サロンの店内連絡｜「聞いていません」が起きる場所を特定する

「聞いていません」が、月に何度も起きます。伝えたつもりの連絡が、届いていなかったためです。

店の中の連絡は、口頭だけでは残りません。どこに書くかを決めないと、毎回同じことが起きます。

伝わらない原因を分ける

まず、どこで止まっているかを確認してください。自分の中で完結していて、そもそも伝えていない場合。伝えたが、相手が施術中で聞けていない場合。聞いたが、覚えていない場合。聞いたが、いつからかを誤解している場合。そして複数の場所で伝えて、内容が食い違っている場合です。

原因によって、対策が変わります。ですからまとめて「共有不足」と、片づけないでください。伝えた側の記憶と受けた側の記憶は、ほとんどの場面でずれるためです。

残す場所を一つに決める

分散が、最大の原因になります。口頭、紙、メッセージと複数の場所に散らばると、どこを見ればよいか分からなくなるためです。ですから正となる場所を、一つ決めてください。そこに書いていないことは、決まっていないと扱う。この基準にすることで、迷わなくなります。

口頭で伝えた内容も、その場所に書いてください。全員が書くと重複するため、書く人も決めます。古い連絡が残り続けるので、書いた日付も入れてください。見る時間も、決めます。書いても見なければ、届かないためです。

種類で分ける

すべてを同じ場所に、混ぜないでください。予約の変更・体調不良・当日の注意といった今日の連絡。手順の変更・料金の変更・方針といった続く決め事。前回の内容・注意点・好みといった顧客ごとの情報。

この三つは、寿命が違います。混ぜると、古い情報が埋もれるためです。今日の連絡は、翌日には消えて構いません。続く決め事は、手順書に反映してください。詳しくは、サロンの業務手順書の作り方で整理しています。顧客ごとの情報は、顧客の記録に書きます。連絡の場所に書くと、後で探せないためです。

朝と閉店に時間を作る

ここは、短くて構いません。朝は、その日の予定と注意を確認してください。5分で、足ります。閉店後は、その日に起きたことを共有します。全員が揃わない場合は、書いて残してください。

長い会議にすると、続きません。ですから決める場ではなく、伝える場にしてください。決めることがある場合は、別の時間を取ります。順番に発言させることも、避けます。用件がない人は、聞くだけで構いません。なおこの時間は、業務の時間として扱ってください。

施術中に伝えない

中断は、双方に負担です。ですから急ぎでない用件を、施術中に伝えないでください。来店される方の前でも、業務の話をしないことです。聞こえています。

何を緊急と扱うかの基準も、決めてください。手が空く時間を把握して、そこで伝えます。呼び出しの合図を決めることで、声を出さずに伝えられます。音の扱いは、サロンの音でも整理しています。

連絡の手段を決める

手段が増えるほど、抜けます。業務の連絡に使う手段を一つに決めて、私的な手段とも分けてください。混ざると、休みの日にも届くためです。なお個人の連絡先の交換を、強制はできません。

退職した人が、そのまま残らない形にしてください。また既読が分かる仕組みでも、読んだことと理解したことは別です。重要な内容は、返答をもらう形にすることです。

休みの日に送らない

ここは、境目が要ります。見た時点で休憩が途切れるため、休みの人には業務の連絡を送らないでください。急ぎでない内容は、翌営業日で足ります。自分が責任者なら、自分から送らないことです。送る側は、軽く考えがちだからです。

夜間に送らない時間も、決めてください。送る必要がある場合は、返信が翌日で構わないと明記します。休憩中の扱いは、サロンの休憩と食事で整理しています。

変更を伝えるときの型

これは、決め事が変わる場面の話です。何が、いつから変わるか。この二つが、最も抜けます。理由も、書いてください。納得がないと、元に戻るためです。全員に関係するとは限らないため、誰に関係するかも書きます。質問の受け先と、前の手順をいつまで使えるかも明記してください。なお口頭だけで、変えないことです。変わったことに気づかない人が、出ます。

