連絡してよい手段と時間帯｜記録しないと、迷惑になる

予約の確認で電話をかけたら、勤務中でした。次の方には文字で送ったら、見ていませんでした。

連絡してよい手段と時間帯は、方によって違います。ですから聞いて記録しないと、毎回どちらかで迷惑をかけることになります。

手段は本人に決めてもらう

前提を、変えてください。店が使いやすい手段ではなく、その方が受け取りやすい手段を使います。電話が確実な方もいれば、電話に出られない仕事の方もいるためです。聞かなければ、分かりません。

初回に聞く

後からでは、聞きにくくなります。ですから初回の受付のときに、聞いてください。「ご連絡は、お電話とメッセージのどちらがよろしいですか」。この一言で、足ります。答えは、必ず記録に残すことです。

聞く項目は、四つです。連絡してよい手段、連絡してよい時間帯、留守番の記録を残してよいか、案内を送ってよいか。この四つを、用紙の項目に入れておいてください。

時間帯を聞く理由

これは、勤務の状況が方によって違うためです。日中に電話に出られない方が、います。夜勤の方にとっては、日中が休息の時間です。小さなお子さんがいる方も、時間が限られます。

聞いておくことで、その時間を避けられます。「日中は出られません」と分かるだけで、無駄な発信が減ります。

留守番の記録の扱い

これは、配慮が必要な項目です。家族と同居している方の場合、内容が知られることがあるためです。サロンの名前を残すこと自体が、望ましくない場合もあります。「〇〇からお電話しました」とだけ残す方法も、あります。ですから残してよいかを、必ず聞いてください。

案内を送ってよいかを聞く

これは、別に聞いてください。予約の確認と販売や案内の連絡とでは、目的が違うためです。予約の確認は、業務上必要な連絡になります。一方で案内の送付には、本人の意思が必要です。まとめて同意を、取らないことです。同意の取り方は、サロンのプライバシーポリシー必須項目テンプレートで整理しています。

ここには、法令もあります。広告や宣伝を含む連絡を送る場合、原則として事前の同意が必要になるためです。あわせて送信者の氏名や名称を明示して、受け取りを止める方法も示す必要があります。考え方は、サロンのメールマーケティングと法律で整理しています。

記録する場所を決める

見える場所に、置いてください。顧客の記録の、上のほうに書きます。連絡する前に必ず目に入る位置が、望ましい位置です。備考の奥に埋もれると、見られなくなるためです。道具に項目がある場合は、その項目を使ってください。

一度で終わりにも、しないでください。転職や引っ越しで、都合が変わるためです。「連絡の時間帯に変更はありますか」。年に一度、確認します。変更があった場合は、その場で記録を直してください。

手段ごとの向き不向き

これが、使い分けの目安になります。電話は、急ぎの連絡に向きます。当日の変更などです。文字での連絡は記録が残るため、日時の確認に向きます。電子メールは長い内容に向きますが、見られるまでに時間がかかります。

ですから急ぎの用件を、文字だけで送らないでください。見ていない可能性が、あるためです。

急ぎの場合の例外

ここも、決めておいてください。当日の営業の変更や、事故に関する連絡です。これらは指定された手段で届かない場合、別の手段を使います。その旨を、事前に伝えておくことです。「緊急の場合はお電話することがあります」と、用紙に書いておきます。

連絡がつかない場合の手順も、決めておくことで迷わずに済みます。一度目は、指定された手段で。つながらない場合は、時間を空けて再度。それでもつながらない場合は、別の手段で。何回まで試すかも、決めておいてください。しつこいと感じられる回数を、超えないことです。

連絡の文面を用意する

毎回、書かないでください。予約の確認、変更のお願い、来店前の案内。これらの文面を、先に作っておきます。必要な部分だけを直して送る形にすることで、誤りが減ります。

文面には、店の名前と連絡先を必ず入れてください。誰からの連絡か分からないと、開かれないためです。

送る時刻を決める

深夜や早朝に、送らないでください。文字での連絡は、届いた時点で通知が鳴るためです。深夜に届くと、それだけで迷惑になります。ですから送る時刻を、営業の時間の中に決めてください。予約して送る機能があれば、それを使います。

