連絡してよい手段と時間帯｜記録しないと、迷惑になる
最終更新: 2026年7月29日
Summary
顧客への連絡の手段と時間帯を記録する運用を整理します。初回に聞く四つの項目、時間帯を聞く理由、留守番の記録の配慮、予約の確認と案内の同意を分ける理由、広告を含む連絡の決まり、記録する位置、連絡がつかない場合の手順、停止の申し出への対応を扱います。
予約の確認で電話をかけたら、勤務中でした。次の方には文字で送ったら、見ていませんでした。
連絡してよい手段と時間帯は、方によって違います。聞いて記録しないと、毎回どちらかで迷惑をかけます。
手段は本人に決めてもらう
前提を変えてください。
店が使いやすい手段ではなく、その方が受け取りやすい手段を使ってください。
電話が確実な方もいます。
電話に出られない仕事の方もいます。
聞かなければ、分かりません。
初回に聞く
後からでは聞きにくくなります。
初回の受付のときに、聞いてください。
「ご連絡は、お電話とメッセージのどちらがよろしいですか」
この一言で足ります。
答えを、記録に残してください。
何を聞くか
四つで足ります。
連絡してよい手段。
連絡してよい時間帯。
留守番の記録を残してよいか。
案内を送ってよいか。
この四つを、用紙の項目に入れてください。
| 項目 | 聞き方 |
|---|---|
| 手段 | 電話／メッセージ／電子メール |
| 時間帯 | 日中可／夕方以降のみ／指定なし |
| 留守番の記録 | 残してよい／残さない |
| 案内の送付 | 希望する／希望しない |
時間帯を聞く理由
勤務の状況が、方によって違います。
日中に電話に出られない方がいます。
夜勤の方は、日中が休息の時間です。
小さなお子さんがいる方は、時間が限られます。
聞いておけば、その時間を避けられます。
「日中は出られません」と分かるだけで、無駄な発信が減ります。
留守番の記録の扱い
配慮が必要な項目です。
家族と同居している方の場合、内容が知られる場合があります。
サロンの名前を残すこと自体が、望ましくない場合があります。
「〇〇からお電話しました」とだけ残す方法もあります。
残してよいかを、聞いてください。
案内を送ってよいかを聞く
これは、別に聞いてください。
予約の確認と、販売や案内の連絡は、目的が違います。
予約の確認は、業務上必要な連絡です。
案内の送付は、本人の意思が必要です。
まとめて同意を取らないでください。
同意の取り方は、サロンのプライバシーポリシー必須項目テンプレートで整理しています。
電子的な広告の決まり
法令があります。
広告や宣伝を含む連絡を送る場合、原則として事前の同意が必要です。
送信者の氏名や名称を、明示する必要があります。
受け取りを止める方法も、示す必要があります。
考え方は、サロンのメールマーケティングと法律で整理しています。
記録する場所を決める
見える場所に置いてください。
顧客の記録の、上のほうに書いてください。
連絡する前に、必ず目に入る位置が望ましい位置です。
備考の奥に埋もれると、見られません。
道具に項目がある場合、その項目を使ってください。
変更を受け付ける
一度で終わりにしないでください。
転職や引っ越しで、都合が変わります。
「連絡の時間帯に変更はありますか」
年に一度、確認してください。
変更があった場合、その場で記録を直してください。
手段ごとの向き不向き
使い分けの目安です。
電話。急ぎの連絡に向きます。当日の変更など。
文字での連絡。記録が残ります。日時の確認に向きます。
電子メール。長い内容に向きます。見られるまでに時間がかかります。
急ぎの用件を、文字だけで送らないでください。
見ていない可能性があります。
急ぎの場合の例外
決めておいてください。
当日の営業の変更や、事故に関する連絡。
これらは、指定された手段で届かない場合、別の手段を使ってください。
その旨を、事前に伝えておいてください。
「緊急の場合はお電話することがあります」と、用紙に書いてください。
連絡がつかない場合の手順
決めておくと、迷いません。
一度目は、指定された手段で。
つながらない場合、時間を空けて再度。
