領収書と帳簿の保存｜紙で残すか、データで残すか
公開: 2026年7月29日最終更新: 2026年8月1日
Summary
サロンの帳簿と書類の保存を整理します。紙とデータで扱いが違うこと、データで受け取る書類の例と保存の方法、探せる状態にする要件、ファイル名と置き場所の決め方、保存の期間と起点、領収書が出ない支払いの記録、期間が過ぎた書類の処分を扱います。
仕入れの請求書が、電子メールに添付されて届きます。印刷して保管していましたが、その方法は認められない場合があります。
紙で受け取ったものとデータで受け取ったものでは、保存の方法が違うためです。ここを混同している店が、多くあります。
紙とデータで扱いが違う
まず、この区別から始めてください。紙で受け取った領収書や請求書は紙のまま保存できますが、データで受け取ったものはデータのまま保存することが求められます。印刷して紙で保存する形は、認められない場合があるためです。
この区別を、最初に理解してください。制度の詳細は、国税庁 電子帳簿保存法関係で公開されています。
データで受け取るものの例
これは、思っているより多くあります。電子メールに添付された請求書、サイトから取得する利用明細、電子的な決済の記録、材料を注文したときの画面上の控え。これらはすべて、データとして受け取ったものです。
データのまま保存する
印刷だけでは、足りません。受け取ったファイルを、そのまま保存してください。印刷して紙で残すことは補助として構いませんが、その場合もデータは残します。保存する場所も、決めておいてください。
| 受け取り方 | 保存の方法 |
|---|---|
| 紙で受け取った | 紙のまま保存できる |
| 電子メールの添付 | データのまま保存する |
| サイトから取得 | データのまま保存する |
| 電子的な決済の控え | データのまま保存する |
探せる形にする
保存するだけでも、足りません。日付・取引の相手・金額、これらで探せる状態にすることが求められるためです。ファイルの名前にこの三つを入れて「20260715_〇〇商店_12000」のようにする方法や、表計算で一覧を作る方法があります。
ファイルの名前を決める
ここは、続けられる形にしてください。日付・相手・金額の順に並べて、日付は年月日を数字で書きます。区切りの記号も、統一します。一度決めたら変えないでください。過去の分が、探せなくなるためです。
保存する場所を決める
保存先は、一箇所に集めてください。年ごとの入れ物の中に月ごとの入れ物を置く形が、扱いやすくなります。その場所は、控えの対象にも含めます。控えの取り方は、サロンのデータを失わない備えで整理しています。
受け取ったらすぐ保存する
ここは、後回しにしないでください。電子メールの中に置いたままにすると、探せなくなるためです。受け取った日のうちに、決めた場所へ移します。月末にまとめると、漏れます。週に一度まとめる形なら、構いません。
紙で受け取ったものの扱い
こちらは従来通りで、紙のまま保存できます。月ごとに封筒や台紙にまとめて、日付順に並べてください。保存の期間が来るまで、捨てないことです。
紙をデータにして保存する場合
ここには、要件があります。紙で受け取ったものを読み取ってデータで保存する方法もありますが、その場合には別の要件が定められているためです。要件を満たさないまま紙を捨てると、保存していないことになります。判断に迷う場合は、税理士に確認してください。
保存の期間
保存の期間は、法令で定められています。帳簿や書類の保存の期間は書類の種類と申告の方法によって変わり、一般には数年単位です。正確な期間は、国税庁 記帳や帳簿等の保存で確認してください。期間が来るまで、消さないことです。
期間の起点を確認する
ここは、誤解が多い点になります。書類を受け取った日から数えるのではなく、その年の申告の期限の翌日から数える形が一般的だからです。つまり実際に持つ期間は、受け取ってからより長くなります。起点を誤ると、早く捨ててしまいます。
顧客の記録とは分けて管理する
この二つは、混ぜないでください。帳簿と書類は法令の期間まで保存が必要ですが、顧客の情報は必要がなくなったら消す対象で、方向が逆だからです。同じ場所に置くと、判断ができなくなります。顧客の情報の扱いは、顧客情報をいつまで持つかで整理しています。
経費の証拠になるもの
証拠になるのは、領収書だけではありません。請求書、納品書、契約書、明細も、保存の対象です。現金で払った場合の記録も残し、領収書が出ない支払いは出金の記録を作ってください。
領収書が出ない場合
その場合の、記録の作り方があります。自動販売機や公共の交通機関を使った場合は、日付・金額・目的・相手を記録してください。出金の伝票を作る形が、一般的です。まとめて後から書くと、内容が思い出せません。
事業と私用が混ざる支払い
ここは、区分が必要になります。自宅で営業していると水道光熱費などが混ざるため、事業で使った割合を出してその分だけを経費にします。割合の考え方は、自宅サロンオーナーの確定申告での家事按分で整理しています。なお領収書は、全額のものを保存してください。
分ける仕組みを作る
事業用の口座とカードを、分けてください。分けるだけで、書類の仕分けが半分になります。分け方は、事業用と私用を分けるで整理しています。
感熱紙の領収書は消える
これは、多くの店で起きます。レシートの多くは感熱紙で印刷されているため、時間が経つと文字が薄くなって読めなくなるためです。高温や直射日光では、さらに早く消えます。読み取ってデータで残すか、内容を書き写してください。保管する場所も、暗く涼しいところにします。
交通費の記録
ここは、まとめて作る形が現実的です。移動のたびに伝票を作るのは手間がかかるため、月ごとに一覧を作る形でも構いません。日付・行き先・目的・金額を書いて、移動の目的が事業に関わることが分かる形にしてください。
クレジットカードの明細だけでは足りない
ここは、見落としやすい点になります。カードの明細は支払いの記録であって、何を買ったかは書かれていないためです。購入時の明細や領収書も、あわせて保存してください。明細だけで、済ませないことです。
月末に30分で処理する