間違えて送った場合

これは、すぐに対応してください。別の方の内容を、送ってしまう場合があるためです。気づいた時点で、誤りである旨を連絡します。内容に個人情報が含まれていた場合は、その旨も伝えてください。そのうえで、送る前に宛先を確認する手順を入れておきます。

電話をかける前の確認

これは、一手間で防げます。その方の指定を見る、前回の連絡の記録を見る、同じ内容を他の人が連絡していないか確認する。この三つを、10秒で行ってください。

連絡した記録も、残してください。いつ、どの手段で、何を伝えたか。つながらなかった場合も、記録します。それだけで、同じ内容を二人が別々に連絡する事故を防げるためです。記録がないと、伝えたかどうかが分からなくなります。

家族の連絡先を聞くか

ここは、判断が必要です。未成年の方や高齢の方の場合、家族の連絡先が必要になることがあります。聞く場合は、その方の同意を得てください。その家族の情報も、個人情報として扱われるためです。必要がない場合は、聞かないことです。

電話番号を非通知にしない

非通知では、出てもらえません。ですから店の番号を通知して、かけてください。非通知だと、多くの方が出ないためです。登録していただけるよう、初回に店の番号を伝えます。紙に書いて渡す方法も、あります。

送りすぎない

これが、登録を外される原因になります。案内の送付に同意をいただいても、頻度が高ければ嫌われるためです。月に1回から2回で、足ります。売り込みばかりを、送らないことです。受け取りを止める方法も、毎回示します。

「案内はもう不要です」と言われた場合は、その時点で送る対象から外してください。その意思も、記録に残します。記録に残さないと、次の担当者が送ってしまうためです。なお記録そのものを消す必要は、ありません。

スタッフに共有する

一人だけが知っている状態を、避けてください。連絡の決めごとを、1枚にまとめます。記録を見てから連絡する手順も、伝えておくことです。見ずに連絡すると、指定を無視することになるためです。新しく入った人には、必ず伝えてください。

自動で送る連絡の扱い

設定を、確認してください。予約の確認や来店前の連絡を、自動で送る場合があるためです。送る手段がその方の指定と合っているかを、確認します。案内を希望しない方に宣伝が含まれないよう、設定してください。自動の連絡でも、内容の責任は店にあります。

聞き方を工夫する

「連絡してよい時間帯は」と直接尋ねると、身構えられる場合があります。理由を添えることで、答えやすくなります。

「確認のご連絡を差し上げることがあります。ご都合の悪い時間帯はございますか」。この形なら、目的が伝わります。留守番の記録についても、同じです。「お留守番電話に、店名を残してもよろしいでしょうか」と聞くことで、判断しやすくなります。答えにくそうな様子なら無理に聞かず、「では控えめにいたします」で構いません。

手段が使えなくなる場合

登録した連絡先が、いつまでも使えるとは限りません。電話番号が変わる、電子メールの住所を使わなくなる、指定していた道具をやめる。

送った連絡が届かなかった場合は、その旨を記録に残してください。次に来店されたときに、確認する材料になるためです。「先日ご連絡を差し上げたのですが、届いておりましたでしょうか」。この一言で、古い連絡先に気づけます。届かない連絡先を残したままにすると、緊急のときに使えません。

VANNAでできること

VANNAでは、顧客ごとの記録に連絡の手段や時間帯をメモとして残せます。来店前のメールリマインドは全プランで使えて、送る対象を店側で管理できます。カレンダー予約はMaxプランの機能です。

一方で連絡の手段を自動で切り替えたり、時間帯に応じて送信を制御したりする機能はありません。指定の確認と使い分けは、店側で行うことになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

今月加える四つ

用紙に、これだけ加えてください。連絡してよい手段、連絡してよい時間帯、留守番の記録を残してよいか、案内を送ってよいか。この四つを加えるだけで、迷惑をかける場面が大きく減ります。

