同意の記録をどう残すか｜撮影・連絡先・お知らせ・施術の記録

「この写真、載せてもいいですか」と聞いて、「いいですよ」と言われました。1年後、その方から「消してほしい」と連絡が来ました。いつ、どこまで許可をもらったか、記録がありませんでした。

同意は、取るだけでは足りません。残していないと、後で証明できないためです。

口頭の同意は残らない

まず、この前提から。「いいですよ」と言われても、記録は残りません。後で「そんなことは言っていない」となる場合があります。悪意がなくても、記憶は食い違うためです。

何に同意が要るか

場面を、整理してください。写真の撮影と公開、連絡先の取得とその利用、お知らせや案内の送信、施術の記録の保管。この四つが、主な場面になります。

範囲を分けて聞く

ここは、まとめて聞かないでください。「写真を撮ってよいですか」と「公開してよいですか」は、別だからです。「連絡先を教えてください」と「案内を送ってよいですか」も、別になります。一つずつ、確認してください。

連絡先を取得するときは、何に使うかを伝えてください。予約の連絡だけか、案内も送るか。伝えていない用途には、使わないことです。

書面で残す

これが、最も確実な方法になります。初回の記入の用紙に、同意の欄を設けてください。「写真の公開に同意する」の項目を作って、印を付けてもらいます。日付も、あわせて記入してもらうことです。

ただし、強制にしないでください。同意しない選択ができる形に、します。「同意しないと施術を受けられない」形は、避けることです。必要な範囲を超えた同意も、求めないでください。

顧客の記録に残す

ここは、探せる形が要ります。同意の内容を、その方の記録に書いてください。紙の台帳でも、画面でも構いません。「写真：サイトのみ可（2026-07-15）」という形です。

日付は、必ず書いてください。いつ同意を得たかが、後で重要になるためです。期間の制限がある場合は、その起点にもなります。日付のない記録は、根拠として弱くなります。

撤回できることを伝える

これは、信頼につながります。「後から取り消せます」と伝えることで、同意しやすくなるためです。逆に伝えずに取ると、後で問題になります。

撤回されたときの手順

ここも、決めておいてください。撤回の連絡を受けたら、速やかに対応します。写真なら、公開を止めて削除する。案内なら、送信の対象から外す。対応した日も、記録することです。

削除は、漏れが起きます。サイトから消しても投稿に残っている場合や、印刷物に使っている場合があるためです。どこに使ったかを記録していないと、消せません。

ですから、使った場所を記録してください。その写真をサイト、投稿、チラシ、掲載のどこに使ったか。一覧にしておくことで、撤回に対応できます。

スタッフにも同じ手順を

ここは、統一が必要です。誰が聞いても、同じ形で記録する。その手順を、紙に書いて共有してください。人によって記録の仕方が違うと、探せないためです。

未成年の方の場合

この場合は、追加の配慮が要ります。未成年の方の写真を公開する場合、保護者の同意も確認してください。本人が良いと言っても、それだけでは足りない場合があるためです。判断に迷う場合は、公開しない選択が確実になります。

同意なく取得しない

これは、原則です。同意を得ていない情報を、取得しないでください。会話の中で知った家族の情報なども、記録しないことです。必要な範囲に、限ってください。

案内の停止を受け付ける

ここは、法令に関わります。お知らせや案内を送っている場合は、停止の申し出を受け付けてください。停止の方法も、送る文面に書きます。申し出があったら、速やかに対象から外すことです。

停止の記録も、残してください。いつ、誰から、何の停止を求められたか。対応した日も記録することで、再び送ってしまう事故を防げます。

目的を変えるとき

ここは、改めて同意が要ります。予約の連絡のために取得した連絡先を案内に使う場合、これは目的の変更にあたるためです。改めて、同意を得てください。

顧客の情報を外部に渡す場面も、原則として同意が要ります。事前に同意を得たうえで、渡す相手と範囲を明示してください。

制作や分析のために業者に渡す場合は、範囲を最小限にしてください。渡す範囲を必要な分だけにして、扱いを書面で定めます。

同意の文言を作る

準備しておくことで、楽になります。聞くときの言い方を、決めておいてください。「施術後の写真を、当店のサイトに掲載してもよろしいでしょうか」。毎回考えると、聞き漏らすためです。

