顧客情報をいつまで持つか｜保存の期間と、消し方を決める

開業から8年。台帳には、一度きりの来店で終わった方が数百人分残っています。連絡先も、施術の記録も、そのままです。

持ち続けることには、理由が要ります。理由がなくなったものは、消す対象です。

持ち続けることが前提ではない

まず、この認識から始めてください。顧客の情報は必要な範囲で持つもので、必要がなくなったものは消すことが求められます。「いつか来るかもしれない」は、理由として弱いものです。持ち続けるほど、漏れたときの被害が大きくなります。

消さないことの危険

具体的な影響です。情報が漏れた場合、対象の人数が増えてしまいます。古い情報ほど連絡が取れず、対応も難しくなるでしょう。管理する手間は増え続け、探す時間も長くなります。持っている量が、そのまま負担になります。

保存する期間を決める

決めていない店が、多くあります。法令で保存が求められる書類には期間の定めがありますが、そうでない情報は事業者が判断して決めるためです。決めていないと、消す判断ができません。期間を決めて、書面にしてください。

最終の来店から数える

分かりやすい基準です。「最後に来店された日から3年」という形にすると、来店のたびに期間が更新されます。継続して来ている方の情報は消えず、離れた方の情報だけが順に対象になります。3年か5年かは、業種と再来の周期で決めてください。

業種で期間が変わる

一律にしないでください。来店の周期が短い業種なら3年で足りますが、数年に一度の来店が普通なら長めに設定してください。その方が戻る可能性が、判断の材料になります。過去の実績で、何年ぶりの再来があったかを確認してください。

法令で定めのある書類

これは、別に扱ってください。帳簿や取引に関する書類には保存の期間が定められており、期間が来るまで消せません。税務に関する書類の保存は、領収書と帳簿の保存で整理しています。顧客の記録と帳簿は、分けて管理してください。

施術の記録の扱い

慎重に判断してください。過去の施術の内容は次回の施術に関わりますし、薬剤の反応や体質に関する記録は特に重要です。ただし、来なくなった方の記録を持ち続ける理由は薄くなります。期間を決めて、その後は消してください。

同意の記録の扱い

掲載の期間に、連動します。写真の掲載に同意をいただいた記録は、掲載している間は持ち続けてください。掲載を終えた後も、一定の期間は残します。後から確認を求められる場合があります。

応募者の情報

見落とされます。採用に応募された方の履歴書などは、選考が終わった後に持ち続ける理由が多くありません。返却するか廃棄するかを、決めてください。応募の時点で、扱いを伝えておきます。

消す作業を年に一度行う

日を決めてください。年に一度、期間を過ぎた記録を確認して、まとめて消す形が現実的です。決算の時期や年度の切り替わりが、扱いやすい時期です。思い立ったときにやる形では、続きません。

消す前に確認する

一度消すと、戻せません。本当に来なくなった方かを、確認してください。引っ越しや担当の交代で離れた方が、戻る場合があります。迷う場合は、連絡先だけを残して記録は消す方法もあります。判断の基準を、決めておいてください。

消し方を決める

削除するだけでは、足りない場合があります。画面から消しても、装置の中に残ることがあるためです。紙の記録は、裁断してください。そのまま捨てないでください。端末を手放す場合の手順は、端末を買い替える・捨てるときで整理しています。控えを取っている場所からも、消してください。

控えの中も忘れない

見落とされる場所です。本体から消しても、控えの中に残っています。雲の保存先、外付けの装置、パソコンの中。控えを取っている場所を一覧にして、これらすべてから消す必要があります。古い控えをいつまで残すかも、決めてください。

消した記録を残す

矛盾するようですが、必要です。いつ、どの範囲を消したかを記録してください。ただし、個人が特定できる形では残さないでください。「2026年7月、2021年以前の来店記録を削除」という形で足ります。後から問い合わせがあった場合に、説明できます。

本人から削除を求められた場合

期間に関係なく、対応します。本人から情報の削除を求められた場合、一定の要件を満たすなら応じる必要があるためです。対応の手順は、顧客から情報の開示や削除を求められたらで整理しています。期間を待たずに、対応してください。

休眠と削除は別に扱う

混ぜないでください。しばらく来ていない方を休眠として区分する運用がありますが、区分することと消すことは別です。休眠の方には、案内を送る場合があります。送る対象から外すことと記録を消すことも、別の判断です。区分の考え方は、顧客台帳を分けて使うで整理しています。

送らない設定と、消すことの違い

判断を分けてください。案内を送らないでほしいと言われた場合、その意思を記録して送る対象から外します。このとき、記録そのものを消す必要はありません。むしろ、送らない意思を記録するために情報が必要になります。

亡くなられた方の記録

配慮が要ります。ご家族から連絡をいただく場合があり、案内を送り続けるとご家族の負担になるためです。連絡を受けた時点で、送る対象から外してください。記録の扱いは、ご家族の意向を確認してください。

方針を掲示する

伝える義務があります。どんな情報を、何のために、どのくらい持つか。これを、来店される方に分かる形で示してください。サイトに掲載する形が、一般的です。作り方は、サロンのプライバシーポリシー必須項目テンプレートで整理しています。

集める範囲を減らす

そもそもの対策です。持つ情報が少なければ、管理も廃棄も軽くなります。本当に必要な項目だけを、聞いてください。生年月日は必要ですか。住所は必要ですか。必要がないなら、聞かないでください。集めた情報は、いずれ管理と廃棄の対象になります。

