補助金が採択されたあと｜額面がそのまま入るわけではない

採択の通知が来た日のことは、よく覚えています。

半年かけて書いた計画が通り、設備を入れる費用の一部が戻ってくる。ようやく報われた気がして、その日は少し早く店を閉めました。

ところが、そのあとが長かったのです。振り込まれるまでにさらに数か月かかり、届いた金額は思っていたものと違い、そして翌年の確定申告で、また別のことに気づくことになりました。

補助金は、通ったところが終わりではありません。むしろ、そこからのほうが手間がかかります。

採択されても、まだお金は来ない

順番を確認します。

多くの補助金は、採択の通知のあとに交付決定という段階があります。そして、その決定のあとに、ようやく取り組みを始めることになります。

つまり、採択されたからといって、すぐ発注してよいわけではありません。決定より前に契約したり支払ったりしたものは、対象外になることがあります。

ここで急いでしまう方が多いのです。せっかく通ったのだからと、通知の翌週に業者へ発注してしまう。その一週間の差で、対象から外れます。

ですから、通知が来たら、まず「いつから使ってよいか」を確かめてください。そして、その日より前の日付が入った見積書や請求書を作らないでください。

先に全額を払うのは、こちら

これが、いちばん資金繰りに効きます。

補助金の多くは、先に自分で払い、あとから一部が戻ってくる形です。精算払いと呼ばれます。

ということは、設備の代金は一度こちらが全額を用意することになります。100万円の機器を入れて、あとから何割かが戻る、という順番です。

そして、戻ってくるまでには時間がかかります。取り組みが終わり、報告書を出し、内容が確認され、それから振り込まれます。数か月単位で考えてください。

つまり、補助金があるから買える、とはなりません。補助金が無くても一度は払える金額かどうか。これが、実際の判断基準です。

この期間の資金の持ち方は開業直後のキャッシュフロー管理で扱った考え方がそのまま使えます。入るお金と出るお金の時期がずれる、という同じ構造だからです。

額面がそのまま入るわけではない

届いた金額を見て、計算が合わないと感じることがあります。

理由はいくつかあります。対象にならない経費が除かれること、消費税の分の扱いが違うこと、そして書類の不備で一部が認められないことです。

とくに最後のものは避けられます。領収書の宛名が屋号になっていない、支払いの記録が現金で残っていない、見積書と請求書の内容が食い違っている。こうした理由で落とされます。

ですから、対象になる支払いは、必ず事業用の口座から、振り込みで行ってください。現金で払うと、支払った証拠を示しにくくなります。

口座を分けていないなら、事業用と私用を分けるを先に済ませてください。補助金を使うときに、いちばん効いてきます。

そして、見積書・請求書・領収書・振り込みの記録を、一件ずつ揃えて残してください。どう保存するかは領収書と帳簿の保存で扱っています。補助金の場合は、通常の保存より長い期間を求められることがあります。

受け取った分は、収入として扱われます

ここが、いちばん見落とされます。

返さなくてよいお金ですので、もらったもの、という感覚になります。ところが税の上では、多くの場合、事業の収入として扱われます。

つまり、受け取った年の所得が、その分だけ増えることになります。そして、翌年の納税額に反映されます。

返済不要であることと、税がかからないことは、別の話です。

ですから、振り込まれた金額をそのまま使い切らないでください。一部は、翌年の納税のために残しておく必要があります。

なお、消費税の扱いは、所得の扱いとはまた別です。制度によっても違います。ここは断定せず、税理士に確認してください。

受け取る年と、使った年がずれる

もう一段、ややこしいところがあります。

設備を入れたのが今年で、補助金が振り込まれたのが翌年、ということが起こります。精算払いで時間がかかるためです。

このとき、経費と収入が別々の年に立つことになります。設備の代金は今年、補助金の収入は翌年、という形です。

さらに、設備は減価償却の対象になることがあります。そうすると、経費のほうは何年かに分かれます。

つまり、一年ごとに見ると、収支の見え方が実態とずれます。これを整えるための処理の方法もありますが、選択できるかどうかは状況によります。

ここは自分で判断しないでください。設備を入れる前に、一度税理士に相談しておくのが確実です。相談する相手を決めていないなら、サロンの経費管理を月末30分で回すの記帳だけでも整えておくと、話が早くなります。

