人を雇ってから使える助成金｜土台と順番でほぼ決まる

スタッフを1人雇って半年が経った頃、同業の方から「あれ、助成金もらった?」と聞かれました。何のことか分からず聞き返すと、人を雇ったときや正社員にしたときに受けられるものがあるのだと言われました。調べてみると、たしかにそういう制度はありました。ただ、こちらはすでに雇い終わっていて、しかも書類の一部が整っていませんでした。

雇用に関わる助成金でいちばん多い取りこぼしは、制度を知らなかったことではありません。順番を間違えることと、土台が整っていないことです。同じことをしていても、届け出た順番が違うだけで対象から外れるものがあります。

そしてもう一つ、開業のときに調べた補助金とは、性質そのものが違います。ここを同じものとして扱っていると、待ち方も、準備のしかたも噛み合いません。開業時の融資と補助金の関係は創業融資と補助金の違いで扱っていますので、この記事では、人を雇ってからの話に絞ります。

なお、制度の名称、金額、要件、公募の時期は、年度や地域によって変わります。この記事では、そうした変わるものは書きません。変わらない部分、つまり探し方と、順番と、土台の作り方だけを扱います。

補助金と助成金は、性質が違う

同じように「もらえるお金」と語られますが、仕組みが違います。

補助金は、多くの場合、公募があって審査があります。要件を満たしていても、採択されないことがあります。開業のときに検討する販路開拓やIT導入のものは、こちらに近い性質を持っています。

一方、雇用に関わるものの多くは、要件を満たしていれば受けられる形をとっています。競争して勝ち取るというより、決められた条件を満たしたことを書類で示す、という作業になります。

この違いは、準備のしかたを変えます。審査で選ばれるものは、計画の中身を練る作業が中心になります。要件を満たすものは、要件をひとつずつ潰して、それを示す書類を残す作業が中心になります。後者では、良い計画を書く力より、抜けなく揃える力が効きます。

とはいえ、これも制度によります。名称に「助成金」とあるから必ず後者だとはかぎりません。窓口で確認するときは、名前ではなく仕組みを聞いてください。

土台が無いと、そもそも入口に立てない

雇用に関わる制度は、たいてい「きちんと雇っていること」を前提にしています。ここが整っていないと、制度を知っていても申請できません。

前提として求められることが多いのは、次のようなものです。

• 雇用保険の適用事業所になっていること
• 労働条件を書面で示していること
• 出勤の記録が残っていること
• 賃金台帳があること
• 一定の規模になれば、就業規則を整えていること

具体的にどこまで必要かは制度によって違いますし、事業所の状況によっても変わります。ただ、方向としてはどれも「雇う側として当たり前に整えておくこと」です。

つまり、助成金のために特別な準備をするというより、雇用の土台を整えた結果として、申請できる状態になるという順序になります。ここを逆にすると、申請の直前になって台帳を作り直すことになり、たいてい間に合いません。

労働保険や社会保険の手続きそのものは初めてスタッフを雇うときの労働保険・社会保険手続きで扱っています。まずはそこが済んでいるかを確認してください。

出勤の記録が、いちばん詰まりやすい

土台のなかで、あとから作れないものがあります。出勤の記録です。

賃金台帳は、支払いの記録が残っていれば整えられます。労働条件の書面も、遅れてでも交わせます。ところが、3か月前に誰が何時から何時まで働いたかは、あとから正確には作れません。

そして、雇用に関わる制度では、この記録が土台になっていることがよくあります。実際に働いていたことを示すのが、この記録だからです。

小さな店では、シフト表と実際の勤務がずれたまま運用されていることがあります。予定は残っていても、実績が残っていない。この状態は、制度の話とは関係なく直しておいたほうがよい部分です。労働時間の管理そのものはサロンの労働時間の管理で扱っています。

順番を間違えると、同じことをしても対象外になる

ここが、いちばんもったいない失敗です。

制度のなかには、やろうとしていることを先に届け出てから実施する、という型のものがあります。計画を出し、認められてから実施し、一定の期間を経て、それから支給を申請する。この順番が決まっているのです。

ですから、先に実施してしまうと、内容がまったく同じでも対象になりません。「良いことをしたのだから認めてほしい」は通りません。順番そのものが要件だからです。

冒頭の話も、これでした。すでに雇い終わったあとで気づいても、遡れないものがあります。

ですから、人を雇う、正社員にする、研修に出す、待遇を変える。こうした動きを考えはじめた段階で、一度窓口に聞いてください。動いたあとでは遅い、という制度があることだけは覚えておいてください。