保管の期間を決める

これは、いつまで持つかの話です。同意の記録も、いつまで保管するかを決めてください。顧客の記録と、同じ期間で構いません。考え方は、顧客情報をいつまで持つかで整理しています。

用紙を作り直す

これは、いまできることです。初回の記入の用紙に同意の欄が無い場合は、その欄を足した用紙を作ってください。明日から、使えます。

すでに来ている方への対応

これは、過去の分の扱いです。同意の記録が無い方は、多くいます。その方の写真を使う場合は、次の来店のときに改めて確認してください。

同意の記録が無いまま公開しているものも、あるはずです。すぐ消す必要があるとは限りませんが、確認する価値はあります。判断に迷う場合は、いったん外すことです。

説明の掲示を出す

これは、補う方法です。店内に、情報の扱いについての掲示を出す方法があります。サイトにも、同じ内容を載せてください。考え方は、予約フォームで取得する顧客情報の記載義務で整理しています。

記録の置き場所

これも、管理の一部です。同意の記録には名前が含まれるため、顧客の情報と同じ扱いで保管してください。誰でも見られる場所には、置かないことです。

断られても記録する

これは、意外に重要です。同意しなかった場合も、「写真：不可（2026-07-15）」の形でその旨を記録してください。記録がないと、次に来たときにまた聞くことになるためです。

一度断られた方に、繰り返し聞かないでください。記録があることで、防げます。

求められたら見せる

これは、当然の対応です。「私はどこまで同意しましたか」と聞かれる場合があります。記録があれば、その場で答えられます。無いと、曖昧な返答になるためです。

定期的に見直す

これは、年に1回で足ります。同意を得ずに使っているものがないか、期間の制限を過ぎたものがないか。確認する日を、決めてください。

同意の欄に書く項目を絞る

用紙に項目を並べすぎると、読まれずに印だけを付けられます。それでは、同意を得たことになりません。

項目は、写真の公開と案内の送信。この二つから、始めてください。それぞれに「はい／いいえ」を置いて、日付と署名の欄を添えます。細かく分けたくなりますが、増やすほど読まれなくなるためです。渡すときに一言添えて、その場で読んでもらう形が確実になります。

記録が無いまま使っている分を洗い出す

いま公開しているものを、一度並べてください。サイトの写真、投稿の写真、印刷物の写真。それぞれについて、誰の写真で同意の記録があるかを確認します。

多くの店で、記録の無い分が出てきます。全部を消す必要はありませんが、どれが該当するかは把握しておいてください。連絡が来たときに、その場で探すことになるためです。把握していれば、すぐ対応できます。判断に迷うものから順に外していく形で、構いません。

VANNAでできること

VANNAでは、顧客ごとにメモを残せます。ですから同意の内容と日付を、その方の記録に残せます。顧客の記録は、CSV形式で取り出せます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

一方で同意の書面を作成したり、法令への適合を判定したりする機能はありません。同意の管理は、別に行うことになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

