サロンの施術記録の書き方｜次回に使えるかで価値が決まる

前回の記録を開いたら、「カット」とだけ書いてある。これでは、何の役にも立ちません。

記録は、書くこと自体が目的ではありません。次回に使えるかどうかで、価値が決まるためです。

何のために書くのかを決める

目的が曖昧だと、内容も曖昧になります。記録の目的はいくつかあり、次回の施術で同じ品質を再現するため、前回の内容を繰り返す（あるいは繰り返さない）ための判断材料とするため、体質や体調に関わる情報を忘れないため、複数のスタッフがいる場合に担当が変わっても対応できるようにするため、そして問題が起きたときに経緯を示すためです。

どれを重く見るかで、書くべき内容が変わります。ですからまず、これを決めてください。

必ず書く項目を決める

毎回、同じ項目を書く形にしてください。日付と担当した人、行った施術の内容（何を、どこまで）、使ったものとその量や設定、かかった時間。なお時間は、予定と実際の両方が分かることで役に立ちます。

さらに、相手から出た要望とその言葉、こちらから説明した内容、次回に向けた申し送り。項目を固定することで、毎回考える必要がなくなり書く時間が短くなります。

具体的に書く

抽象的な記録は、使えません。「短めに」ではなく、どのくらい短くしたかを書いてください。「いつもどおり」も、書かないことです。いつもが何かが、分からなくなるためです。

数字が使えるなら、数字にしてください。時間、量、設定。固有の名称も、書きます。分類だけでは、特定できないためです。自分だけが分かる略語も、他の人が読めません。読み返したときに再現できるかを、基準にしてください。

相手の言葉をそのまま残す

要望は、言い換えないでください。「重く感じる」を「ボリュームが多い」と書き換えると、意味が変わる場合があるためです。そのままの言葉を残すことで、次回に確認できます。言い方の癖も、情報になります。

要望とこちらの判断は、分けて書いてください。混ざると、後で区別できないためです。満足していた点も、書きます。良かった点を、繰り返せるからです。不満があった点も、書きにくくても正確に残す価値があります。

体質や体調に関わること

安全に関わる情報は、優先して書いてください。薬剤への反応があった場合は、必ず記録します。肌や体の状態で気づいたこと、伝えられた既往や通院の情報も、必要な範囲で残してください。妊娠や体調の変化は、施術の内容に影響するためです。服用しているものについて伝えられた場合も、記録の対象になります。

これらは医療の判断ではなく、施術の可否を考えるための情報です。判断に迷う場合は、受診を勧めてください。書き方にも、配慮が要ります。決めつけた表現を避けて、聞いた事実として残します。

書く時間を確保する

書けない最大の理由は、時間です。ですから施術の直後に、書いてください。時間が経つと、細部を忘れるためです。予約の枠に書く時間を含めないと、後回しになります。

長く書く必要は、ありません。3分で書ける形に、してください。まとめて書こうとすると、混ざるためです。その日のうちに、書きます。翌日には、記憶が薄れています。短い項目を選ぶ形にすることで、入力も早くなります。

紙と電子

どちらでも、記録できます。紙は始めやすく、費用もかかりません。ただし探すのに時間がかかり、紛失や汚損の危険があります。持ち出すと、さらに危険が増すためです。

一方で電子は検索できるため、過去の履歴を追うのが早くなります。複数の場所から見られる形にすれば、担当が変わっても対応できます。なお移行する場合、過去の分をすべて入れ直す必要はありません。新しい分から、始めてください。どちらを選ぶにせよ、保管と廃棄の方法は決めておきます。

個人の情報として扱う

記録には、個人の情報が含まれます。ですから見える場所に、置かないでください。持ち帰ると、紛失の危険が生じるためです。見られる範囲も、決めておきます。全員が全部を見る必要は、ありません。

