を判定したりする機能はありません。同意の管理は、別に行うことになります。この点は把握しておいてください。
料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。
今日やる一つ
これだけです。
初回の記入の用紙に、同意の欄を作ってください。
「写真の公開に同意する」の一行で足ります。
明日から使えます。
よくある質問
口頭の同意では足りませんか
記録が残りません。後で「そんなことは言っていない」となる場合があります。悪意がなくても、記憶は食い違います。
何に同意が要りますか
写真の撮影と公開、連絡先の取得と利用、お知らせの送信、施術の記録の保管。この四つが主な場面です。
まとめて聞いてよいですか
「撮ってよいか」と「公開してよいか」は別です。「連絡先を教えてください」と「案内を送ってよいか」も別です。
何を伝えますか
連絡先を取得するとき、何に使うかを伝えてください。伝えていない用途に、使わないでください。
どう記録しますか
初回の記入の用紙に、同意の欄を設けてください。「写真の公開に同意する」の項目に印を付けてもらい、日付も記入してもらいます。
同意しない方には
同意しない選択ができる形にしてください。「同意しないと施術を受けられない」形は避けてください。
顧客の記録にも書きますか
「写真：サイトのみ可（2026-07-15）」の形で書いてください。紙の台帳でも、画面でも構いません。
日付は必要ですか
いつ同意を得たかが重要になります。期間の制限がある場合、その起点になります。日付のない記録は、根拠として弱くなります。
撤回できることは伝えますか
「後から取り消せます」と伝えてください。伝えると同意しやすくなり、伝えずに取ると後で問題になります。
撤回されたら
速やかに対応してください。写真なら公開を止めて削除し、案内なら送信の対象から外します。対応した日も記録してください。
削除の漏れを防ぐには
サイトから消しても、投稿や印刷物に残っている場合があります。どこに使ったかを記録していないと、消せません。
使った場所は記録しますか
サイト、投稿、チラシ、掲載。一覧にしておくと、撤回に対応できます。
スタッフにも同じ手順を
誰が聞いても同じ形で記録する手順を、紙に書いて共有してください。人によって違うと、探せません。
未成年の方は
保護者の同意も確認してください。本人が良いと言っても、それだけでは足りない場合があります。迷う場合、公開しない選択が確実です。
会話で知った情報は
同意を得ていない情報を、記録しないでください。必要な範囲に限ってください。
案内の停止はどう受け付けますか
停止の方法を、送る文面に書いてください。申し出があったら、速やかに対象から外してください。
停止の記録も残しますか
いつ、誰から、何の停止を求められたか。対応した日も記録すると、再び送る事故を防げます。
用途を変える場合は
予約の連絡のために取得した連絡先を案内に使うのは、目的の変更です。改めて同意を得てください。
外部に渡す場合は
原則として、事前に同意が要ります。渡す相手と範囲を明示してください。
業者に渡すときは
渡す範囲を必要な分だけにし、扱いを書面で定めてください。
聞き方は決めますか
「施術後の写真を、当店のサイトに掲載してもよろしいでしょうか」。毎回考えると、聞き漏らします。
保管の期間は
顧客の記録と同じ期間で構いません。いつまで保管するかを決めてください。
いま何から始めますか
初回の記入の用紙に、同意の欄を足した版を作ってください。明日から使えます。
すでに来ている方は
同意の記録が無い方が多くいます。次の来店のときに、改めて確認してください。
過去に公開したものは
すぐ消す必要があるとは限りませんが、確認する価値があります。迷う場合、いったん外してください。
掲示は出しますか
店内に情報の扱いについての掲示を出し、サイトにも同じ内容を載せてください。
置き場所は
同意の記録には名前が含まれます。顧客の情報と同じ扱いで保管し、誰でも見られる場所に置かないでください。
断られた場合も記録しますか
「写真：不可（2026-07-15）」の形で記録してください。無いと、次に来たときにまた聞くことになります。
何度も聞いてよいですか
一度断られた方に、繰り返し聞かないでください。記録があれば、防げます。
見せてほしいと言われたら
記録があれば、その場で答えられます。無いと、曖昧な返答になります。
見直しの頻度は
年に1回で足ります。同意を得ずに使っているものや、期間の制限を過ぎたものがないかを確認してください。
今日は何をしますか
初回の記入の用紙に、同意の欄を作ってください。「写真の公開に同意する」の一行で足ります。明日から使えます。
出典
本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。同意の取得と記録に求められる対応は、取り扱う情報の内容と個別の事情によって変わります。判断に迷う場合は、専門家や所管の窓口にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。