ここは、続く形にしてください。月末に、その月の書類をまとめます。紙は封筒へ、データは決めた場所へ。30分で終わる形にすることです。溜めると、数時間かかります。進め方は、サロンの経費管理を月末30分で回すで整理しています。
保存していないとどうなるか
これには、不利益があります。経費として認められない場合がありますし、申告の方法によっては特典が受けられなくなることもあるためです。調査の際にも、説明ができません。保存は、義務として行うものです。
期間が過ぎた書類の処分
そのまま、捨てないでください。取引の内容や金額が、書かれているためです。裁断して処分して、データも控えを含めて消します。処分した年月は、記録に残しておいてください。
VANNAでできること
VANNAでは、売上や予約の記録がサービス側に蓄積され、必要に応じて取り出せます。取引の記録を確認する材料として、使えます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。
一方で帳簿を作成したり、書類を保存する要件を満たしたり、税務の判断を行ったりする機能はありません。帳簿と書類の保存は、別に行うことになります。この点は把握しておいてください。
料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。
今月整える三つ
これだけ、整えてください。データで受け取る書類の保存先を決める、ファイルの名前の付け方を決める、月末に30分まとめる日を決める。いずれも、費用がかかりません。
途中でやり方を変えるとき
制度も使う仕組みも、変わります。保存の方法を変える場合は、切り替えた日を記録してください。過去の分をさかのぼって作り直す必要はありませんが、どこから方法が変わったかが分からないと後で探せなくなるためです。
保存先を移す場合は、移す前に件数を数えて移した後に同じ数があるかを確認してください。移動の途中で抜けても、気づけないためです。
よくある質問
紙とデータで違いますか
違います。紙で受け取ったものは紙のまま保存できますが、データで受け取ったものはデータのまま保存することが求められます。
印刷して保存すれば済みますか
データで受け取ったものは、印刷だけでは足りない場合があります。データも残してください。印刷は補助として構いません。
データで受け取るものとは
電子メールに添付された請求書、サイトから取得する利用明細、電子的な決済の記録、注文の画面上の控え。これらです。
保存するだけでよいですか
探せる状態にすることが求められます。日付、取引の相手、金額で探せる形にしてください。
ファイル名はどう付けますか
日付、相手、金額の順です。「20260715_〇〇商店_12000」のような形です。一度決めたら変えないでください。
保存する場所は
一箇所に集めてください。年ごとの入れ物の中に、月ごとの入れ物を置く形が扱いやすい形です。控えの対象にも含めてください。
いつ保存しますか
受け取った日のうちです。電子メールの中に置いたままにすると、探せなくなります。月末にまとめると、漏れます。
紙で受け取ったものは
紙のまま保存できます。月ごとに封筒や台紙にまとめ、日付順に並べてください。
紙を読み取ってデータにできますか
その場合、別の要件が定められています。要件を満たさないまま紙を捨てると、保存していないことになります。税理士に確認してください。
保存の期間は
法令で定められています。書類の種類と申告の方法によって変わります。正確な期間は、国税庁の案内で確認してください。
期間はいつから数えますか
書類を受け取った日からではありません。その年の申告の期限の翌日から数える形が一般的です。起点を誤ると、早く捨ててしまいます。
顧客の記録と一緒に管理してよいですか
分けてください。帳簿は期間まで保存が必要で、顧客の情報は不要になったら消す対象です。方向が逆です。
領収書だけでよいですか
請求書、納品書、契約書、明細も対象になります。現金で払った場合の記録も残してください。
領収書が出ない場合は
日付、金額、目的、相手を記録してください。出金の伝票を作る形が一般的です。後からまとめて書くと、思い出せません。
事業と私用が混ざる支払いは
事業で使った割合を出して、その分だけを経費にします。領収書は、全額のものを保存してください。
レシートの文字が消えます
感熱紙は、時間が経つと読めなくなります。読み取ってデータで残すか、内容を書き写してください。暗く涼しい場所に保管してください。
交通費はどう記録しますか
月ごとに一覧を作る形で構いません。日付、行き先、目的、金額。事業に関わる移動であることが分かる形にしてください。
カードの明細だけで足りますか
足りません。明細は支払いの記録で、何を買ったかは書かれていません。購入時の明細や領収書もあわせて保存してください。
仕分けを楽にする方法は
事業用の口座とカードを分けてください。分けるだけで、書類の仕分けが半分になります。
どのくらいの頻度で処理しますか
月末に30分です。紙は封筒へ、データは決めた場所へ。溜めると、数時間かかります。
保存していないとどうなりますか
経費として認められない場合があります。申告の方法によっては、特典が受けられなくなる場合があります。調査の際に説明ができません。
期間が過ぎた書類は
そのまま捨てないでください。裁断して処分し、データも控えを含めて消してください。処分した年月を記録に残してください。
今月は何をしますか
データで受け取る書類の保存先を決める、ファイルの名前の付け方を決める、月末に30分まとめる日を決める。費用はかかりません。
保存の方法を途中で変えてよいですか
構いませんが、切り替えた日を記録してください。どこから方法が変わったかが分からないと、後で探せません。
出典
本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。保存の要件と期間は、書類の種類、申告の方法、事業の規模によって異なり、制度も変更されます。個別の判断は、税理士や所轄の税務署にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。