不要になった記録は、適切に処分してください。そのまま、捨てないことです。電子で管理する場合は、機器にパスワードをかけます。漏れた場合、報告や通知が必要になることがあるため、専門家に確認してください。保存する期間も、決めておきます。永久に持つ必要は、ありません。

VANNAでできること

VANNAでは、顧客ごとに来店の履歴と施術の内容をメモとして残せます。過去の記録を検索でき、担当が変わっても引き継げます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

医療上の記録として扱う機能はありません。医療に関わる記録が必要な場合、別の仕組みが要ります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

写真を残す場合

写真は、言葉より正確に伝わります。ただし撮影には、同意が必要です。目的と使う範囲を、伝えてください。掲載に使う場合と、記録に使う場合。目的が違えば、同意も別になります。

同じ角度、同じ明るさで撮ってください。条件が違うと、比べられなくなるためです。顔が写る場合は、特に配慮が要ります。保管の方法も、決めておきます。機器に入れたままにせず、不要になったら削除してください。

予約や購入の履歴と分ける

記録には、種類があります。いつ来たか、何を予約したかは来店の履歴。いくら支払ったか、何を買ったかは取引の記録。そしてどんな施術を行いどう反応したかが、施術の記録です。これらを混ぜると、探しにくくなります。

来店の履歴の整理は、サロンの顧客台帳の作り方で扱っています。施術の記録はそこから独立して、内容の再現に使う情報を持ちます。同じ画面から辿れる形にすることで、行き来が減ります。

初回に聞いておくこと

最初に聞き逃すと、後から聞きにくくなります。これまでどこで、どんな施術を受けてきたか。過去に困ったこと、合わなかったこと。日常の手入れの、習慣。来店の頻度の、希望。避けたいこと、譲れないこと。

聞いた内容は、その場で記録してください。後から、思い出せないためです。初回の記録が薄いと、二回目以降もずっと薄いままになります。

読み返す仕組み

書いただけでは、意味がありません。ですから来店の前に、必ず開いてください。これが、書く理由です。前回の内容と申し送りを、確認します。

同じ質問を、繰り返さないでください。記録がある意味が、なくなるためです。久しぶりの方ほど、記録が役に立ちます。読み返して書き方が不十分だと感じたら、その場で改善してください。

書きにくいことをどう残すか

すべてが好意的な内容とは、限りません。苦情や要望が強かった場面も、記録の対象です。ただし、事実として書いてください。感情的な評価は、書かないことです。「気難しい」ではなく、何があったかを書きます。

読んだ人が身構えすぎないよう、配慮してください。先入観を与えると、対応が悪くなるためです。その方に見られる可能性も、考えて書きます。開示を求められる場合が、あるためです。一方で対応を断る判断につながる場合には、記録が根拠になります。

スタッフがいる場合

書き方を、統一してください。まず、項目と順番を決めます。ばらばらだと、読むのに時間がかかるためです。書き方の例を用意することで、文章で説明するより早く伝わります。略語を使う場合は、一覧にしてください。

書けていない人がいれば、原因を確認してください。時間の問題か、それとも書き方が分からないのか。書いた記録を互いに読む機会を作ることで、基準がそろいます。ただし書くことを、評価の対象にしないでください。義務感だけでは、内容が薄くなるためです。

来なくなった方の記録

途絶えた方の記録にも、価値があります。最後の来店の内容を、確認してください。何かあった可能性が、あるためです。同じ時期に複数の方が離れているなら、共通の要因を探します。

戻ってこられた場合、以前の記録があることで対応が変わります。ですから、すぐに消さないでください。ただし保存の期間は、決めておきます。離れた理由が分かる場合は、記録に残してください。同じことを、繰り返さないためです。

開業したばかりの場合

最初から完璧を、目指さないでください。まず、必ず書く項目を三つか四つ決めます。続けられる形から、始めてください。増やすのは、後からできるためです。

数か月経ったら、読み返してください。足りない項目が、見つかります。自分で書いて自分で読む段階でも、記録は役に立ちます。覚えていると思っても、忘れるためです。来店の数が増えるほど、記憶は当てになりません。

