2年目からのほうが取りこぼす｜お金の手続きの1年

開業して数年が経ちました。1年目は、確定申告のことで頭がいっぱいでした。あれもこれも初めてで、調べながら乗り切りました。

ところが2年目以降のほうが、実は取りこぼしが増えます。理由は単純で、初めてではなくなるからです。誰も教えてくれなくなり、案内も「毎年のことですから」という前提で届きます。そして届いた封筒は、去年も見たような気がする、というだけで開かれなくなります。

お金に関わる手続きは、1年のうちに何度も、別々の相手から来ます。税務署、市区町村、年金の窓口、保険会社、そして人を雇っていれば労働局。それぞれが自分の都合の時期に動いていて、こちらの繁忙期を気にしてはくれません。

この記事では、その1年の流れを1枚に並べます。1年目の確定申告そのものは開業1年目の確定申告スケジュールで扱っていますので、ここでは2年目以降、毎年繰り返し来るものを整理します。

まず、相手ごとに分けて考える

日付順に並べる前に、誰から来るのかを整理しておくと、頭に入りやすくなります。

• 税務署（所得税、消費税）
• 市区町村と都道府県（住民税、事業税、事業用の設備）
• 国民健康保険と年金の窓口
• 保険会社や共済（証明書）
• 労働局やハローワーク（人を雇っている場合）

これらは、互いに連絡を取り合っていません。1か所に出したから他も済んだ、ということはありません。逆に、1か所で遅れても他には影響しません。

そして、ほとんどが郵便で届きます。つまり、郵便物を開ける習慣があるかどうかで、取りこぼしの量が決まります。

年の前半に集中するもの

1年のなかで、いちばん混み合うのがここです。

年が明けてすぐの時期には、確定申告の準備が始まります。そして同じ時期に、事業で使っている設備について市区町村へ申告するものもあります。この2つは別の役所に出すもので、期限も別です。

確定申告が終わったあとも、まだ続きます。春から初夏にかけて、住民税や国民健康保険料の通知が届きます。ここで初めて、去年の所得に応じた負担の額が分かります。

つまり、確定申告を出して終わりではありません。その結果が返ってくるのは数か月後、という構造になっています。ここを知らないと、「終わったはずなのに、また請求が来た」と感じることになります。

人を雇っている場合は、この時期に労働保険に関わる手続きも入ります。時期は決まっていますので、雇いはじめた年に確認しておいてください。

後半に来るもの

年の後半は、前半ほど詰まっていません。ただ、忘れやすいものがあります。

秋から年末にかけて、保険会社や共済から証明書が届きます。生命保険、地震保険、掛けている共済。これらは、申告のときに使うものです。

そして、この時期に届く封筒は、案内やお知らせと見分けがつきにくいものです。中身を見ずに置いておくと、年が明けてから探すことになります。

あわせて、納付の時期も後半に何度か来ます。住民税や国民健康保険料は、分けて納める形になっていることが多く、その回ごとに引き落としや納付書があります。

前の年の所得で決まるもの、という時間差

これが、この分野でいちばん人を困らせる構造です。

いくつかの負担は、前の年の所得をもとに決まります。ということは、売上が良かった年の翌年に、重い請求が届きます。そして、その翌年がたまたま落ち込んでいると、いちばん苦しい年にいちばん高い請求が来ることになります。

開業して数年目に「思ったよりお金が残らない」と感じる原因の一つが、これです。数字の上では利益が出ていたのに、翌年の負担がそれを追いかけてきます。

対策は2つあります。1つは、良かった年に取り分けておくことです。負担のぶんを別の場所に置いておく考え方はサロンの資金繰り表を5行で作るで扱っています。

もう1つは、落ちた年に相談することです。所得が大きく減った場合の扱いが用意されていることがあります。あるかどうかは窓口で確認してください。

売上が伸びた年に、増える手続き

順調に伸びているときにも、節目があります。

売上が一定の水準を超えると、消費税を納める側になる可能性が出てきます。しかも、その判定は今年の売上ではなく、過去の売上で行われる形になっています。つまり、超えた年ではなく、その後に効いてきます。

このあたりの仕組みは消費税を納める側になる境目で扱っています。伸びている実感があるなら、早めに読んでおいてください。

そして、人を雇いはじめた年も節目です。労働保険や社会保険に関わる手続きが、まとめて発生します。考え方は初めてスタッフを雇うときの労働保険・社会保険手続きで扱っています。