入金は、思っているよりずっと後

資金繰りに当てにしないでください。

雇用に関わる制度は、一定期間の雇用実績を見てから支給を判断する形が多くあります。つまり、雇った月に入るお金ではありません。実施し、期間が経過し、支給を申請し、審査を経て、それから入金されます。

その間、給与は毎月払い続けます。社会保険料も同じです。出ていくお金が先で、戻ってくるお金があとという構造になっています。

ですから、「助成金が入るから雇える」という計算は成り立ちません。助成金が無くても払える状態で雇い、入ってきたら別のことに使う。この順番で考えてください。

資金繰りの表に入る予定のお金として書き込むのであれば、日付は保守的に置いてください。予定より早く入ることはまずありませんが、遅れることはあります。

助成金のために、人を雇わない

これは、はっきり書いておきます。

雇用は続く支出です。給与だけでなく、社会保険料も、教育の時間も、シフトを組む手間もかかります。一方、助成金は基本的に一度きりです。

金額を並べれば、どちらが大きいかはすぐ分かります。1年目で釣り合ったとしても、2年目からは支出だけが残ります。

ですから、判断の順番はこうなります。まず、人を雇う必要があるか。次に、その人数を続けて払えるか。ここまで済んだうえで、使える制度があるかを見る。制度の存在が、雇うかどうかの判断を動かすようであれば、それは動かしてはいけない場面です。

雇うかどうかの判断そのものは初めての採用と求人の出し方で扱っています。

業務委託にしていると、対象にならないことがある

面貸しやフリーランスとの契約で回している店では、ここを確認してください。

雇用に関わる制度は、雇用していることが前提です。業務委託の形をとっているなら、そもそも対象外になります。

そして、ここで危ないのは、「実態は雇用に近いのに、契約だけ業務委託にしている」という状態です。この状態は、助成金の対象にならないというだけの話ではありません。契約の形と実態がずれていること自体が問題になります。

助成金を調べたことをきっかけに、自分の店の契約形態を見直すのは、良い機会です。実態と契約が合っているかどうかを確認してください。

探し方は、3つで足りる

制度の一覧を自分で追いかけようとしないでください。年度が変わるたびに名称も内容も変わりますから、追いきれません。

聞く先は3つで足ります。

1. 労働局やハローワークの窓口。雇用に関わるものは、ここが本筋です。
2. 商工会議所や商工会。地域の制度や、自治体独自のものを教えてもらえます。
3. 社会保険労務士。手続きの代行だけでなく、順番の設計を相談できます。

このとき、制度名を挙げて「これは使えますか」と聞くより、やろうとしていることを説明して「使えるものはありますか」と聞くほうが、答えが広くなります。こちらが知っている制度は、たいてい一部です。

そして、聞いた内容は書き留めてください。いつ、どこで、誰に、何と言われたか。担当の方が替わると、話が変わることがあります。

社会保険労務士に頼むかどうか

頼むという選択は、十分に成り立ちます。

書類の量と、順番の複雑さが理由です。本業をやりながら公募要領を読み込み、期限を管理し、書式を整えるのは、思っているより時間を食います。その時間を施術に回したほうが、結果として得になることがあります。

依頼するなら、費用の形を先に確認してください。着手のときにかかるのか、受給できたときにかかるのか、両方なのか。そして、受給できなかった場合にどうなるのかも聞いてください。

なお、こちらから声をかけていないのに「助成金が受けられます」と営業してくる相手には気をつけてください。実態と違う書類で申請すれば、それは不正受給になります。責任を負うのは、事業主の側です。

受け取ったあとに、残る義務

もらって終わりではありません。

書類の保存が求められる期間があります。どのくらいかは制度によりますので、受給が決まった時点で確認してください。数年単位になることもあります。

そして、状況を確認するための調査が入ることがあります。申請の内容と実際の運用が合っているかを見られます。書類だけ整えて実態が違う、という状態は、ここで表に出ます。

不正受給の扱いは重いものです。返還だけで済まないこともあります。そして、意図的でなかった場合でも、書類と実態が食い違っていれば説明を求められます。

要件を満たすために無理をするくらいなら、その制度は使わないほうが安全です。

一人でやっている店の場合

正直に書いておくと、雇用に関わる制度は、雇用していることが前提です。一人で営んでいるかぎり、この分野の多くは対象外になります。

ただし、これから雇う予定があるのであれば、いま知っておく意味があります。雇う前に整えておくべき土台が分かりますし、順番を間違えずに済みます。

そして、雇用以外の枠には、一人の店でも対象になりうるものがあります。設備や販路に関わるものが、それにあたります。こちらは審査のあるものが多く、準備のしかたも変わります。この記事の最初に述べた、補助金と助成金の性質の違いを思い出してから調べてください。