買ったものを、自由に処分できないことがある

意外に知られていないところです。

補助金で入れた設備には、一定の期間、処分の制限がかかることがあります。売る、譲る、廃棄する。こうしたことをする場合、事前の承認が要ることがあります。

期間はものによって違います。設備の種類や、法定の耐用年数を基準に決められていることが一般的です。

そして、承認を受けずに処分すると、受け取った分の返還を求められることがあります。

ですから、補助金で入れた機器は、そのことを記録に残しておいてください。何年か経って、店を模様替えするときに思い出せないと困ります。

報告は、一度では終わらない

取り組みが終わったあとの報告書で、終わりだと思いがちです。

ところが、制度によっては、その後も数年にわたって状況の報告を求められることがあります。売上がどうなったか、雇用がどうなったか、といった内容です。

これを出さないでいると、督促が来ます。そして、次に別の補助金へ申請するときに影響します。

つまり、補助金を受け取るということは、数年にわたって続く事務を引き受けるということです。金額と手間を、そこまで含めて比べてください。

小さい金額の補助金で、報告の負担のほうが重くなることもあります。その場合は、使わないという判断も十分に成り立ちます。

同じ支払いに、二つは重ねられない

これも、あとから分かって困る点です。

補助金や助成金は、いくつも並行して公募されています。それを見ていると、同じ設備で両方に申請できるように思えてきます。

ところが、同じ支払いに対して二つ受け取ることは、原則としてできません。国のものと自治体のものであっても、対象の経費が重なっていれば認められないことがあります。

ですから、複数を使いたい場合は、対象の経費を分けてください。この設備はこちら、この工事はこちら、という形です。

そして、分けられるかどうかは、申請する前に窓口へ確認してください。受け取ったあとで重複が分かると、返還の話になります。

申請を手伝ってもらう場合の費用

代行を持ちかけられることがあります。

「補助金が取れます」という電話や訪問です。書類を作る代わりに、受け取った額の何割かを払う、という形が多くあります。

まず、その費用自体は、多くの場合、補助金の対象になりません。つまり、手取りはその分だけ減ります。

次に、金額です。割合で示されると分かりにくいのですが、受け取る額に掛けた実額に直してから判断してください。思っていたより大きい金額になることがあります。

そして、いちばん大事なところです。書いた内容の責任は、こちらにあります。事業者が作った計画でも、申請したのは自分です。実際にやるつもりのない取り組みを書かれていれば、報告の段階で行き詰まります。

商工会議所や商工会、自治体の窓口では、費用をかけずに相談できます。まずそちらへ行ってから、それでも手が足りない場合に検討してください。

実際に見に来ることがあります

書類だけで完結するとはかぎりません。

現地で確認されることがあります。申請したとおりの設備が、申請したとおりの場所にあるか。それを見に来るのです。

ですから、書いたことと違うことをしないでください。別の機種にした、置き場所を変えた、そもそも入れなかった。こうした変更がある場合は、事前に届け出る必要があります。

