サロンの施術記録の書き方｜次回に使えるかで価値が決まる
最終更新: 2026年7月28日
Summary
施術記録の書き方を整理します。目的の決め方、必ず書く項目、具体的に書く基準、相手の言葉の残し方、体質に関わる情報、書く時間の確保、紙と電子の違い、個人の情報としての扱い、書きにくい内容の残し方を扱います。
前回の記録を開いたら、「カット」とだけ書いてある。これでは、何の役にも立ちません。
記録は、書くこと自体が目的ではありません。次回に使えるかどうかで、価値が決まります。
何のために書くのかを決める
目的が曖昧だと、内容も曖昧になります。
次回の施術で、同じ品質を再現するためです。
前回の内容を繰り返さない、または繰り返すための判断材料です。
体質や、体調に関わる情報を、忘れないためです。
複数のスタッフがいる場合、担当が変わっても対応できるようにするためです。
問題が起きたときに、経緯を示すためです。
目的によって、書くべき内容が変わります。まず、これを決めてください。
| 目的 | 主に書く内容 |
|---|---|
| 品質の再現 | 使ったもの、手順、時間 |
| 判断の材料 | 前回の反応、経過 |
| 安全の確保 | 体質、既往、注意点 |
| 引き継ぎ | 担当が変わっても分かる形 |
| 経緯の証明 | 説明した内容、同意 |
必ず書く項目を決める
毎回、同じ項目を書く形にしてください。
日付と、担当した人。
行った施術の内容。何を、どこまで。
使ったものと、その量や設定。
かかった時間。予定と、実際の両方が分かると役に立ちます。
相手から出た要望と、その言葉。
こちらから説明した内容。
次回に向けた申し送り。
項目を固定すると、書く時間が短くなります。毎回考える必要がなくなります。
具体的に書く
抽象的な記録は、使えません。
「短めに」ではなく、どのくらい短くしたかを書いてください。
「いつもどおり」と書かないでください。いつもが何かが、分からなくなります。
数字が使えるなら、数字にしてください。時間、量、設定。
固有の名称を書いてください。分類だけでは特定できません。
自分だけが分かる略語を使わないでください。他の人が読めません。
読み返したときに、再現できるかを基準にしてください。
相手の言葉をそのまま残す
要望は、言い換えないでください。
「重く感じる」を「ボリュームが多い」と書き換えると、意味が変わる場合があります。
そのままの言葉を残すと、次回に確認できます。
言い方の癖も、情報になります。
要望と、こちらの判断は、分けて書いてください。混ざると、後で区別できません。
満足していた点も書いてください。良かった点を繰り返せます。
不満があった点も、正確に書いてください。書きにくくても、残す価値があります。
体質や体調に関わること
安全に関わる情報は、優先して書いてください。
薬剤への反応があった場合、必ず記録してください。
肌や、体の状態で気づいたことも書きます。
伝えられた既往や、通院の情報は、必要な範囲で記録してください。
妊娠や、体調の変化があれば、施術の内容に影響します。
服用しているものについて伝えられた場合も、記録の対象です。
これらは、医療の判断ではありません。施術の可否を考えるための情報です。判断に迷う場合、受診を勧めてください。
書き方に配慮してください。決めつけた表現を避け、聞いた事実として残します。
書く時間を確保する
書けない最大の理由は、時間です。
施術の直後に書いてください。時間が経つと、細部を忘れます。
予約の枠に、書く時間を含めてください。含めないと、後回しになります。
長く書く必要はありません。3分で書ける形にしてください。
まとめて書こうとすると、混ざります。
その日のうちに書いてください。翌日には、記憶が薄れています。
短い項目を選ぶ形にすると、入力が早くなります。
紙と電子
どちらでも記録できます。
紙は、始めやすく、費用がかかりません。ただし、探すのに時間がかかります。
紛失や、汚損の危険があります。持ち出すと、さらに危険が増します。
電子は、検索できます。過去の履歴を追うのが早くなります。
複数の場所から見られる形にすると、担当が変わっても対応できます。
移行する場合、過去の分をすべて入れ直す必要はありません。新しい分から始めてください。