VANNAでできること

VANNAでは、予約と顧客の記録が同じ画面にまとまります。顧客ごとのメモは全員が同じ場所で見られるため、担当が変わっても引き継げます。カレンダー予約はMaxプランの機能で、来店前のメールリマインドは全プランで使えます。

一方でスタッフ間の連絡を扱う機能は、ありません。店内の共有は、別の手段で行うことになります。この点は把握しておいてください。

料金はPro月額3,300円、Max月額5,500円、Max+月額11,000円で、いずれも税込です。初期費用は0円、予約や販売に対するVANNA側の手数料も0円です。現在はプレオープン期間として、2026年7月31日までの申し込みで2か月無料、以降の申し込みは1か月無料です。条件は変更される場合があるため、最新の内容はVANNA公式 料金でご確認ください。

顧客の情報を扱うとき

共有の対象には、個人の情報も含まれます。ですから連絡の手段に、顧客の名前や連絡先を書かないでください。必要な場合は顧客の記録の側に書いて、そこを見る形にします。

私的な端末に業務の連絡が届く形では、個人の情報も一緒に届きます。しかも退職した人の手元に、過去の連絡が残り続けます。ですから見られる範囲を権限で分けられる仕組みを、使ってください。削除の求めがあった場合、連絡の記録に残っていると対応が漏れるためです。詳しくは、顧客から情報の開示や削除を求められたらで整理しています。

伝わったかを確かめる

送った時点では、届いていません。読んだ印だけでは理解したかが分からないため、重要な内容は返答をもらう形にしてください。新しい手順は、最初の数回だけ確認します。分からない点があるかは、こちらから聞くことです。相手からは、言いにくい場合があります。同じ質問が複数の人から来たら、書き方に問題があります。一度で伝わらないことを、前提にしてください。

記録が積み上がりすぎる場合

書きすぎも、読まれなくなります。すべてを書くと、重要なものが埋もれるためです。今日の連絡は、翌日に消す運用にしてください。続く決め事は手順書に移して、連絡の場所からは消します。古い内容を残したままにすると、どれが今の決まりか分からなくなるためです。月に一度、見直す日を決めてください。なお文章は、短く書きます。長い文章は、読まれません。

言いにくいことをどう扱うか

伝わらない理由が、内容にある場合もあります。失敗の報告が上がってこないなら、責める空気が原因です。報告した人を責めると、次から隠されるためです。早く上がるほど、対応の選択肢は多くなります。

指摘は、人ではなく行動について行ってください。他の人がいる前でも、指摘しないことです。責任者に言いにくい場合もあるため、相談しやすい相手を決めておく方法もあります。

記録が残る形にする

後で確認できることが、重要になります。いつ・誰が・何を決めたかが分かる形にすることで、言った言わないの議論を避けられるためです。顧客との間で問題が起きたときも、経緯を示せます。

なお労働の条件に関わる変更は、書面が必要な場合もあります。専門家に、確認してください。また個人に関わる内容を、全員が見る場所に書かないことです。古い記録をいつまで残すかも、決めてください。

情報が偏らないようにする

一部の人だけが知っている状態を、避けてください。常勤の人だけで決まると、そうでない人に届かないためです。出勤の少ない人ほど、情報から遠くなります。書いて残す形なら、出勤の日に追いつけます。新しく入った人に過去の決め事をどう渡すかも、決めてください。手順書があることで、この受け渡しが楽になります。

一人で営業する場合

伝える相手がいなくても、必要な場面はあります。自分への申し送りが要るためで、決めたことは書いて残してください。数か月後の自分が、読み手になります。外部に依頼している相手とのやり取りも、記録に残します。顧客ごとの注意点は、必ず記録に書いてください。記憶に頼れる人数には、限りがあるためです。

