青色申告の優遇を失うとき｜一度出せば永久、ではありません

開業のとき、税務署で紙を二枚出しました。

一枚は開業届。もう一枚が、青色申告の申請でした。窓口の方に「出しておいたほうがいいですよ」と言われて、そのとおりにしました。

それから四年、毎年その形で申告しています。

ただ、正直なところ、帳簿はきちんと付けていません。年が明けてから、まとめて入力しています。去年は間に合わなくて、期限を少し過ぎて出しました。

青色申告は、一度申請すればずっと続くもの。そう思っていました。

承認は、取り消されることがあります

まず、この事実から書きます。

青色申告の承認は、条件を満たさなくなれば取り消されることがあります。一度出したら永久に続く、というものではありません。

そして、取り消されると、その効果は遡ることがあります。つまり、過去の年についても青色でなかった扱いになりうるということです。

もう一つ、取り消しとは別に、自動的に外れてしまう場合もあります。こちらのほうが、実際には多いかもしれません。

どちらの場合も、共通しているのは「気づいたときには終わっている」ということです。

何を失うのか

失うものを並べます。ここを知らないと、重さが分かりません。

• 所得から一定額を差し引ける控除
• 赤字が出た年に、それを後の年へ持ち越せる形
• 家族に払う給与を経費にできる仕組み
• 一定の金額に満たない設備を、その年に全額経費にできる特例

つまり、一つを失うのではなく、まとめて失います。

このうち三つめは、配偶者や家族に働いてもらっている店では大きな金額になります。仕組みそのものは青色事業専従者給与とはで扱っています。

そして四つめは、設備を入れた年に効きます。ここが使えないと、何年かに分けることになります。買った年に全部を経費にするつもりで資金を組んでいた場合、その前提が崩れます。

いちばん多いのは、期限を過ぎることです

現実的な話をします。

一定の年数にわたって申告を期限内に出さないと、承認が外れる扱いになることがあります。

二年続けて、期限を過ぎて出した。あるいは、出さない年があった。こうした状態が問題になります。

そして、ここでよくある誤解があります。「一日くらい遅れても大丈夫だろう」というものです。

一日でも、期限を過ぎれば期限後です。締切に間に合ったかどうかは、日付で判断されます。

申告の時期と準備はサロン開業1年目の確定申告スケジュールで扱っています。二年目以降も、形は同じです。

帳簿が無いのも、理由になります

もう一つの型です。

青色申告は、帳簿を付けることと引き換えに優遇を受ける仕組みです。ですから、帳簿が無ければ前提が崩れます。

具体的には、こういう状態が問題になります。

• 帳簿を作っていない
• 保存すべき期間より前に捨ててしまった
• 求められたときに提示できない
• 内容が実際の取引と大きく違う

とくに三つめは、作っていても意味がないという点で見落とされます。どこにあるか分からない、パソコンが壊れて開けない。これらは「無い」のと同じです。

保存のしかたは領収書と帳簿の保存で扱っています。紙かデータかより、出せるかどうかです。

年明けにまとめて作るのは、危ういのです

心当たりのある方が多いと思います。

一年分のレシートを箱に入れておいて、二月に取り出す。これで数字は出ます。申告もできます。

ただ、これは「その都度、取引を記録している」状態とは違います。

そして、細かい取引の記憶は残っていません。この支払いは何だったのか、思い出せない項目が必ず出ます。そこを推測で埋めると、内容が実際とずれていきます。

月ごとの回し方はサロンの経費管理を月末30分で回すで扱っています。完璧である必要はありません。止めないことです。

取り消されると、どうなるか

具体的な影響です。

まず、その年の税額が変わります。控除が使えなくなり、家族への給与も経費から外れます。

そして、遡って取り消された場合、過去の年についても計算し直されます。差額を納めることになり、遅れた分の上乗せも生じます。

さらに、赤字を持ち越していた場合、それも使えなくなります。前の年の赤字で相殺していた分が、まるごと戻ってきます。

つまり、一年分ではなく、数年分がまとめて来ることがあるということです。

金額としては、想像より大きくなります。そして、その支払いは一度に来ます。分割の相談はできますが、まず金額が確定してからの話になります。

家族に給与を払っている場合は、二重に効きます

とくに注意が要る店の話です。

配偶者や家族に働いてもらい、給与を払って経費にしている。この形は、青色であることが前提になっています。

ですから、外れると、その給与が経費から外れます。

そして、支払った事実は変わりません。お金は渡しているのに、経費にはならない。この差が、そのまま所得に乗ります。

さらに、受け取った側の申告にも関わってきます。給与として申告していたものの前提が崩れるためです。

つまり、一人でやっている店より、家族でやっている店のほうが、失うものが大きいということです。

心当たりがあるなら、まず自分が青色のままかを確かめてください。そして、届出を出したときの控えが手元にあるかも見てください。

事業を続けている限り、毎年問われます

考え方の話です。

青色申告は、開業のときに一度取る「資格」のようなものではありません。毎年、条件を満たしているかを問われ続ける仕組みです。

帳簿を付けているか。期限内に出しているか。求められたときに出せるか。

これを毎年満たすから、毎年の優遇が続きます。

ですから、「昔申請したから大丈夫」とは考えないでください。去年どうだったかではなく、今年どうしているかで決まります。

もう一度、申請できます

救いのある話も書きます。

承認が取り消されても、あるいは外れてしまっても、また申請することはできます。永久に締め出されるわけではありません。

ただし、すぐには戻れないことがあります。一定の期間が空くことを求められる場合があるためです。

そして、申請には期限があります。その年から青色にしたいなら、決まった時期までに出す必要があります。

ですから、外れていることに気づいたら、その時点で税務署か税理士に相談してください。「いつから、また申請できますか」と聞けば教えてもらえます。

申請書そのものの書き方は青色申告承認申請書の書き方で扱っています。

自分が青色なのか、確かめる方法

意外に、分かっていない方がいます。

去年の申告書の控えを見てください。青色申告決算書という書類が付いていれば、青色です。収支内訳書だけなら、白色です。

そして、会計ソフトで作っている場合、どちらのモードで作っているかを確かめてください。設定を変えないまま何年も来ていることがあります。

もし分からなければ、税務署に問い合わせれば教えてもらえます。本人であれば確認できます。

そして、税理士に頼んでいる場合も、一度聞いてみてください。任せきりにしていると、こちらが青色だと思い込んでいるだけ、ということが起こりえます。年に一度、確認する習慣にしておくと確実です。