どちらでも、保管と廃棄の方法を決めてください。
個人の情報として扱う
記録には、個人の情報が含まれます。
見える場所に置かないでください。
持ち帰らないでください。紛失の危険が生じます。
見られる範囲を決めてください。全員が全部を見る必要はありません。
不要になった記録は、適切に処分してください。そのまま捨てないでください。
電子で管理する場合、機器にパスワードをかけてください。
漏れた場合、報告や通知が必要になる場合があります。専門家に確認してください。
保存する期間を決めてください。永久に持つ必要はありません。
VANNAでは、顧客ごとに来店の履歴と施術の内容をメモとして残せます。過去の記録を検索でき、担当が変わっても引き継げます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。
医療上の記録として扱う機能はありません。医療に関わる記録が必要な場合、別の仕組みが要ります。この点は把握しておいてください。
料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。
写真を残す場合
言葉より正確に伝わります。
撮影には、同意が必要です。目的と、使う範囲を伝えてください。
掲載に使う場合、記録に使う場合。目的が違えば、同意も別です。
同じ角度、同じ明るさで撮ってください。比べられなくなります。
顔が写る場合、特に配慮が要ります。
保管の方法を決めてください。機器に入れたままにしないでください。
不要になったら削除してください。
予約や購入の履歴と分ける
記録には、種類があります。
いつ来たか、何を予約したかは、来店の履歴です。
いくら支払ったか、何を買ったかは、取引の記録です。
どんな施術を行い、どう反応したかが、施術の記録です。
これらを混ぜると、探しにくくなります。
来店の履歴の整理は、サロンの顧客台帳の作り方で扱っています。
施術の記録は、そこから独立して、内容の再現に使う情報を持ちます。
同じ画面から辿れる形にすると、行き来が減ります。
初回に聞いておくこと
最初に聞き逃すと、後から聞きにくくなります。
これまでどこで、どんな施術を受けてきたか。
過去に困ったこと、合わなかったこと。
日常の手入れの習慣。
来店の頻度の希望。
避けたいこと、譲れないこと。
聞いた内容は、その場で記録してください。後から思い出せません。
初回の記録が薄いと、二回目以降もずっと薄いままになります。
読み返す仕組み
書いただけでは、意味がありません。
来店の前に、必ず開いてください。これが、書く理由です。
前回の内容と、申し送りを確認してください。
同じ質問を繰り返さないでください。記録がある意味がなくなります。
久しぶりの方ほど、記録が役に立ちます。
読み返して、書き方が不十分だと感じたら、その場で改善してください。
書きにくいことをどう残すか
すべてが好意的な内容とは限りません。
苦情や、要望が強かった場面も、記録の対象です。
事実として書いてください。感情的な評価を書かないでください。
「気難しい」ではなく、何があったかを書きます。
読んだ人が、身構えすぎないよう配慮してください。先入観を与えると、対応が悪くなります。
その方に見られる可能性も、考えて書いてください。開示を求められる場合があります。
対応を断る判断につながる場合、記録が根拠になります。
| 書き方 | 例 |
|---|---|
| 避ける | 感情的な評価、決めつけ |
| 残す | 起きた事実、日時、対応 |
| 配慮 | 読む人に先入観を与えない |
スタッフがいる場合
書き方を統一してください。
項目と、順番を決めてください。ばらばらだと、読むのに時間がかかります。
書き方の例を用意してください。文章で説明するより早く伝わります。
略語を使う場合、一覧にしてください。
書けていない人がいれば、原因を確認してください。時間か、書き方か。
書いた記録を、互いに読む機会を作ってください。基準がそろいます。
書くことを、評価の対象にしないでください。義務感だけでは、内容が薄くなります。
来なくなった方の記録
途絶えた方の記録も、価値があります。
最後の来店の内容を確認してください。何かあった可能性があります。
