顧客情報をいつまで持つか｜保存の期間と、消し方を決める
最終更新: 2026年7月29日
Summary
サロンの顧客情報の保存期間と廃棄を整理します。持ち続けることが前提でない理由、情報ごとの期間の考え方、最終の来店から数える基準、年に一度の削除の作業、消し忘れやすい控えと紙と端末、消した記録の残し方、集める範囲を減らす考え方を扱います。
開業から8年。台帳には、一度きりの来店で終わった方が数百人分残っています。連絡先も、施術の記録も、そのままです。
持ち続けることには、理由が要ります。理由がなくなったものは、消す対象です。
持ち続けることが前提ではない
まず、この認識から始めてください。
顧客の情報は、必要な範囲で持つものです。
必要がなくなったものは、消すことが求められます。
「いつか来るかもしれない」は、理由として弱いものです。
持ち続けるほど、漏れたときの被害が大きくなります。
消さないことの危険
具体的な影響です。
情報が漏れた場合、対象の人数が増えます。
古い情報ほど、連絡が取れず、対応が難しくなります。
管理する手間も、増え続けます。
探す時間も、長くなります。
持っている量が、そのまま負担になります。
保存する期間を決める
決めていない店が、多くあります。
法令で保存が求められる書類には、期間の定めがあります。
そうでない情報は、事業者が判断して決めます。
決めていないと、消す判断ができません。
期間を決めて、書面にしてください。
| 情報 | 期間の考え方 |
|---|---|
| 帳簿・領収書 | 法令の定めに従う |
| 施術の記録 | 最終の来店から数年 |
| 連絡先 | 最終の来店から数年 |
| 同意の記録 | 掲載の期間＋一定期間 |
| 応募者の情報 | 選考の終了後、短期間 |
最終の来店から数える
分かりやすい基準です。
「最後に来店された日から3年」という形にしてください。
来店のたびに、期間が更新されます。
継続して来ている方の情報は、消えません。
離れた方の情報だけが、順に対象になります。
3年か5年かは、業種と再来の周期で決めてください。
業種で期間が変わる
一律にしないでください。
来店の周期が短い業種なら、3年で足ります。
数年に一度の来店が普通なら、長めに設定してください。
その方が戻る可能性が、判断の材料になります。
過去の実績で、何年ぶりの再来があったかを確認してください。
法令で定めのある書類
これは別に扱ってください。
帳簿や、取引に関する書類には、保存の期間が定められています。
これらは、期間が来るまで消せません。
税務に関する書類の保存は、領収書と帳簿の保存で整理しています。
顧客の記録と、帳簿は、分けて管理してください。
施術の記録の扱い
慎重に判断してください。
過去の施術の内容は、次回の施術に関わります。
薬剤の反応や、体質に関する記録は、特に重要です。
ただし、来なくなった方の記録を持ち続ける理由は、薄くなります。
期間を決めて、その後は消してください。
同意の記録の扱い
掲載の期間に連動します。
写真の掲載に同意をいただいた記録があります。
掲載している間は、持ち続けてください。
掲載を終えた後も、一定の期間は残してください。
後から確認を求められる場合があります。
応募者の情報
見落とされます。
採用に応募された方の履歴書などがあります。
選考が終わった後、持ち続ける理由は、多くありません。
返却するか、廃棄するかを決めてください。
応募の時点で、扱いを伝えてください。
消す作業を年に一度行う
日を決めてください。
年に一度、期間を過ぎた記録を確認してください。
まとめて消す形が、現実的です。
決算の時期や、年度の切り替わりが、扱いやすい時期です。
思い立ったときにやる形では、続きません。
消す前に確認する
一度消すと、戻せません。
本当に来なくなった方かを、確認してください。
引っ越しや、担当の交代で離れた方が、戻る場合があります。
迷う場合、連絡先だけを残して、記録は消す方法もあります。
判断の基準を、決めておいてください。
消し方を決める
削除するだけでは足りない場合があります。
画面から消しても、装置の中に残る場合があります。
紙の記録は、裁断してください。そのまま捨てないでください。
端末を手放す場合の手順は、端末を買い替える・捨てるときで整理しています。
控えを取っている場所からも、消してください。
控えの中も忘れない
見落とされる場所です。
本体から消しても、控えの中に残っています。
控えを取っている場所を、一覧にしてください。
雲の保存先、外付けの装置、パソコンの中。
これらすべてから、消す必要があります。
古い控えを、いつまで残すかも決めてください。
消した記録を残す
矛盾するようですが、必要です。
いつ、どの範囲を消したかを、記録してください。
個人が特定できる形では、残さないでください。
「2026年7月、2021年以前の来店記録を削除」という形で足ります。
後から問い合わせがあった場合に、説明できます。
本人から削除を求められた場合
期間に関係なく対応します。
本人から、情報の削除を求められる場合があります。
一定の要件を満たす場合、応じる必要があります。
対応の手順は、顧客から情報の開示や削除を求められたらで整理しています。
期間を待たずに、対応してください。
休眠と削除は別に扱う
混ぜないでください。
しばらく来ていない方を、休眠として区分する運用があります。
区分することと、消すことは別です。
休眠の方には、案内を送る場合があります。
送る対象から外すことと、記録を消すことも、別です。
区分の考え方は、顧客台帳を分けて使うで整理しています。
送らない設定と、消すことの違い
判断を分けてください。
案内を送らないでほしい、と言われた場合。
その意思を記録して、送る対象から外してください。
このとき、記録そのものを消す必要はありません。
むしろ、送らない意思を記録するために、情報が必要になります。
亡くなられた方の記録
配慮が要ります。
ご家族から連絡をいただく場合があります。
案内を送り続けると、ご家族の負担になります。
