通信や機器が止まったとき｜紙で回す手順を、先に作る

回線が落ちて、予約の一覧が開けない。今日誰が何時に来るのか、誰も分かりません。

止まることは、必ず起きます。だから問題は、止まったときに営業を続けられるかです。

止まる前提で備える

回線は、落ちます。機器も、壊れます。サービスも、障害を起こします。だから「起きたら考える」では、その日の営業が止まります。止まった状態で何ができれば営業が続くかを、先に考えてください。必要なのは完璧な復旧ではなく、その日を乗り切る手順です。

何が止まると困るかを書き出す

まず、対象を特定してください。予約の一覧が、見られない。顧客の記録が、開けない。決済が、できない。連絡が、取れない。照明や給湯が、使えない。これらは原因も対処も別なので、分けて考えます。

前日に予約の一覧を紙にする

最も効く一手が、これです。翌日の予約を、閉店時に印刷してください。時刻、氏名、施術の内容、担当。これで、足ります。というのも紙が1枚あれば、その日は回るためです。印刷の環境がなければ、書き写す形でも構いません。1分で終わるので、毎日の習慣にしてください。

紙を置く場所を決める

いざというとき、探す時間が惜しくなります。だから受付の決まった場所に、置いてください。前日の分は、その日の終わりに処分します。というのも顧客の情報が書かれた紙なので、放置できないためです。処分の方法も、決めておきます。

決済が止まったときの備え

電子的な決済が使えない場面は、売上に直結します。だから現金で受けられる状態を保って、釣り銭を常に用意しておいてください。後日の請求にする場合は、その手順を決めておきます。いずれにせよ来店された方にその場で説明できる形にしておくことが、大事です。

現金を扱わない店の注意

現金を扱わない運用にしていると、止まったときの手段がありません。だから少額の釣り銭だけでも、用意してください。近隣に現金を引き出せる場所があるかも、把握しておきます。

通信の予備を持つ

店の回線が落ちても、手元の端末の回線が生きている場合があります。だからその端末から他の端末に回線を分ける機能を、確認してください。使い方も、事前に試しておきます。本番で初めて触ると、手間取るためです。通信の量に上限がある場合は、その範囲も確認しておいてください。

電源が落ちた場合

電源が落ちると、対処の幅が狭くなります。というのも照明が消えれば施術ができない場合があり、給湯が使えないと洗う工程が止まるためです。だから停電の場合は、営業を中止する判断が要ります。その基準を、先に決めておいてください。

判断の基準を決めておく

どの状態なら、営業を続けるか。どの状態なら、中止するか。安全に関わる場合は、迷わず中止してください。というのも決めていないと、無理に続けて事故につながるためです。

連絡の手段を確保する

止まったことを、伝える必要があります。だから予約が入っている方に連絡できる状態を、保ってください。顧客の連絡先が止まった道具の中にしかないと、連絡できないためです。紙の一覧に、連絡先も含めておきます。店の電話が使えない場合に個人の端末から連絡する形も、決めておいてください。

顧客への案内の文面を用意する

慌てて書かないで済むよう、文面を事前に用意してください。「システムの不具合により、本日の営業を〇〇に変更します」といった形です。出す場所も、決めておきます。店頭、電話の応答、サイト。書いておけば、その場で貼るだけで済むためです。

復旧の見込みを確認する場所

サービスの障害は、提供する側が状況を公開している場合があります。だからその場所を、事前に記録しておいてください。というのも自分の環境の問題か全体の障害かで、対処が変わるためです。他の端末から見て同じ症状かも、確認します。

自分の環境か、全体かを切り分ける

他の端末で開けるなら、その端末の問題です。回線を変えて開けるなら、回線の問題になります。どの端末でも開けないなら、サービス側の問題です。だからこの切り分けを、3分で行える手順にしておいてください。

復旧した後の作業

復旧したら、そのまま戻らないでください。止まっている間に受けた予約を記録に入力して、紙で受けた決済も反映します。漏れやすい作業なので、その日のうちに行ってください。入れ忘れると、翌日以降に食い違いが出るためです。