変更したくなったときに、黙って進めないでください。相談すれば認められることも多いのです。

目的の外に使わない

当然のことですが、書いておきます。

補助金は、申請した取り組みのために出るものです。振り込まれたお金を、生活費や、別の支払いに回すことはできません。

「一度自分の口座に入るのだから同じでは」と考えないでください。対象の経費を支払った証拠を出すことが前提の仕組みですので、そこが崩れると返還の話になります。

そして、返還は受け取った額だけとはかぎりません。

使わなかった、という選択もある

最後に、これも書いておきます。

交付が決まったあとでも、取り組みをやめることはできます。事情が変わることはありますし、その場合は辞退の手続きをすれば足ります。

黙って何もしないでいることのほうが、問題になります。連絡がつかない事業者として記録が残るためです。

ですから、続けられないと判断したら、早めに窓口へ連絡してください。次に申請するときのためにも、そのほうがよいのです。

制度そのものの選び方は創業融資と補助金の違いで扱っています。この記事は、その先の話でした。

今日やる一つ

いま補助金の申請を考えているなら、「振り込まれるまでの数か月、自分で全額を立て替えられるか」を先に確かめてください。ここが立たないなら、採択されても進められません。すでに受け取っているなら、その金額を収入として計算に入れているかを確認してください。

よくある質問

採択されたらすぐ発注してよいですか

多くの補助金では、採択の通知のあとに交付決定という段階があり、その決定より前に契約や支払いをしたものは対象外になることがあります。通知が来たら、まず「いつから使ってよいか」を確認してください。

お金はいつ振り込まれますか

先に自分で全額を払い、取り組みが終わって報告書を出し、内容が確認されてから振り込まれる形が多くあります。数か月単位で考えてください。

補助金があるから設備を入れられますか

一度は全額を用意することになりますので、補助金が無くても払える金額かどうかが実際の判断基準になります。ここが立たないと、採択されても進められません。

思っていた金額より少なかったのですが

対象にならない経費が除かれること、消費税の分の扱い、書類の不備で一部が認められないこと。理由はいくつかあります。不備は避けられますので、支払いは事業用の口座から振り込みで行ってください。

現金で払ってはいけませんか

支払った証拠を示しにくくなります。領収書の宛名や、見積書と請求書の内容の食い違いも落とされる理由になりますので、口座からの振り込みで揃えてください。

補助金に税金はかかりますか

返済不要であることと、税がかからないことは別の話です。多くの場合、事業の収入として扱われ、受け取った年の所得が増えます。消費税の扱いは所得の扱いとはまた別で、制度によっても違いますので、税理士に確認してください。

振り込まれた分は全部使ってよいですか

翌年の納税のために、一部を残しておく必要があります。使い切らないでください。

支払った年と入金の年が違います

経費と収入が別々の年に立つことになります。設備が減価償却の対象なら、経費のほうはさらに何年かに分かれます。整えるための処理もありますが、選べるかは状況によりますので、設備を入れる前に税理士へ相談してください。

補助金で買った機器は売れますか

一定の期間、処分に事前の承認が要ることがあります。承認を受けずに処分すると、返還を求められることがあります。何年か経って忘れないよう、記録に残しておいてください。

報告は一度で終わりますか

制度によっては、その後も数年にわたって状況の報告を求められることがあります。出さないでいると督促が来ますし、次に別の補助金へ申請するときにも影響します。

二つの補助金を同じ設備に使えますか

同じ支払いに対して二つ受け取ることは、原則としてできません。国のものと自治体のものであっても、対象の経費が重なっていれば認められないことがあります。複数を使いたい場合は対象の経費を分け、分けられるかどうかを申請の前に窓口へ確認してください。

申請を代行してもらうべきですか

代行の費用自体は、多くの場合、補助金の対象になりません。手取りはその分だけ減ります。割合で示されたら、受け取る額に掛けた実額に直して判断してください。そして、書いた内容の責任はこちらにあります。まず商工会議所や自治体の窓口で相談してから検討してください。

現地に来ることはありますか

あります。申請したとおりの設備が、申請したとおりの場所にあるかを確認されます。機種や置き場所を変える場合は、事前に届け出てください。

途中でやめることはできますか

できます。辞退の手続きをすれば足ります。むしろ、黙って何もしないでいるほうが問題になりますので、続けられないと判断したら早めに窓口へ連絡してください。

小さい金額でも申請したほうがよいですか

報告の負担のほうが重くなることもあります。金額と、数年にわたって続く事務を並べて比べてください。使わないという判断も十分に成り立ちます。