連絡を受けた時点で、送る対象から外してください。
記録の扱いは、ご家族の意向を確認してください。
方針を掲示する
伝える義務があります。
どんな情報を、何のために、どのくらい持つか。
これを、来店される方に分かる形で示してください。
サイトに掲載する形が、一般的です。
作り方は、サロンのプライバシーポリシー必須項目テンプレートで整理しています。
集める範囲を減らす
そもそもの対策です。
持つ情報が少なければ、管理も廃棄も軽くなります。
本当に必要な項目だけを、聞いてください。
生年月日は必要ですか。住所は必要ですか。
必要がないなら、聞かないでください。
集めた情報は、いずれ管理と廃棄の対象になります。
スタッフに伝える
一人で管理できません。
保存の期間と、消す手順を共有してください。
個人の端末に控えを取らないよう、伝えてください。
紙の記録の処分の方法も、伝えてください。
決めごとを1枚にして、渡してください。
事業を閉じるときの扱い
最後に必要になります。
店を閉める場合、顧客の情報をどうするかを決める必要があります。
譲渡する場合、本人の同意が必要な場合があります。
閉じる場合、適切に廃棄してください。
手続きは、サロンを閉めるときの手続きで整理しています。
VANNAでできること
VANNAでは、顧客の情報を項目ごとに管理でき、不要になった記録を管理画面から削除できます。最終の来店日も記録されるため、期間の判断に使えます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。
保存の期間を自動で判定したり、期限が来た記録を自動で消したりする機能はありません。期間の設計と削除の実行は、店側で行うことになります。この点は把握しておいてください。
料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。
今月決める三つ
これだけ決めてください。
最終の来店から何年で消すか。
年に一度、消す作業を行う日。
紙の記録の処分の方法。
この三つを紙に書いて、決めごとの一覧に加えてください。
よくある質問
ずっと持っていてよいですか
顧客の情報は、必要な範囲で持つものです。必要がなくなったものは、消すことが求められます。「いつか来るかもしれない」は、理由として弱いものです。
消さないと何が問題ですか
漏れた場合の対象の人数が増えます。古い情報ほど連絡が取れず、対応が難しくなります。管理と検索の手間も増え続けます。
期間はどう決めますか
法令で定めのある書類は、その期間に従います。そうでない情報は、事業者が判断して決め、書面にしてください。
起点は何にしますか
最後に来店された日です。来店のたびに更新され、継続して来ている方の情報は消えません。離れた方の情報だけが対象になります。
何年にしますか
3年か5年を、業種と再来の周期で決めてください。過去に何年ぶりの再来があったかを確認すると、判断できます。
帳簿はどう扱いますか
法令で保存の期間が定められています。期間が来るまで消せません。顧客の記録とは、分けて管理してください。
施術の記録は
薬剤の反応や体質の記録は重要ですが、来なくなった方の記録を持ち続ける理由は薄くなります。期間を決めて、その後は消してください。
同意の記録は
掲載している間は持ち続け、終えた後も一定の期間は残してください。後から確認を求められる場合があります。
応募者の情報は
選考が終わった後、持ち続ける理由は多くありません。返却するか廃棄するかを決め、応募の時点で扱いを伝えてください。
いつ消しますか
年に一度、日を決めてください。決算の時期や年度の切り替わりが扱いやすい時期です。思い立ったときでは続きません。
消す前に確認することは
本当に来なくなった方かを確認してください。迷う場合、連絡先だけを残して記録は消す方法もあります。
消し方に決まりはありますか
画面から消しても、装置の中に残る場合があります。紙の記録は裁断してください。そのまま捨てないでください。
控えはどうしますか
本体から消しても、控えの中に残っています。控えを取っている場所を一覧にして、すべてから消してください。
消した記録は残しますか
いつ、どの範囲を消したかを記録してください。個人が特定できる形では残さないでください。問い合わせがあったときに説明できます。
本人から削除を求められたら
期間に関係なく、対応してください。一定の要件を満たす場合、応じる必要があります。
休眠の区分と削除は同じですか
別です。区分することと消すことは違います。案内を送る対象から外すことと、記録を消すことも別です。
送らないでほしいと言われたら
その意思を記録して、送る対象から外してください。記録そのものを消す必要はありません。送らない意思を記録するために、情報が必要になります。
亡くなられた方の記録は
案内を送り続けると、ご家族の負担になります。連絡を受けた時点で送る対象から外し、記録の扱いはご家族の意向を確認してください。
方針は掲示しますか
どんな情報を、何のために、どのくらい持つか。来店される方に分かる形で示してください。サイトに掲載する形が一般的です。
減らす方法はありますか
そもそも集める範囲を減らしてください。生年月日は必要ですか、住所は必要ですか。集めた情報は、いずれ管理と廃棄の対象になります。
スタッフには何を伝えますか
保存の期間と消す手順、個人の端末に控えを取らないこと、紙の記録の処分の方法。1枚にして渡してください。
店を閉めるときは
譲渡する場合、本人の同意が必要な場合があります。閉じる場合、適切に廃棄してください。
今月は何を決めますか
最終の来店から何年で消すか、年に一度消す作業を行う日、紙の記録の処分の方法。この三つです。
出典
本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。保存が求められる期間は、書類の種類と法令によって異なります。個別の判断は、専門家や所管の窓口にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。