こうした節目は、超えてから慌てると間に合わないことがあります。伸びているときこそ、来年の手続きを先に確認してください。

毎月やることは、1つだけでよい

年間の話をしてきましたが、毎月の作業も少し触れておきます。

毎月やるべきことは、実は多くありません。その月の記帳を終えることと、通帳の残高を確認すること。この2つで足ります。

そして、これができていれば、年の前半の混み合う時期がまったく違います。1年ぶんをまとめてやろうとするから、あの時期がつらくなるのです。

月末の30分で回す方法はサロンの経費管理を月末30分で回すで扱っています。この習慣があるかどうかが、年間の負担の大半を決めます。

郵便物を、置き場所で分ける

実務的な話をします。これだけで、取りこぼしはかなり減ります。

家と店に、それぞれ1か所ずつ置き場所を作ってください。店には事業のレシートや請求書、家には税や保険に関わる封筒。この2つを混ぜないでください。

そして、家の側には箱を1つ置いて、それらしい封筒は中身を見ずに入れてください。判断はあとでまとめてやればよいことです。その場で開けて考えようとすると、面倒になって別の場所に置いてしまいます。

とくに年末から年明けにかけては、思っているより多くの封筒が届きます。1か所にまとまっていれば、申告の準備がずいぶん早く終わります。

年に一度だけ、まとめて見る日を作る

これが、この記事でいちばん勧めたい習慣です。

決算のあと、あるいは確定申告が終わった直後に、1日だけ時間を取ってください。半日でも足ります。

その日に見るのは、次のようなものです。

• 加入している保険と共済の中身
• 借入の残りと、毎月の返済額
• 契約している月額のサービス
• 自分の取り分と、その根拠
• 使っていないのに払い続けているもの

どれも、忙しい日常のなかでは見直せません。そして、見直さないかぎり自動的に続いていきます。年に一度でも立ち止まれば、いくつかは整理できます。

なお、来年やることを決める会と、この点検の会は、日を分けたほうがうまくいきます。前を向く話と、たまったものを整理する話は、頭の使い方が違うからです。同じ日にやると、たいてい前を向く話だけで終わります。

納め方を選べるものがある

これは、意外に知られていない部分です。

いくつかの負担には、納め方の選択肢が用意されています。回ごとに納付書で払う、口座から引き落とす、まとめて先に払う。どれを選ぶかで、手間だけでなく金額そのものが変わる仕組みが設けられていることがあります。

とくに、まとめて先に払う形については、そのぶん軽くなる仕組みがあるものもあります。ただし、対象になるかどうか、どのくらい変わるかは制度ごとに違いますので、ここでは書きません。窓口で「納め方によって変わりますか」と聞いてください。

そして、手元の現金に余裕があるかどうかで、選ぶべきものが変わります。軽くなるからといって先にまとめて払った結果、資金繰りが苦しくなるのでは意味がありません。年に一度の点検のときに、あわせて考えてください。

家族に、1枚渡しておく

最後に、これも書いておきます。

いま挙げてきたものは、すべて自分の頭のなかにあります。どの月に何が来て、どこに書類があり、何を払っているか。家族は、たいてい知りません。

自分が数週間動けなくなったとき、それらは止まります。止まったこと自体が分かるのは、督促が届いてからです。

ですから、1枚だけ作って渡しておいてください。書くのは、どこから何が届くか、書類をどこに置いているか、そして困ったときの相談先です。金額まで共有する必要はありません。

作るのに30分もかかりませんし、一度作れば数年は使えます。

繁忙期と重ねない

これは、段取りの話です。

手続きの時期は、こちらでは動かせません。ところが、準備を始める時期は動かせます。

自分の店の繁忙期がいつかは分かっているはずです。その時期と、書類を作る時期が重なっているなら、前倒ししてください。1か月早く始めるだけで、まったく違います。

そして、繁忙期に重なる手続きがどれかを、一度書き出しておいてください。毎年同じところで苦しんでいるなら、それは段取りで解決できる部分です。

節目の年を、忘れないようにする

毎年来るものとは別に、数年に一度のものがあります。

据置期間が終わって返済額が上がる月。契約の更新。保険の見直しの時期。設備の耐用年数が過ぎるころ。

これらは毎年来ないぶん、記憶から消えます。そして、消えたころにやってきます。

ですから、カレンダーに入れてください。紙でも画面でもかまいません。数年先の予定を入れられる場所に、1行だけ書いておけば足ります。「据置終了・引き落とし額が上がる」と書いてあるだけで、その月の資金繰りが崩れずに済みます。