それでもつながらない場合、別の手段で。
何回まで試すかも、決めてください。
しつこいと感じられる回数を、超えないでください。
連絡の文面を用意する
毎回書かないでください。
予約の確認、変更のお願い、来店前の案内。
これらの文面を、先に作ってください。
必要な部分だけを直して送る形にすると、誤りが減ります。
文面には、店の名前と連絡先を必ず入れてください。
誰からの連絡か分からないと、開かれません。
送る時刻を決める
深夜や早朝に送らないでください。
文字での連絡は、届いた時点で通知が鳴ります。
深夜に届くと、迷惑になります。
送る時刻を、営業の時間の中に決めてください。
予約して送る機能があれば、それを使ってください。
間違えて送った場合
すぐに対応してください。
別の方の内容を送ってしまう場合があります。
気づいた時点で、誤りである旨を連絡してください。
内容に個人情報が含まれていた場合、その旨も伝えてください。
送る前に宛先を確認する手順を、入れてください。
電話をかける前の確認
一手間で防げます。
その方の指定を見る。
前回の連絡の記録を見る。
同じ内容を、他の人が連絡していないか確認する。
この三つを、10秒で行ってください。
連絡した記録を残す
後から確認できます。
いつ、どの手段で、何を伝えたか。
つながらなかった場合も、記録してください。
同じ内容を、二人が別々に連絡する事故を防げます。
記録がないと、伝えたかどうかが分からなくなります。
家族の連絡先を聞くか
判断が必要です。
未成年の方や、高齢の方の場合、家族の連絡先が必要な場合があります。
聞く場合、その方の同意を得てください。
その家族の情報も、個人情報として扱われます。
必要がない場合、聞かないでください。
電話番号を非通知にしない
出てもらえません。
店の番号を通知して、かけてください。
非通知だと、多くの方が出ません。
登録していただけるよう、初回に店の番号を伝えてください。
紙に書いて渡す方法もあります。
送りすぎない
登録を外される原因です。
案内の送付に同意をいただいても、頻度が高いと嫌われます。
月に1回から2回で足ります。
売り込みばかりを送らないでください。
受け取りを止める方法を、毎回示してください。
止めてほしいと言われたら
すぐに対応してください。
「案内はもう不要です」と言われた場合。
その時点で、送る対象から外してください。
その意思を、記録に残してください。
記録に残さないと、次の担当者が送ってしまいます。
記録そのものを消す必要は、ありません。
スタッフに共有する
一人だけが知っている状態を避けてください。
連絡の決めごとを、1枚にまとめてください。
記録を見てから連絡する手順を、伝えてください。
見ずに連絡すると、指定を無視することになります。
新しく入った人には、必ず伝えてください。
自動で送る連絡の扱い
設定を確認してください。
予約の確認や、来店前の連絡を自動で送る場合があります。
送る手段が、その方の指定と合っているか確認してください。
案内を希望しない方に、宣伝が含まれないよう設定してください。
自動の連絡でも、内容の責任は店にあります。
VANNAでできること
VANNAでは、顧客ごとの記録に連絡の手段や時間帯をメモとして残せます。来店前のメールリマインドは全プランで使え、送る対象を店側で管理できます。カレンダー予約はMaxプランの機能です。
連絡の手段を自動で切り替えたり、時間帯に応じて送信を制御したりする機能はありません。指定の確認と使い分けは、店側で行うことになります。この点は把握しておいてください。
料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。
今月加える四つ
用紙に、これだけ加えてください。
連絡してよい手段。
連絡してよい時間帯。
留守番の記録を残してよいか。
案内を送ってよいか。
この四つで、迷惑をかける場面が大きく減ります。
よくある質問
連絡の手段は誰が決めますか
その方が受け取りやすい手段を使ってください。店が使いやすい手段ではありません。聞かなければ、分かりません。
いつ聞きますか