白色でも、記帳は要ります

誤解を解いておきます。

青色でなければ帳簿は要らない、と思われることがあります。これは違います。

事業をしている以上、記録と保存は求められます。青色でないから何もしなくてよい、ということにはなりません。

ですから、外れたからといって記帳をやめないでください。やめると、次に申請するときの材料も無くなります。

そして、赤字が出た年の扱いは白色と青色で大きく違います。持ち越せるかどうかが、そのまま翌年以降の税に効きます。

続けるために、決めておく三つ

最後に、実務としてやることを書きます。

一つめは、申告の期限を年の初めにカレンダーへ入れることです。毎年同じ時期ですから、一度入れれば済みます。

二つめは、月に一度、帳簿に触れる日を決めることです。時間は三十分で足ります。触れないまま二か月経つと、思い出せなくなります。

三つめは、帳簿と書類の置き場所を一か所にすることです。求められたときに出せなければ、作った意味がありません。

この三つは、税のためだけではありません。融資も、補助金も、支援の相談も、すべて同じ材料を求めてきます。

今日やる一つ

去年の申告書の控えを出して、青色申告決算書が付いているかを確かめてください。付いていれば、次に申告の期限をカレンダーへ入れてください。付いていなければ、いつから申請できるかを税務署に聞いてください。

よくある質問

一度申請すれば、ずっと続きますか

続きません。条件を満たさなくなれば取り消されることがありますし、取り消しとは別に自動的に外れてしまう場合もあります。どちらも、気づいたときには終わっています。

取り消されると何を失いますか

所得から一定額を差し引ける控除、赤字を後の年へ持ち越せる形、家族に払う給与を経費にできる仕組み、一定の金額に満たない設備をその年に全額経費にできる特例。一つではなく、まとめて失います。

いちばん多い理由は何ですか

申告を期限内に出さない年が続くことです。二年続けて期限を過ぎた、あるいは出さない年があった。こうした状態が問題になります。

一日くらいの遅れなら大丈夫ですか

一日でも、期限を過ぎれば期限後です。締切に間に合ったかどうかは日付で判断されます。

帳簿が無いとどうなりますか

青色申告は帳簿を付けることと引き換えに優遇を受ける仕組みですので、前提が崩れます。作っていない、保存期間より前に捨てた、求められたときに出せない、内容が実際と大きく違う。どれも理由になります。

作ってはいるが、どこにあるか分かりません

出せなければ「無い」のと同じです。パソコンが壊れて開けない場合も同様ですので、置き場所を一か所にしてください。

年明けにまとめて作るのは問題ですか

数字は出ますし、申告もできます。ただ、細かい取引の記憶は残っておらず、思い出せない項目を推測で埋めると内容が実際とずれていきます。月に一度、触れる日を決めてください。

遡って取り消されることはありますか

あります。過去の年についても計算し直され、差額を納めることになり、遅れた分の上乗せも生じます。赤字を持ち越していた場合はそれも使えなくなりますので、数年分がまとめて来ることがあります。

もう一度申請できますか

できます。永久に締め出されるわけではありません。ただし、一定の期間が空くことを求められる場合があり、申請には期限もあります。気づいた時点で税務署か税理士に相談してください。

自分が青色かどうか分かりません

去年の申告書の控えを見てください。青色申告決算書が付いていれば青色、収支内訳書だけなら白色です。会計ソフトで作っている場合は、どちらのモードで作っているかも確かめてください。分からなければ税務署で確認できます。

税理士に任せているので大丈夫ですか

一度聞いてみてください。任せきりにしていると、こちらが青色だと思い込んでいるだけ、ということが起こりえます。年に一度、確認する習慣にしておくと確実です。

白色なら帳簿は要りませんか

要ります。事業をしている以上、記録と保存は求められます。外れたからといって記帳をやめると、次に申請するときの材料も無くなります。

家族に給与を払っています

その形は青色であることが前提ですので、外れると給与が経費から外れます。支払った事実は変わらないのに経費にならず、その差がそのまま所得に乗ります。受け取った側の申告にも関わってきますので、一人の店より失うものが大きくなります。

昔申請したから大丈夫ですか

青色申告は、開業のときに一度取る資格のようなものではありません。毎年、帳簿を付けているか、期限内に出しているか、求められたときに出せるかを問われ続ける仕組みです。去年どうだったかではなく、今年どうしているかで決まります。

白色でも赤字は持ち越せますか

扱いが大きく違います。持ち越せるかどうかが、そのまま翌年以降の税に効きます。この差も、外れることの重さの一つです。

続けるために何をすればよいですか

申告の期限を年の初めにカレンダーへ入れること、月に一度帳簿に触れる日を決めること、帳簿と書類の置き場所を一か所にすること。この三つです。税のためだけでなく、融資も補助金も支援の相談も、同じ材料を求めてきます。