スタッフが急に休んだ日｜その日の回し方と、次への備え

朝、開店の30分前に連絡が来ました。今日は、3人分の予約が入っています。この30分で、決めることがあります。

急な欠勤は、必ず起きます。起きてから考えると判断を誤るため、手順を決めておいてください。

その日の判断は30分で終える

迷う時間が、最も損失になります。ですから連絡を受けたら、順番に判断してください。一、今日の予約を確認する。二、動かせる予約と動かせない予約を分ける。三、誰が入るかを決める。四、連絡する。

この四つを、30分で終える形にしてください。

予約を三つに分ける

先に分けておくことで、判断が速くなります。そのまま受けられるもの、時間をずらせば受けられるもの、別の日に移してもらうもの。この三つに分けてから、連絡してください。分けずに連絡すると、その場で判断することになるためです。

連絡は早いほどよい

これが、最も効きます。来店の直前に連絡すると、その方はすでに準備していますし移動を始めている場合もあるためです。朝の早い時間でも、連絡してください。「早朝で恐縮ですが」と添えれば、問題になりません。遅らせるほど、断られる可能性が上がります。

連絡の順番を決める

全員に同時には、できません。ですから来店の時刻が早い方から、順に連絡してください。遠方から来る方を先にする考え方も、あります。

指名の方には、担当が休んだ旨を伝える必要があります。そのうえで別の担当で受けるか日を移すかを、聞いてください。

連絡の手段を決める

電話が、確実です。文字での連絡は、見ていない場合があるためです。電話がつながらない場合は、文字も送ってください。両方を使う形が、最も確実になります。ただし来店の直前なら、電話だけにすることです。

伝える内容を決める

言葉を、用意しておいてください。理由は、簡潔で構いません。「担当が体調不良のため」で、足ります。詳しい病状は、伝えないでください。本人の情報だからです。代わりの提案は、必ず添えます。なお謝罪を長く重ねると、要件が伝わりません。

「熱がある」「家族が」といった内容も、伝えないでください。来店される方に、本人の事情を知らせる必要はないためです。スタッフにも、詳しく説明しないことです。

断る場合の伝え方

これは、最後の手段です。どうしても受けられない場合は、正直に伝えてください。そのうえで次回の予約をその場で取って、優先して枠を確保する旨を伝えます。なお料金の割引を提示するかは、判断が要ります。一度提示すると、次も期待されるためです。

誰が入るかを決める

休みの人に連絡して入ってもらう、自分が入る、他の店から応援を呼ぶ。この順で検討する形が、一般的になります。休みの人に頼む場合は、断られる前提で連絡してください。

そして、強制はしないでください。休日は、本人の時間だからです。出てもらう場合は、代わりの休みを別に取ります。割増の賃金が発生する場合もあるため、確認が必要です。なお「頼めば来る」を前提にすると、その人が辞めます。

自分が入る場合の注意

店主が施術に入ると、その日の事務が全部止まります。止まった分は、翌日以降に回るためです。連日続けば、経営の判断も遅れます。ですから自分が入ることを、常態にしないでください。

当日の回し方

ここは、無理をしないでください。一人あたりの施術の時間を短くすると、質が落ちて次につながらないためです。受けられる件数を減らして、質を保ちます。休憩も、飛ばさないこと。事故に、つながります。

残った人への配慮

ここには、負担が集中します。ですからその日の終わりに、労ってください。無理をさせた分は、別の日で調整します。「みんなで頑張ろう」だけで、終えないことです。それが続くと、他の人も休みにくくなります。

休みにくい空気を作らない

これが、根本の問題です。休むと迷惑がかかるという空気があると、無理して出勤するためです。体調が悪いまま施術すると事故につながりますし、感染の可能性がある場合は他の方にも広がります。ですから休むことを、責めないでください。

連絡の方法を決めておく

朝の何時までに連絡するか。誰に連絡するか、店主か店長か。どの手段で連絡するか、電話か文字か。これを決めて、全員に伝えてください。決めていないと、連絡が遅れるためです。

期限は、現実的な時間にしてください。「始業の1時間前まで」が、一つの目安になります。ただしそれより遅い場合もあります。急な体調不良は、直前に分かるためです。遅れたことを、責めないでください。連絡が来ないほうが、困ります。

予備の人を用意する

急な欠勤に対応できる人を、決めておいてください。短時間だけ入れる方を登録しておく方法があります。近隣の同業と応援の取り決めをする方法も、あります。ただし一人で回している店では、これができません。

一人で営業する場合

この場合は、備えの形が違います。自分が休むと、その日は営業できないためです。予約を、全部移すことになります。そのための連絡先を、常に手元に持ってください。

体調が悪い日に慌てないよう、連絡の文面も用意しておいてください。自宅からでも予約の一覧を見られる形にしておくことで、動けます。

感染の可能性がある場合

この場合は、判断が変わります。発熱や、うつる可能性のある症状がある場合は出勤させないでください。他のスタッフと来店される方に、広がるためです。復帰の目安も、決めておきます。判断に迷う場合は、医療機関の指示に従ってください。

予約の枠を戻す作業

これは、忘れやすい作業です。移した予約を、新しい日時で入れ直してください。その日の空いた枠は、他の方に案内できる場合もあります。当日の空きの告知には、消える形式の投稿が向きます。

この作業は、その日のうちに終えてください。翌日に回すと、二重予約が起きるためです。

常連の方への対応

長く来ている方ほど、配慮が要ります。指名の担当が休んだ場合、その方は待つことを選ぶかもしれないためです。無理に別の担当を、勧めないでください。日を移す提案を先にして、次回に優先して枠を確保する旨を伝えます。