外部の相手との連絡

連絡は、店の中だけではありません。仕入れ先、税理士、制作を依頼している相手。担当が変わると追えなくなるため、やり取りを個人の連絡先で行わないでください。

決めた内容も、記録に残してください。口頭の約束は、後で食い違うためです。金額や納期に関わる内容は、書面でやり取りします。返信の期限を伝えることで、待つ時間も減ります。取引先との関係は、サロンの仕入れ先との付き合い方で整理しています。

決めることの一覧

これが、最初に決める項目になります。正となる場所はどこか。今日の連絡・続く決め事・顧客の情報の置き場所。見る時間はいつか。急ぎの基準は何か。休みの日と夜間の扱い。そして書く人と、質問の受け先。

よくある質問

「聞いていません」が減りません

どこで止まっているかを分けてください。伝えていない、聞けていない、覚えていない、誤解している。原因によって対策が変わります。

どこに書けばよいですか

正となる場所を一つ決めてください。そこに書いていないことは決まっていない、という基準にすると迷いません。

種類で分ける必要はありますか

今日の連絡、続く決め事、顧客ごとの情報。この三つは寿命が違います。混ぜると、古い情報に埋もれます。

朝の共有は必要ですか

5分で足ります。決める場ではなく、伝える場にしてください。長い会議にすると続きません。

施術中に伝えてよいですか

急ぎでない用件は伝えないでください。来店される方の前で業務の話をしないでください。聞こえています。

緊急の基準は

先に決めてください。決めていないと、判断がその場の気分に左右されます。施術を中断してよい範囲を明示します。

連絡の手段はいくつまで

一つに決めてください。手段が増えるほど抜けます。私的な手段とは分けてください。

個人の連絡先を交換させてよいですか

強制はできません。業務の手段を用意し、退職した人がそのまま残らない形にしてください。

休みの日に送ってよいですか

送らないでください。見た時点で休憩が途切れます。急ぎでない内容は、翌営業日で足ります。

変更を伝えるときに書くことは

何が、いつから変わるか。この二つが最も抜けます。理由と、質問の受け先も書いてください。

連絡に顧客の名前を書いてよいですか

書かないでください。必要な場合、顧客の記録の側に書き、そこを見る形にします。退職した人の手元に、過去の連絡が残り続けます。

伝わったか確かめる方法は

重要な内容は、返答をもらう形にしてください。読んだ印だけでは、理解したかは分かりません。同じ質問が複数から来たら、書き方に問題があります。

記録が増えすぎました

すべてを書くと、重要なものが埋もれます。今日の連絡は翌日に消し、続く決め事は手順書へ移してください。月に一度、見直す日を決めます。

失敗の報告が上がってきません

責める空気が原因です。報告した人を責めないでください。早く上がるほど、対応の選択肢が多くなります。

記録はどこまで残しますか

いつ、誰が、何を決めたか。言った言わないの議論を避けられます。ただし、個人に関わる内容を全員が見る場所に書かないでください。

出勤の少ない人に届きません

書いて残す形なら、出勤の日に追いつけます。常勤の人だけで決まる状態を避けてください。

新しく入った人にはどう渡しますか

過去の決め事をどう渡すかを決めてください。手順書があると、この受け渡しが楽になります。

外部の相手とのやり取りは

個人の連絡先で行わないでください。担当が変わると追えなくなります。金額や納期に関わる内容は、書面でやり取りしてください。

一人でも必要ですか

自分への申し送りが要ります。決めたことを書いて残してください。数か月後の自分が読み手です。

決めたのに元に戻ります

理由を伝えていない場合に起きます。何が変わるかだけを伝えると、前のやり方のほうが楽な場面で戻ります。なぜ変えるかを、一言添えてください。

出典

• 厚生労働省 労働基準
• 個人情報保護委員会 事業者向け資料
• VANNA公式 機能

本記事は2026年7月時点の一般的な情報の整理です。労働の条件に関わる変更は、書面での明示が必要な場合があります。判断に迷う場合、社会保険労務士にご確認ください。VANNAの料金・機能・キャンペーン条件は変更される場合があります。