同じ時期に複数の方が離れているなら、共通の要因を探してください。
戻ってこられた場合、以前の記録があると対応が変わります。
すぐに消さないでください。ただし、保存の期間は決めておきます。
離れた理由が分かる場合、記録に残してください。同じことを繰り返さないためです。
開業したばかりの場合
最初から完璧を目指さないでください。
まず、必ず書く項目を三つか四つ決めてください。
続けられる形から始めます。増やすのは後からできます。
数か月経ったら、読み返してください。足りない項目が見つかります。
自分で書いて、自分で読む段階でも、記録は役に立ちます。
覚えていると思っても、忘れます。来店の数が増えるほど、記憶は当てになりません。
よくある質問
何のために書きますか
品質の再現、判断の材料、安全の確保、担当の引き継ぎ、経緯の証明。目的によって書くべき内容が変わります。まず目的を決めてください。
何を書けばよいですか
日付と担当、施術の内容、使ったものと量や設定、かかった時間、相手の要望、説明した内容、次回への申し送り。項目を固定すると、書く時間が短くなります。
「いつもどおり」と書いてよいですか
書かないでください。いつもが何かが分からなくなります。数字が使えるなら数字にし、固有の名称を書いてください。
要望はどう書きますか
相手の言葉をそのまま残してください。言い換えると、意味が変わる場合があります。要望と、こちらの判断は分けて書いてください。
体質のことはどう扱いますか
安全に関わる情報は優先して書いてください。薬剤への反応、肌や体の状態、伝えられた既往。決めつけた表現を避け、聞いた事実として残します。
書く時間がありません
施術の直後に、3分で書ける形にしてください。予約の枠に書く時間を含めないと、後回しになります。まとめて書こうとすると、混ざります。
紙と電子、どちらがよいですか
紙は始めやすく、電子は検索できます。移行する場合、過去の分をすべて入れ直す必要はありません。新しい分から始めてください。
保管で気をつけることは
見える場所に置かず、持ち帰らないでください。見られる範囲を決め、不要になった記録は適切に処分してください。保存する期間も決めます。
写真を残してよいですか
同意が必要です。目的と使う範囲を伝えてください。掲載に使う場合と記録に使う場合で、同意は別です。同じ角度、同じ明るさで撮ってください。
書いた記録をどう使いますか
来店の前に必ず開いてください。これが書く理由です。同じ質問を繰り返さないでください。久しぶりの方ほど、記録が役に立ちます。
苦情も書くべきですか
事実として書いてください。感情的な評価を避け、何があったかを書きます。読む人に先入観を与えないよう配慮してください。
その方に見られる可能性はありますか
開示を求められる場合があります。見られることを前提に書いてください。判断に迷う場合、専門家に確認してください。
スタッフの書き方をそろえるには
項目と順番を決め、書き方の例を用意してください。文章で説明するより早く伝わります。互いに読む機会を作ると、基準がそろいます。
書けていない人がいます
原因を確認してください。時間か、書き方か。書くことを評価の対象にしないでください。義務感だけでは、内容が薄くなります。
予約の履歴と施術の記録は同じですか
別のものです。いつ来たかは来店の履歴、いくら支払ったかは取引の記録、どう施術しどう反応したかが施術の記録です。混ぜると、探しにくくなります。
初回に何を聞いておきますか
これまで受けてきた施術、過去に合わなかったこと、日常の手入れ、来店の頻度の希望、避けたいこと。初回の記録が薄いと、二回目以降もずっと薄いままになります。
開業したばかりです
必ず書く項目を三つか四つ決めてください。続けられる形から始めます。覚えていると思っても、来店の数が増えるほど記憶は当てになりません。
出典
本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。記録すべき内容や保存の期間は、業種や施術の内容によって変わります。個人の情報の取り扱いについては、必要に応じて専門家にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。
