業者とトラブルになったとき｜最初の3日でやること

公開: 2026年7月29日最終更新: 2026年8月7日

Summary

サロンが取引先の業者とトラブルになったときの初動を整理します。その日のうちに記録を取る理由、事実と感情を分ける方法、求めることを一つに絞る判断、口約束の書き起こし、記録に残る形での連絡と期限の切り方、支払いを止める手段、営業を止めないための並行対応を扱います。

「話が違う」と思ったとき、まず何をすればよいのか分かりませんでした。感情のまま電話をして、関係を悪くしただけでした。

業者とのトラブルは、最初の3日で結果が決まります。順番が決まっているからです。

最初の3日でやることを、その日に記録・記録を集める・口約束の書き起こし・求めることを決めるの四行で整理した図

その日のうちに動く

まず守ってほしいのは、おかしいと思った日に記録を取ることです。数日経つと記憶が曖昧になります。写真が撮れる状態なら、その日のうちに撮ってください。時間が経つほど、証明が難しくなります。

感情で連絡しない

腹立たしい気持ちは当然です。ただ、その状態で連絡すると相手が身構えます。一度書き出してから連絡してください。目的は責めることではなく、直してもらうことです。

事実と感情を分ける

整理には、紙を2つに分ける方法が有効です。左に起きた事実を日付とともに書き、右に自分がどう感じたかを書きます。相手に伝えるのは、左だけです。

分ける	例
事実	7月3日、納品された机に傷があった
感情	雑に扱われたと感じた
求めること	交換か、修理を求める

何を求めるかを決める

最も重要なのが、こちらが何を求めるのかを決めることです。謝罪が欲しいのか、直してほしいのか、返金してほしいのか、契約をやめたいのか。これを決めずに連絡すると、話が進みません。

一つに絞る

複数を同時に求めないでください。「直して、かつ返金して、かつ謝罪して」では、相手が動けません。最も重要な一つを、先に求めてください。

なお、買った機器がすぐ壊れた場合は、保証の範囲を先に確認してください。手順は買った機器がすぐ壊れたで扱っています。

記録を集める

証拠になるものを一か所にまとめてください。契約書、見積書、請求書。電子メールや伝言のやり取り。打ち合わせの記録。散らばったままだと、必要なときに出せません。

口約束を書き起こす

多くのトラブルの原因が、口で言われたことです。記録に残っていないので、いまのうちに書き起こしてください。いつ、誰が、何と言ったか。後で確認する材料になります。

記録に残る形で連絡する

連絡の手段も変えてください。電話だけでやり取りしないことです。電子メールなど記録の残る形で伝え、電話で話した場合は、その内容を後から文章にして送ってください。「先ほどのお電話の内容を確認します」という形です。

伝えるときの形を、記録が残る形・期限を切る・支払いを止める・営業は止めないの四つに分けた図

期限を切って伝える

「〇月〇日までに、ご回答をお願いします」と、期限を書いてください。1週間程度が妥当な期間です。期限がないと、返事は来ません。

支払いを止める

支払いを分割にしていれば、この手段が使えます。残りの支払いがある場合、進行が確認できるまで止めてください。止めることと、その理由を、記録に残る形で伝えます。一括で払い終えていると、この手段はありません。

相手の言い分を聞く

一方的に決めつけないでください。こちらの認識が誤っている場合もあります。まず相手の説明を聞き、そのうえで事実を確認してください。

契約書を読み直す

判断の基準は契約書です。自分が求めていることが契約の範囲内か、契約書にどう書かれているか。書かれていれば根拠にできますし、書かれていなければ交渉になります。

説明されていない条項に注意する

争点になりやすい点です。契約書に書かれていても、説明を受けていない場合があります。その場合、その条項が通らない可能性があります。説明を受けたかどうかを思い出してください。

他の取引に影響させない

一つの業者と揉めても、他の取引は続きます。その業者の話を、他所でしないでください。同業の中で話は伝わります。事実だけを、必要な相手にだけ伝えてください。

悪い評判を書き込まない

公開の場に業者の批判を書かないでください。事実であっても、書き方によっては問題になります。解決を遠ざける行為でもあります。

途中経過を記録し続ける

トラブルは一度で終わりません。連絡した日、返答があった日、その内容を、続けて記録してください。後で相談するとき、この記録が必要になります。

相手の担当者を確認する

誰が対応しているか、名前を確認してください。担当者が変わると、話が最初に戻ります。責任者の名前も聞いておいてください。

会って話すかを判断する

文章だけでは進まない場合、会って話す方法があります。ただし、話した内容は後で文章にして送ってください。一人で行かないという選択もあります。

第三者に見てもらう

冷静な判断のために、家族や同業の知人に状況を説明してください。自分の認識が偏っていないか確認できますし、説明すること自体が整理になります。

相談の窓口を知っておく

一人で抱えないでください。各地に事業者向けの相談の窓口があり、無料で相談できる場合があります。商工会議所や、中小企業向けの支援機関が窓口になります。

営業を止めない

最も重要な判断です。トラブルの対応に時間を取られると、営業が疎かになります。代わりの手段を並行して用意してください。サイトが止まっているなら簡易なものを作る、機器が使えないなら代わりのメニューを出す、といった対処です。

お客様に影響が出る場合

工事の遅れやサイトの停止が、来店に影響する場合があります。その場合でも、お客様には業者の事情を説明しないでください。「店の都合で」と伝え、代わりの案内をします。責任の所在は、店とお客様の間の話ではありません。