予約の受け口が止まった場合

新しい予約が入らない状態は、その日の売上にすぐは影響しません。ただし止まっている間の予約は、失われます。だから電話で受けられる状態を案内して、店頭とサイトに代わりの連絡先を出してください。復旧後は、その間に受けた予約を入力します。

顧客の記録が開けない場合

前回の内容、使った材料、注意する点。これらが分からないまま施術すると、事故につながる場合があります。だから来店された方に、直接聞いてください。「記録を確認できないため、念のため伺います」と伝えれば、理解されます。特にアレルギーや既往は、必ず口頭で確認します。

施術を延期する判断

ここは、安全が優先します。記録が確認できず聞き取りでも不安が残る場合は、薬剤を使う施術を延期する判断があります。延期する場合、料金は請求しないでください。次回の予約を、その場で取ります。無理に施術して事故が起きるより、損失ははるかに小さくなるためです。

復旧を待つ時間の使い方

止まっている間も、できることがあります。掃除、備品の整理、材料の在庫の確認。だから紙で行える作業を、一覧にしておいてください。待つだけの時間を、作らないことです。スタッフにも、その一覧を共有しておきます。

記録に残す

いつ、何が、どのくらい止まったか。どう対処したか。困った点は、何か。これを残せば、次の備えが具体的になります。同じことが繰り返し起きるなら、道具そのものを見直してください。

頻繁に止まる道具は乗り換える

月に何度も止まる道具は、営業に支障が出ています。だから、我慢しないでください。止まった回数と時間を記録すれば、乗り換えの判断ができます。選ぶときの基準は、サロンの道具を選ぶ前にで整理しています。

保存先を分けておく

顧客の記録や写真を、一箇所だけに置かないでください。必ず、別の場所に控えを持ちます。控えの取り方は、サロンのデータを失わない備えで整理しています。なお止まることと失うことは別の問題なので、両方に備えてください。

止まっている間の伝え方

お客様に「システムが止まっていまして」と説明すると、店の管理が甘いという印象を与えかねません。かといって黙っていると、待たせた理由が伝わりません。だから「本日、確認にお時間をいただいています」と、事実だけを短く伝えるのが無難です。復旧の見込みが立っていないなら、それも正直に伝えてください。曖昧に濁すより、はっきり言うほうが信用は保てます。

止まりやすい時期を知っておく

障害は、いつでも同じ確率で起きるわけではありません。大型の連休の前後、年末年始、大きな更新があった直後。こうした時期は問い合わせの窓口も混み合い、復旧までの時間が延びます。しかも繁忙期と重なれば影響も大きくなるので、その時期だけは紙の備えを厚くしておいてください。

スタッフに手順を共有する

障害は、自分がいない日にも起きます。だから止まったときに何をするかを、書いて渡してください。紙の一覧の場所、決済の代替、連絡の手順、判断の基準。これを1枚にまとめて、受付に置きます。

試す日を作る

読むだけでは、身につきません。だから閉店後に、回線を切って試してみてください。紙の一覧で、予約が確認できるか。現金で、会計ができるか。30分で試せますし、年に一度で足ります。

VANNAでできること

VANNAでは、予約の一覧を画面から確認でき、印刷して手元に持つ運用ができます。顧客の連絡先も店側の記録として蓄積されるため、SNSや外部の道具が止まっても連絡が取れます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

回線や電源の障害に備える機能や、代替の通信を提供する機能はありません。止まったときの手順は、別に用意することになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

今日できる三つ

閉店時に翌日の予約を紙に出す習慣を、作る。釣り銭を用意して、現金で受けられる状態にする。止まったときの手順を1枚に書いて、受付に置く。いずれも、今日から始められます。