スタッフに伝える

一人では、管理できません。保存の期間と消す手順を、共有してください。個人の端末に控えを取らないよう、伝えてください。紙の記録の処分の方法も、伝えます。決めごとを1枚にして、渡してください。

事業を閉じるときの扱い

最後に、必要になります。店を閉める場合、顧客の情報をどうするかを決める必要があるためです。譲渡する場合は、本人の同意が必要なことがあります。閉じる場合は、適切に廃棄してください。手続きは、サロンを閉めるときの手続きで整理しています。

記録の全部を消さなくてよい場合

消すのは、個人が分かる部分です。来店の件数や月ごとの売上は経営の判断に使うので、これらまで消すと過去との比較ができなくなります。

氏名と連絡先を消して、件数だけを残す方法があります。「2021年の新規は120人」という形なら、個人には結びつきません。集計の値として残せば、期間の経過後も持っていられます。

ただし、他の情報と組み合わせて個人が特定できる形では、残さないでください。来店の日時と施術の内容が細かく残っていると、名前がなくても分かる場合があります。どこまで残すかは、税理士や専門家に確認してください。

VANNAでできること

VANNAでは、顧客の情報を項目ごとに管理でき、不要になった記録を管理画面から削除できます。最終の来店日も記録されるため、期間の判断に使えます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

保存の期間を自動で判定したり、期限が来た記録を自動で消したりする機能はありません。期間の設計と削除の実行は、店側で行うことになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

今月決める三つ

これだけ決めてください。最終の来店から何年で消すか。年に一度、消す作業を行う日。紙の記録の処分の方法。この三つを紙に書いて、決めごとの一覧に加えてください。

よくある質問

ずっと持っていてよいですか

顧客の情報は、必要な範囲で持つものです。必要がなくなったものは、消すことが求められます。「いつか来るかもしれない」は、理由として弱いものです。

消さないと何が問題ですか

漏れた場合の対象の人数が増えます。古い情報ほど連絡が取れず、対応が難しくなります。管理と検索の手間も増え続けます。

期間はどう決めますか

法令で定めのある書類は、その期間に従います。そうでない情報は、事業者が判断して決め、書面にしてください。

起点は何にしますか

最後に来店された日です。来店のたびに更新され、継続して来ている方の情報は消えません。離れた方の情報だけが対象になります。

何年にしますか

3年か5年を、業種と再来の周期で決めてください。過去に何年ぶりの再来があったかを確認すると、判断できます。

帳簿はどう扱いますか

法令で保存の期間が定められています。期間が来るまで消せません。顧客の記録とは、分けて管理してください。

施術の記録は

薬剤の反応や体質の記録は重要ですが、来なくなった方の記録を持ち続ける理由は薄くなります。期間を決めて、その後は消してください。

同意の記録は

掲載している間は持ち続け、終えた後も一定の期間は残してください。後から確認を求められる場合があります。

応募者の情報は

選考が終わった後、持ち続ける理由は多くありません。返却するか廃棄するかを決め、応募の時点で扱いを伝えてください。

いつ消しますか

年に一度、日を決めてください。決算の時期や年度の切り替わりが扱いやすい時期です。思い立ったときでは続きません。

消す前に確認することは

本当に来なくなった方かを確認してください。迷う場合、連絡先だけを残して記録は消す方法もあります。

消し方に決まりはありますか

画面から消しても、装置の中に残る場合があります。紙の記録は裁断してください。そのまま捨てないでください。

控えはどうしますか

本体から消しても、控えの中に残っています。控えを取っている場所を一覧にして、すべてから消してください。

消した記録は残しますか

いつ、どの範囲を消したかを記録してください。個人が特定できる形では残さないでください。問い合わせがあったときに説明できます。

本人から削除を求められたら

期間に関係なく、対応してください。一定の要件を満たす場合、応じる必要があります。

休眠の区分と削除は同じですか

別です。区分することと消すことは違います。案内を送る対象から外すことと、記録を消すことも別です。

送らないでほしいと言われたら

その意思を記録して、送る対象から外してください。記録そのものを消す必要はありません。送らない意思を記録するために、情報が必要になります。

亡くなられた方の記録は

案内を送り続けると、ご家族の負担になります。連絡を受けた時点で送る対象から外し、記録の扱いはご家族の意向を確認してください。

方針は掲示しますか

どんな情報を、何のために、どのくらい持つか。来店される方に分かる形で示してください。サイトに掲載する形が一般的です。

減らす方法はありますか

そもそも集める範囲を減らしてください。生年月日は必要ですか、住所は必要ですか。集めた情報は、いずれ管理と廃棄の対象になります。

スタッフには何を伝えますか

保存の期間と消す手順、個人の端末に控えを取らないこと、紙の記録の処分の方法。1枚にして渡してください。

店を閉めるときは

譲渡する場合、本人の同意が必要な場合があります。閉じる場合、適切に廃棄してください。

今月は何を決めますか

最終の来店から何年で消すか、年に一度消す作業を行う日、紙の記録の処分の方法。この三つです。

集計の数字まで消しますか

消さなくて構いません。氏名と連絡先を消して、件数だけを残す方法があります。ただし、他の情報と組み合わせて個人が分かる形では残さないでください。

出典

• 個人情報保護委員会 個人情報保護法について
• 個人情報保護委員会 ガイドライン（通則編）
• 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）情報セキュリティ
• VANNA公式 機能

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。保存が求められる期間は、書類の種類と法令によって異なります。個別の判断は、専門家や所管の窓口にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。