初回の受付のときです。「ご連絡は、お電話とメッセージのどちらがよろしいですか」で足ります。答えを記録に残してください。
何を聞きますか
連絡してよい手段、連絡してよい時間帯、留守番の記録を残してよいか、案内を送ってよいか。この四つです。
時間帯まで聞く必要がありますか
日中に電話に出られない方、夜勤の方、時間が限られる方がいます。聞いておけば、無駄な発信が減ります。
留守番の記録は残してよいですか
家族と同居している方の場合、内容が知られる場合があります。サロンの名前を残すこと自体が望ましくない場合もあります。聞いてください。
案内の同意はまとめてよいですか
分けてください。予約の確認は業務上必要な連絡ですが、案内の送付は本人の意思が必要です。
広告の連絡に決まりはありますか
原則として事前の同意が必要です。送信者の氏名や名称を明示し、受け取りを止める方法も示す必要があります。
どこに記録しますか
顧客の記録の上のほうです。連絡する前に必ず目に入る位置が望ましい位置です。備考の奥に埋もれると、見られません。
一度聞けば済みますか
転職や引っ越しで都合が変わります。年に一度、確認してください。変更があれば、その場で記録を直してください。
手段の使い分けは
電話は急ぎの連絡、文字は記録が残り日時の確認に向き、電子メールは長い内容に向きます。急ぎの用件を、文字だけで送らないでください。
急ぎの場合はどうしますか
指定された手段で届かない場合、別の手段を使ってください。「緊急の場合はお電話することがあります」と、用紙に書いてください。
連絡がつかない場合は
一度目は指定された手段で、つながらなければ時間を空けて再度、それでも駄目なら別の手段で。何回まで試すかも決めてください。
文面は用意しますか
予約の確認、変更のお願い、来店前の案内。先に作って、必要な部分だけを直す形にすると、誤りが減ります。店の名前と連絡先を必ず入れてください。
送る時刻に決まりはありますか
深夜や早朝は避けてください。文字は届いた時点で通知が鳴ります。送る時刻を、営業の時間の中に決めてください。
間違えて送ったら
気づいた時点で、誤りである旨を連絡してください。個人情報が含まれていた場合、その旨も伝えてください。送る前に宛先を確認する手順を入れてください。
電話の前に何を見ますか
その方の指定、前回の連絡の記録、他の人が連絡していないか。この三つを10秒で確認してください。
連絡の記録は残しますか
いつ、どの手段で、何を伝えたか。つながらなかった場合も残してください。二人が別々に連絡する事故を防げます。
家族の連絡先は聞きますか
未成年や高齢の方の場合、必要な場合があります。聞く場合、その方の同意を得てください。必要がない場合、聞かないでください。
非通知でかけてよいですか
出てもらえません。店の番号を通知してください。初回に番号を伝えて、登録していただけるようにしてください。
案内はどのくらい送りますか
月に1回から2回で足ります。頻度が高いと嫌われます。受け取りを止める方法を、毎回示してください。
止めてほしいと言われたら
その時点で送る対象から外し、その意思を記録に残してください。記録に残さないと、次の担当者が送ってしまいます。
記録も消しますか
消す必要はありません。送らない意思を記録するために、情報が必要になります。
スタッフにはどう伝えますか
連絡の決めごとを1枚にまとめ、記録を見てから連絡する手順を伝えてください。見ずに連絡すると、指定を無視することになります。
自動で送る連絡は
送る手段が指定と合っているか確認してください。案内を希望しない方に宣伝が含まれないよう設定してください。内容の責任は店にあります。
今月は何をしますか
用紙に四つ加えてください。連絡してよい手段、時間帯、留守番の記録の可否、案内の送付の可否。迷惑をかける場面が大きく減ります。
出典
本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。広告や宣伝を含む連絡の要件は、送る手段によって異なります。個別の判断は、専門家や所管の窓口にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。