よくある質問

止まることは避けられますか

避けられません。回線は落ち、機器は壊れ、サービスは障害を起こします。必要なのは復旧ではなく、その日を乗り切る手順です。

何から備えますか

翌日の予約を、閉店時に紙にしてください。時刻、氏名、施術の内容、担当。紙が1枚あれば、その日は回ります。1分で終わります。

紙はどこに置きますか

受付の決まった場所です。前日の分は、その日の終わりに処分してください。顧客の情報が書かれた紙です。放置しないでください。

決済が止まったら

現金で受けられる状態を保ってください。釣り銭を常に用意し、後日の請求にする場合はその手順を決めておいてください。

現金を扱っていません

止まったときの手段がなくなります。少額の釣り銭だけでも用意し、近隣に現金を引き出せる場所があるかも把握しておいてください。

通信の予備は必要ですか

手元の端末から回線を分ける機能を確認してください。使い方は事前に試してください。本番で初めて触ると、手間取ります。

電源が落ちたら

照明が消えると施術ができない場合があり、給湯が止まると洗う工程が止まります。営業を中止する判断の基準を、先に決めてください。

続けるか中止するかの基準は

安全に関わる場合は、迷わず中止してください。決めていないと、無理に続けて事故につながります。

連絡が取れなくなりませんか

顧客の連絡先が、止まった道具の中にしかないと連絡できません。紙の一覧に連絡先も含めてください。

案内の文面は用意しますか

事前に用意してください。出す場所も、店頭、電話の応答、サイトと決めておけば、その場で貼るだけで済みます。

復旧の見込みはどこで分かりますか

サービス側が状況を公開している場合があります。その場所を事前に記録してください。

自分の問題か、全体かをどう見分けますか

他の端末で開けるならその端末の問題、回線を変えて開けるなら回線の問題、どの端末でも開けないならサービス側です。3分で切り分けてください。

復旧した後は

止まっている間に受けた予約と決済を、その日のうちに記録に入れてください。漏れやすい作業です。翌日以降に食い違いが出ます。

新しい予約が入らない場合は

電話で受けられる状態を案内し、店頭とサイトに代わりの連絡先を出してください。復旧後、その間に受けた予約を入力してください。

顧客の記録が開けないときは

来店された方に直接聞いてください。「記録を確認できないため、念のため伺います」と伝えれば理解されます。アレルギーや既往は必ず口頭で確認してください。

施術を延期してよいですか

記録が確認できず不安が残る場合、薬剤を使う施術は延期する判断があります。料金は請求せず、次回の予約をその場で取ってください。

待っている間は何をしますか

掃除、備品の整理、在庫の確認。紙で行える作業を一覧にしておいてください。待つだけの時間を作らないでください。

記録は残しますか

いつ、何が、どのくらい止まり、どう対処したか。残すと、次の備えが具体的になります。

頻繁に止まる場合は

止まった回数と時間を記録してください。記録があると、乗り換えの判断ができます。我慢し続けないでください。

データを失う場合とは別ですか

別の問題です。止まることと失うことは分けて備えてください。顧客の記録や写真は、一箇所だけに置かないでください。

スタッフには何を渡しますか

紙の一覧の場所、決済の代替、連絡の手順、判断の基準。1枚にまとめて、受付に置いてください。

手順は試しますか

閉店後に、回線を切って試してみてください。紙の一覧で予約が確認できるか、現金で会計ができるか。30分で試せます。年に一度で足ります。

費用はかかりますか

紙に出す、釣り銭を用意する、手順を書く。いずれも費用がほとんどかかりません。

お客様にはどう説明しますか

「本日、確認にお時間をいただいています」と、事実だけを短く伝えるのが無難です。復旧の見込みが立っていないなら、それも正直に伝えてください。

止まりやすい時期はありますか

大型の連休の前後、年末年始、大きな更新の直後です。問い合わせの窓口も混み合い、復旧が延びます。その時期は紙の備えを厚くしてください。

今日は何をすればよいですか

翌日の予約を紙に出す習慣、釣り銭の用意、手順を1枚に書いて受付に置く。この三つです。

出典

• 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）情報セキュリティ
• 内閣府 防災情報
• 中小企業庁 事業継続力強化
• VANNA公式 機能

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。必要な備えは、業種、設備、立地によって変わります。電気設備や消防に関する判断は、所管の窓口や専門の業者にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。