今日やる一つ

初回の記入の用紙に、同意の欄を作ってください。「写真の公開に同意する」の一行で、足ります。明日から、使えます。

よくある質問

口頭の同意では足りませんか

記録が残りません。後で「そんなことは言っていない」となる場合があります。悪意がなくても、記憶は食い違います。

何に同意が要りますか

写真の撮影と公開、連絡先の取得と利用、お知らせの送信、施術の記録の保管。この四つが主な場面です。

まとめて聞いてよいですか

「撮ってよいか」と「公開してよいか」は別です。「連絡先を教えてください」と「案内を送ってよいか」も別です。

何を伝えますか

連絡先を取得するとき、何に使うかを伝えてください。伝えていない用途に、使わないでください。

どう記録しますか

初回の記入の用紙に、同意の欄を設けてください。「写真の公開に同意する」の項目に印を付けてもらい、日付も記入してもらいます。

同意しない方には

同意しない選択ができる形にしてください。「同意しないと施術を受けられない」形は避けてください。

顧客の記録にも書きますか

「写真：サイトのみ可（2026-07-15）」の形で書いてください。紙の台帳でも、画面でも構いません。

日付は必要ですか

いつ同意を得たかが重要になります。期間の制限がある場合、その起点になります。日付のない記録は、根拠として弱くなります。

撤回できることは伝えますか

「後から取り消せます」と伝えてください。伝えると同意しやすくなり、伝えずに取ると後で問題になります。

撤回されたら

速やかに対応してください。写真なら公開を止めて削除し、案内なら送信の対象から外します。対応した日も記録してください。

削除の漏れを防ぐには

サイトから消しても、投稿や印刷物に残っている場合があります。どこに使ったかを記録していないと、消せません。

使った場所は記録しますか

サイト、投稿、チラシ、掲載。一覧にしておくと、撤回に対応できます。

スタッフにも同じ手順を

誰が聞いても同じ形で記録する手順を、紙に書いて共有してください。人によって違うと、探せません。

未成年の方は

保護者の同意も確認してください。本人が良いと言っても、それだけでは足りない場合があります。迷う場合、公開しない選択が確実です。

会話で知った情報は

同意を得ていない情報を、記録しないでください。必要な範囲に限ってください。

案内の停止はどう受け付けますか

停止の方法を、送る文面に書いてください。申し出があったら、速やかに対象から外してください。

停止の記録も残しますか

いつ、誰から、何の停止を求められたか。対応した日も記録すると、再び送る事故を防げます。

用途を変える場合は

予約の連絡のために取得した連絡先を案内に使うのは、目的の変更です。改めて同意を得てください。

外部に渡す場合は

原則として、事前に同意が要ります。渡す相手と範囲を明示してください。

業者に渡すときは

渡す範囲を必要な分だけにし、扱いを書面で定めてください。

聞き方は決めますか

「施術後の写真を、当店のサイトに掲載してもよろしいでしょうか」。毎回考えると、聞き漏らします。

保管の期間は

顧客の記録と同じ期間で構いません。いつまで保管するかを決めてください。

いま何から始めますか

初回の記入の用紙に、同意の欄を足した版を作ってください。明日から使えます。

すでに来ている方は

同意の記録が無い方が多くいます。次の来店のときに、改めて確認してください。

過去に公開したものは

すぐ消す必要があるとは限りませんが、確認する価値があります。迷う場合、いったん外してください。

掲示は出しますか

店内に情報の扱いについての掲示を出し、サイトにも同じ内容を載せてください。

置き場所は

同意の記録には名前が含まれます。顧客の情報と同じ扱いで保管し、誰でも見られる場所に置かないでください。

断られた場合も記録しますか

「写真：不可（2026-07-15）」の形で記録してください。無いと、次に来たときにまた聞くことになります。

何度も聞いてよいですか

一度断られた方に、繰り返し聞かないでください。記録があることで、防げます。

見せてほしいと言われたら

記録があれば、その場で答えられます。無いと、曖昧な返答になります。

見直しの頻度は

年に1回で足ります。同意を得ずに使っているものや、期間の制限を過ぎたものがないかを確認してください。

今日は何をしますか

初回の記入の用紙に、同意の欄を作ってください。「写真の公開に同意する」の一行で足ります。明日から使えます。

出典

• 個人情報保護委員会 個人情報保護法について
• 総務省 国民のための情報セキュリティサイト
• 消費者庁 消費者政策
• VANNA公式 機能

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。同意の取得と記録に求められる対応は、取り扱う情報の内容と個別の事情によって変わります。判断に迷う場合は、専門家や所管の窓口にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。