記録を残す

これは、繰り返しを見つけるためです。いつ、誰が、何日休んだか。理由の区分も、記録してください。特定の人に集中している場合は、原因があります。体調、業務量、人間関係。いずれかの問題が、隠れています。関係の問題は、スタッフ同士の関係が悪くなったときで整理しています。

頻度が高い場合も、責める前に確認してください。体調に問題があるなら、就業の内容を調整する必要があります。業務量が原因なら、配分を直します。ただし繰り返し無断で休む場合は、別の対応が必要になります。就業に関する規則の定めを、確認してください。

有給休暇との関係

扱いを、決めておいてください。急な欠勤を、有給休暇として扱うかどうか。事後の申請を、認めるかどうか。認める場合は、期限も決めてください。扱いは、サロンの有給休暇で整理しています。

一日の損失を把握しておく

欠勤の当日にいくら失うのかを知らないまま判断すると、対応が過剰にも過小にもなります。動かせなかった予約の件数に平均の単価を掛けることで、その日の損失が出ます。

この額が分かっていることで、応援を呼ぶ費用や割増の賃金を払う判断が付きます。逆に無理に受けて質を落とすことの、割に合わなさも見えるでしょう。一度計算して、書き留めておいてください。

VANNAでできること

VANNAでは、予約の一覧と顧客の連絡先を管理画面から確認できるため、急な連絡が必要な場面でも手元に情報が揃います。予約の変更も、その場で反映できます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

一方でスタッフの勤怠を管理したり、代わりの人員を手配したりする機能はありません。シフトの調整と労務の管理は、別に行うことになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

今日決める三つ

起きる前に、決めてください。連絡の期限と連絡先と手段、来店された方への連絡の文面、休みの人に頼む場合の条件。この三つを紙に書いて、受付に置いてください。

よくある質問

連絡を受けたら何をしますか

30分で四つ決めてください。今日の予約を確認する、動かせる予約を分ける、誰が入るかを決める、連絡する。迷う時間が最も損失になります。

予約はどう分けますか

そのまま受けられる、時間をずらせば受けられる、別の日に移す。この三つに分けてから連絡してください。分けずに連絡すると、その場で判断することになります。

連絡はいつしますか

早いほどよいです。直前だとすでに準備しており、移動を始めている場合もあります。朝の早い時間でも連絡してください。

連絡の順番は

来店の時刻が早い方からです。遠方から来る方を先にする考え方もあります。指名の方には、担当が休んだ旨を伝える必要があります。

手段は何ですか

電話が確実です。文字は見ていない場合があります。つながらない場合、両方を使ってください。直前なら電話だけにしてください。

理由はどこまで伝えますか

「体調不良のため」で足ります。詳しい病状は伝えないでください。本人の情報です。スタッフにも詳しく説明しないでください。

断る場合は

正直に伝えて、次回の予約をその場で取ってください。優先して枠を確保する旨を伝えてください。割引を一度提示すると、次も期待されます。

誰が入りますか

休みの人に連絡する、自分が入る、他の店から応援を呼ぶ。この順で検討する形が一般的です。休みの人には、断られる前提で連絡してください。

休みの人に頼むときは

強制しないでください。出てもらう場合、代わりの休みを別に取ってください。割増の賃金が発生する場合があります。

自分が入ってよいですか

その日の事務が全部止まり、翌日以降に回ります。連日続くと経営の判断が遅れます。常態にしないでください。

当日はどう回しますか

一人あたりの時間を短くしないでください。質が落ちて、次につながりません。件数を減らして質を保ち、休憩を飛ばさないでください。

残った人には

その日の終わりに労ってください。無理をさせた分を別の日で調整してください。「みんなで頑張ろう」だけで終えないでください。

休みにくい空気があります

体調が悪いまま施術すると、事故につながります。感染の可能性がある場合、他の方にも広がります。休むことを責めないでください。

連絡の決めごとは

朝の何時までに、誰に、どの手段で。これを決めて全員に伝えてください。決めていないと、連絡が遅れます。

期限はいつにしますか

「始業の1時間前まで」が一つの目安です。急な体調不良は直前に分かります。遅れたことを責めないでください。連絡が来ないほうが困ります。

予備の人は用意できますか

短時間だけ入れる方を登録しておく方法や、近隣の同業と応援の取り決めをする方法があります。

一人で営業しています

自分が休むと営業できません。連絡先を常に手元に持ち、連絡の文面を用意し、自宅からでも予約の一覧を見られる形にしてください。

発熱している場合は

出勤させないでください。他のスタッフと来店される方に広がります。復帰の目安を決めておき、迷う場合は医療機関の指示に従ってください。

移した予約はどうしますか

新しい日時で入れ直し、空いた枠を他の方に案内してください。その日のうちに終えてください。翌日に回すと、二重予約が起きます。

常連の方には

無理に別の担当を勧めないでください。日を移す提案を先にして、次回に優先して枠を確保する旨を伝えてください。

記録は必要ですか

いつ、誰が、何日休んだか。特定の人に集中している場合、体調、業務量、人間関係のいずれかに原因があります。

頻度が高い場合は

責める前に確認してください。体調なら就業の内容を調整し、業務量なら配分を直してください。繰り返し無断で休む場合は、別の対応が必要です。

有給休暇として扱えますか

事後の申請を認めるかを決めてください。認める場合、期限も決めてください。

今日は何を決めますか

連絡の期限と連絡先と手段、来店された方への連絡の文面、休みの人に頼む場合の条件。紙に書いて受付に置いてください。

出典

• 厚生労働省 労働基準
• 厚生労働省 労働時間・休日
• 厚生労働省 生活衛生関係営業
• VANNA公式 機能

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。休日出勤の賃金や有給休暇の扱いは、契約の内容と勤務の形態によって変わります。判断は、社会保険労務士などの専門家にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。