処遇を変えるときが、いちばん機会が多い

雇うときだけではありません。

有期の契約から無期に変える、時給を上げる、休みの制度を整える、研修に出す。こうした「待遇を良くする動き」に対して、支援の枠が設けられていることがあります。

つまり、すでに雇っている店にも機会があります。そしてこの場合も、順番があります。変えてから届け出るのではなく、変える前に相談する。この形になります。

評価と昇給の考え方はスタッフの評価と昇給で扱っています。上げると決めた段階で、一度窓口に聞いてみる価値があります。

年に一度、見る日を作る

制度は毎年変わります。去年使えなかったものが使えるようになることも、その逆もあります。

年に一度、確認する日を決めてください。決算のあとや、年度が替わる時期がちょうどよいところです。

見るのは、いま雇っている人数と契約の形、この1年で変えたこと、これから1年で変えたいこと。この3つを持って窓口に行けば、話が早く進みます。

そして、使わなかった年があっても、それは失敗ではありません。使える制度が無かった、というだけのことです。

今日やる一つ

いま雇っている人の出勤記録が、この3か月ぶん残っているかを確認してください。シフト表ではなく、実際に何時から何時まで働いたかの記録です。残っていなければ、そこが最初に直す場所になります。制度の一覧を眺めるより、こちらのほうが先です。

よくある質問

補助金と助成金は、どう違いますか

補助金は公募と審査があり、要件を満たしていても採択されないことがあります。雇用に関わるものの多くは、要件を満たしていれば受けられる形をとっています。ただし名称だけでは判断できませんので、窓口で仕組みを確認してください。

何を整えておけばよいですか

雇用保険の適用事業所になっていること、労働条件を書面で示していること、出勤の記録、賃金台帳、そして規模によっては就業規則です。どれも雇う側として当たり前に整えておくもので、助成金のための特別な準備ではありません。

あとから申請できますか

制度によります。やろうとしていることを先に届け出てから実施する型のものがあり、その場合は先に実施してしまうと、内容が同じでも対象になりません。順番そのものが要件だからです。動きはじめる前に一度窓口に聞いてください。

いつ入金されますか

一定期間の雇用実績を見てから支給を判断する形が多く、雇った月に入るお金ではありません。実施し、期間が経過し、支給を申請し、審査を経て入金されます。その間も給与と社会保険料は毎月出ていきます。

助成金があるなら、雇ってもよいですか

判断の順番を逆にしないでください。まず人を雇う必要があるか、その人数を続けて払えるか。そこまで済んでから、使える制度があるかを見ます。雇用は続く支出で、助成金は基本的に一度きりです。

業務委託で来てもらっている人は対象になりますか

雇用に関わる制度は、雇用していることが前提ですので、業務委託の形では対象外になります。なお、実態は雇用に近いのに契約だけ業務委託にしている状態は、助成金以前の問題として見直しが必要です。

どこに相談すればよいですか

労働局やハローワークの窓口、商工会議所や商工会、そして社会保険労務士の3つで足ります。制度名を挙げて聞くより、やろうとしていることを説明して「使えるものはありますか」と聞くほうが、答えが広くなります。

社会保険労務士に頼むべきですか

書類の量と順番の複雑さを考えると、頼む選択は十分に成り立ちます。依頼するなら、費用が着手時か受給時か両方か、受給できなかった場合にどうなるかを先に確認してください。

「助成金が受けられます」という営業が来ました

気をつけてください。実態と違う書類で申請すれば不正受給になり、責任を負うのは事業主の側です。こちらから声をかけていない相手の話は、窓口や顧問の専門家に確認してから進めてください。

受け取ったあとに、何かありますか

書類の保存が求められる期間があり、状況を確認するための調査が入ることもあります。申請の内容と実際の運用が食い違っていれば、そこで表に出ます。要件を満たすために無理をするくらいなら、使わないほうが安全です。

一人でやっていますが、使えるものはありますか

雇用に関わる制度は雇用が前提ですので、一人で営んでいるかぎり、この分野の多くは対象外です。ただし設備や販路に関わる枠は別で、そちらは審査のある補助金が中心になります。

すでに雇っている場合でも機会はありますか

あります。有期から無期に変える、時給を上げる、休みの制度を整える、研修に出す。こうした待遇を良くする動きに支援の枠が設けられていることがあります。この場合も、変える前に相談するという順番になります。

制度はどのくらいの頻度で確認しますか

年に一度で足ります。決算のあとや年度の替わる時期がちょうどよいところです。いま雇っている人数と契約の形、この1年で変えたこと、これから変えたいことを持って窓口に行くと、話が早く進みます。