スタッフへの共有

トラブルの詳細を全員に共有する必要はありません。営業に影響する部分だけ、「この機器は当面使えません」と伝えれば足ります。不安を広げないでください。

途中で担当を替えてもらう

同じ担当者とのやり取りが噛み合わないまま続くこともあります。その場合、責任者に対して担当の変更を求める方法があります。感情の対立が固定してしまうと、内容が正しくても話が進まなくなります。人を替えるだけで動き出す場面は、実際にあります。

相手の会社の状況も見る

返答が遅い理由が、こちらへの軽視ではなく、相手の会社の事情である場合があります。人手が足りない、担当者が退職した、経営が傾いている。特に最後の場合は、待っても回収できません。連絡が途絶えがちなら、早めに切り替えの判断へ寄せてください。

解決の期限を自分で決める

「〇月末までに解決しなければ、切り替える」。この期限を、自分の中で決めておいてください。決めていないと交渉が長引き続け、営業への影響もそのぶん続きます。

切り替える判断

回収を諦めて、別の業者に切り替えるのも現実的な選択です。失った金額より、止まっている時間の損失のほうが大きい場合があります。その計算をしてください。

損失を数える

このトラブルでいくら失っているかを数え、回収にかかる時間と比べてください。少額であれば、切り替えるほうが得な場合があります。

期限のあるものを確認する

見落とされやすいのが期限です。契約の解約に予告の期間がある場合や、保証の期間が切れる場合があります。期限のあるものを、先に確認してください。

解決したら記録を残す

どう解決したかを書き留めてください。同じことが起きたとき、対応が速くなります。

次の契約への教訓を書く

何が原因だったかを書いてください。契約書を読まなかった。口約束で進めた。分割にしなかった。次に依頼するとき、その紙を見てから契約してください。

VANNAでできること

VANNAでは、サイトと予約の受け口を店の契約として持てるため、制作を委託した相手とトラブルになっても、サイトが止まったり顧客の情報を失ったりしません。管理画面から自分で更新できます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

業者との紛争を仲介したり、法的な手続きを代行したりする機能はありません。交渉は、別に行うことになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式料金でご確認ください。

今日やる三つ

起きたことを日付とともに書く。契約書とやり取りの記録を集める。何を求めるかを一つ決める。この三つを終えてから、連絡してください。

よくある質問

まず何をしますか

おかしいと思った日に、記録を取ってください。数日経つと記憶が曖昧になり、時間が経つほど証明が難しくなります。

すぐ連絡してよいですか

感情のまま連絡すると、相手が身構えます。一度書き出してから連絡してください。目的は、責めることではなく直してもらうことです。

どう整理しますか

紙を2つに分け、左に事実、右に感情を書いてください。相手に伝えるのは、左だけです。

何を求めるかは決めますか

最も重要です。謝罪か、修理か、返金か、契約の解除か。決めずに連絡すると、話が進みません。

複数を求めてよいですか

同時に求めると、相手が動けません。最も重要な一つを、先に求めてください。

何を集めますか

契約書、見積書、請求書、やり取りの記録、打ち合わせの記録。一か所にまとめてください。

口で言われたことは

記録に残っていません。いつ、誰が、何と言ったかを、いま書き起こしてください。

連絡の手段は

電話だけにせず、電子メールなど記録が残る形にしてください。電話で話した場合、内容を後で文章にして送ってください。

期限は切りますか

「〇月〇日までにご回答をお願いします」と書いてください。1週間程度が妥当です。期限がないと、返事が来ません。

支払いは止められますか

残りがある場合、進行が確認できるまで止めてください。理由とあわせて、記録に残る形で伝えてください。

相手の話は聞きますか

こちらの認識が誤っている場合もあります。まず聞いたうえで、事実を確認してください。

契約書は読み直しますか

自分が求めていることが契約の範囲内かを確認してください。書かれている場合、それを根拠にできます。

説明を受けていない条項は

その条項が通らない可能性があります。説明を受けたかどうかを、思い出してください。

他の取引はどうしますか

一つの業者と揉めても、他の取引は続きます。その業者の話を、他所でしないでください。

評判を書き込んでよいですか

公開の場に批判を書かないでください。事実であっても、書き方によっては問題になり、解決を遠ざけます。

記録はいつまで続けますか

連絡した日、返答があった日、内容。続けて記録してください。後で相談するとき、必要になります。

担当者は確認しますか

名前を確認してください。担当者が変わると、話が最初に戻ります。責任者の名前も聞いておいてください。

会って話しますか

文章だけで進まない場合、その方法があります。ただし、話した内容は後で文章にして送ってください。

誰かに相談しますか

家族や同業の知人に説明してください。認識が偏っていないか確認でき、説明することで整理もできます。

公的な窓口はありますか

各地に事業者向けの相談の窓口があります。無料で相談できる場合があります。

営業はどうしますか

代わりの手段を並行して用意してください。トラブルの対応に時間を取られると、営業が疎かになります。

お客様には説明しますか

業者の事情を説明しないでください。「店の都合で」と伝え、代わりの案内をしてください。責任の所在は、店とお客様の間の話ではありません。

スタッフにはどこまで伝えますか

営業に影響する部分だけです。「この機器は当面使えません」で足ります。不安を広げないでください。

いつまで交渉しますか

「〇月末までに解決しなければ切り替える」と、自分の中で決めてください。決めていないと、長引き続けます。

諦めるのは負けですか

失った金額より、止まっている時間の損失が大きい場合があります。その計算をしてください。

損失はどう考えますか

いくら失っているかを数え、回収にかかる時間と比べてください。少額の場合、切り替えるほうが得な場合があります。

期限のあるものは

解約の予告の期間や、保証の期間が切れる場合があります。先に確認してください。

解決した後は