施術の種類ごとに項目を変える

すべての施術に同じ項目を当てはめると、書けない欄が残ります。薬剤を使う施術では、使ったものと量と置いた時間が中心になります。器具を使う施術では、設定と当てた時間が中心です。一方で手技だけの施術では、強さと部位の希望が中心になります。

ですから種類ごとに、書く項目の型を分けてください。空欄が並ぶ記録は、次第に書かれなくなるためです。

よくある質問

何のために書きますか

品質の再現、判断の材料、安全の確保、担当の引き継ぎ、経緯の証明。目的によって書くべき内容が変わります。まず目的を決めてください。

何を書けばよいですか

日付と担当、施術の内容、使ったものと量や設定、かかった時間、相手の要望、説明した内容、次回への申し送り。項目を固定すると、書く時間が短くなります。

「いつもどおり」と書いてよいですか

書かないでください。いつもが何かが分からなくなります。数字が使えるなら数字にし、固有の名称を書いてください。

要望はどう書きますか

相手の言葉をそのまま残してください。言い換えると、意味が変わる場合があります。要望と、こちらの判断は分けて書いてください。

体質のことはどう扱いますか

安全に関わる情報は優先して書いてください。薬剤への反応、肌や体の状態、伝えられた既往。決めつけた表現を避け、聞いた事実として残します。

書く時間がありません

施術の直後に、3分で書ける形にしてください。予約の枠に書く時間を含めないと、後回しになります。まとめて書こうとすると、混ざります。

紙と電子、どちらがよいですか

紙は始めやすく、電子は検索できます。移行する場合、過去の分をすべて入れ直す必要はありません。新しい分から始めてください。

保管で気をつけることは

見える場所に置かず、持ち帰らないでください。見られる範囲を決め、不要になった記録は適切に処分してください。保存する期間も決めます。

写真を残してよいですか

同意が必要です。目的と使う範囲を伝えてください。掲載に使う場合と記録に使う場合で、同意は別です。同じ角度、同じ明るさで撮ってください。

書いた記録をどう使いますか

来店の前に必ず開いてください。これが書く理由です。同じ質問を繰り返さないでください。久しぶりの方ほど、記録が役に立ちます。

苦情も書くべきですか

事実として書いてください。感情的な評価を避け、何があったかを書きます。読む人に先入観を与えないよう配慮してください。

その方に見られる可能性はありますか

開示を求められる場合があります。見られることを前提に書いてください。判断に迷う場合、専門家に確認してください。

スタッフの書き方をそろえるには

項目と順番を決め、書き方の例を用意してください。文章で説明するより早く伝わります。互いに読む機会を作ると、基準がそろいます。

書けていない人がいます

原因を確認してください。時間か、書き方か。書くことを評価の対象にしないでください。義務感だけでは、内容が薄くなります。

予約の履歴と施術の記録は同じですか

別のものです。いつ来たかは来店の履歴、いくら支払ったかは取引の記録、どう施術しどう反応したかが施術の記録です。混ぜると、探しにくくなります。

初回に何を聞いておきますか

これまで受けてきた施術、過去に合わなかったこと、日常の手入れ、来店の頻度の希望、避けたいこと。初回の記録が薄いと、二回目以降もずっと薄いままになります。

開業したばかりです

必ず書く項目を三つか四つ決めてください。続けられる形から始めます。覚えていると思っても、来店の数が増えるほど記憶は当てになりません。

来なくなった方の記録は消しますか

すぐに消さないでください。戻ってこられた場合、以前の記録があると対応が変わります。ただし、保存の期間は決めておきます。

出典

• 個人情報保護委員会 事業者向け資料
• 厚生労働省 理容所及び美容所における衛生管理要領
• VANNA公式 機能

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。記録すべき内容や保存の期間は、業種や施術の内容によって変わります。個人の情報の取り扱いについては、必要に応じて専門家にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。