分からないものが届いたら

最後に、これも書いておきます。

見慣れない封筒が届いて、内容が分からないことがあります。放置したくなりますが、それがいちばん高くつきます。

まず、差出人を見てください。役所からのものであれば、そこに問い合わせ先が書かれています。電話して「届いたものの意味が分からないのですが」と伝えれば、説明してもらえます。恥ずかしいことではありません。

そして、営業のダイレクトメールと見分けがつかない場合もあります。判断がつかないときは、開けて差出人だけ確認してください。役所や公的な機関からのものは、開けずに捨てないでください。

今日やる一つ

去年1年間で、お金に関わる封筒が何月に届いたかを思い出して、カレンダーに書き込んでください。思い出せる範囲でかまいません。3つか4つ書けば、自分の1年の形が見えてきます。そこから、繁忙期と重なっているものが分かります。

よくある質問

1年目より2年目のほうが難しいのですか

取りこぼしは増えやすくなります。初めてではなくなるため、誰も教えてくれなくなり、案内も「毎年のことですから」という前提で届きます。届いた封筒も、去年見たような気がするというだけで開かれなくなります。

手続きはどこから来ますか

税務署、市区町村と都道府県、国民健康保険と年金の窓口、保険会社や共済、そして人を雇っていれば労働局です。互いに連絡を取り合っていませんので、1か所に出したから他も済んだ、ということはありません。

いちばん混み合う時期は

年の前半です。年明けに確定申告の準備と、事業で使っている設備の申告が重なります。この2つは別の役所に出すもので、期限も別です。そのあと春から初夏に、住民税や国民健康保険料の通知が届きます。

確定申告を出したら終わりですか

終わりではありません。その結果が返ってくるのが数か月後という構造になっています。ここを知らないと、「終わったはずなのに、また請求が来た」と感じることになります。

売上が良かった年の翌年が苦しいのはなぜですか

いくつかの負担が、前の年の所得をもとに決まるためです。良かった年の翌年に重い請求が届き、その年がたまたま落ち込んでいると、いちばん苦しい年にいちばん高い請求が来ます。良かった年に取り分けておくことと、落ちた年に相談することの2つで備えてください。

売上が伸びると、何が増えますか

一定の水準を超えると、消費税を納める側になる可能性が出てきます。判定は今年の売上ではなく過去の売上で行われますので、超えた年ではなくその後に効いてきます。人を雇いはじめた年も節目で、労働保険や社会保険の手続きがまとめて発生します。

毎月やることはありますか

その月の記帳を終えることと、通帳の残高を確認すること。この2つで足ります。これができていれば、年の前半の混み合う時期がまったく違います。1年ぶんをまとめてやろうとするから、あの時期がつらくなります。

郵便物をどう管理しますか

家と店に、それぞれ1か所ずつ置き場所を作ってください。店には事業のレシートや請求書、家には税や保険に関わる封筒。混ぜないでください。家の側は箱を1つ置いて、それらしい封筒は中身を見ずに入れます。

年に一度、何を見直しますか

加入している保険と共済、借入の残りと返済額、契約している月額のサービス、自分の取り分、そして使っていないのに払い続けているもの。決算のあとか確定申告の直後に、半日だけ時間を取ってください。

繁忙期と重なってしまいます

手続きの時期は動かせませんが、準備を始める時期は動かせます。1か月早く始めるだけでまったく違います。繁忙期に重なる手続きがどれかを一度書き出しておくと、毎年同じところで苦しむのを防げます。

数年に一度のものは、どう覚えておきますか

据置期間が終わる月、契約の更新、保険の見直し、設備の耐用年数。毎年来ないぶん記憶から消えます。数年先の予定を入れられるカレンダーに、1行だけ書いておいてください。

見慣れない封筒が届きました

放置するのがいちばん高くつきます。差出人を見て、役所からのものであれば書かれている連絡先に電話し、「届いたものの意味が分からないのですが」と伝えてください。説明してもらえます。恥ずかしいことではありません。

営業のダイレクトメールと区別がつきません

判断がつかないときは、開けて差出人だけ確認してください。役所や公的な機関からのものは、開けずに捨てないでください。中身を読むのは、あとでまとめてかまいません。