よくある質問

連絡の手段は誰が決めますか

その方が受け取りやすい手段を使ってください。店が使いやすい手段ではありません。聞かなければ、分かりません。

いつ聞きますか

初回の受付のときです。「ご連絡は、お電話とメッセージのどちらがよろしいですか」で足ります。答えを記録に残してください。

何を聞きますか

連絡してよい手段、連絡してよい時間帯、留守番の記録を残してよいか、案内を送ってよいか。この四つです。

時間帯まで聞く必要がありますか

日中に電話に出られない方、夜勤の方、時間が限られる方がいます。聞いておけば、無駄な発信が減ります。

留守番の記録は残してよいですか

家族と同居している方の場合、内容が知られる場合があります。サロンの名前を残すこと自体が望ましくない場合もあります。聞いてください。

案内の同意はまとめてよいですか

分けてください。予約の確認は業務上必要な連絡ですが、案内の送付は本人の意思が必要です。

広告の連絡に決まりはありますか

原則として事前の同意が必要です。送信者の氏名や名称を明示し、受け取りを止める方法も示す必要があります。

どこに記録しますか

顧客の記録の上のほうです。連絡する前に必ず目に入る位置が望ましい位置です。備考の奥に埋もれると、見られません。

一度聞けば済みますか

転職や引っ越しで都合が変わります。年に一度、確認してください。変更があれば、その場で記録を直してください。

手段の使い分けは

電話は急ぎの連絡、文字は記録が残り日時の確認に向き、電子メールは長い内容に向きます。急ぎの用件を、文字だけで送らないでください。

急ぎの場合はどうしますか

指定された手段で届かない場合、別の手段を使ってください。「緊急の場合はお電話することがあります」と、用紙に書いてください。

連絡がつかない場合は

一度目は指定された手段で、つながらなければ時間を空けて再度、それでも駄目なら別の手段で。何回まで試すかも決めてください。

文面は用意しますか

予約の確認、変更のお願い、来店前の案内。先に作って、必要な部分だけを直す形にすると、誤りが減ります。店の名前と連絡先を必ず入れてください。

送る時刻に決まりはありますか

深夜や早朝は避けてください。文字は届いた時点で通知が鳴ります。送る時刻を、営業の時間の中に決めてください。

間違えて送ったら

気づいた時点で、誤りである旨を連絡してください。個人情報が含まれていた場合、その旨も伝えてください。送る前に宛先を確認する手順を入れてください。

電話の前に何を見ますか

その方の指定、前回の連絡の記録、他の人が連絡していないか。この三つを10秒で確認してください。

連絡の記録は残しますか

いつ、どの手段で、何を伝えたか。つながらなかった場合も残してください。二人が別々に連絡する事故を防げます。

家族の連絡先は聞きますか

未成年や高齢の方の場合、必要な場合があります。聞く場合、その方の同意を得てください。必要がない場合、聞かないでください。

非通知でかけてよいですか

出てもらえません。店の番号を通知してください。初回に番号を伝えて、登録していただけるようにしてください。

案内はどのくらい送りますか

月に1回から2回で足ります。頻度が高いと嫌われます。受け取りを止める方法を、毎回示してください。

止めてほしいと言われたら

その時点で送る対象から外し、その意思を記録に残してください。記録に残さないと、次の担当者が送ってしまいます。

記録も消しますか

消す必要はありません。送らない意思を記録するために、情報が必要になります。

スタッフにはどう伝えますか

連絡の決めごとを1枚にまとめ、記録を見てから連絡する手順を伝えてください。見ずに連絡すると、指定を無視することになります。

自動で送る連絡は

送る手段が指定と合っているか確認してください。案内を希望しない方に宣伝が含まれないよう設定してください。内容の責任は店にあります。

今月は何をしますか

用紙に四つ加えてください。連絡してよい手段、時間帯、留守番の記録の可否、案内の送付の可否。迷惑をかける場面が大きく減ります。

出典

• 個人情報保護委員会 個人情報保護法について
• 総務省 迷惑メール対策
• 消費者庁 景品表示法
• VANNA公式 機能

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。広告や宣伝を含む連絡の要件は、送る手段によって異なります。個別の判断は、専門家や所管の窓口にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。